До выяснения фактов о состоянии сотрудника (самим работодателем или через суд) организация не может его уволить. В связи с этим целесообразно предпринять следующие действия:
- составить акт об отсутствии сотрудника и оформлять его периодически
- направить сотрудника организации по местожительству пропавшего для выяснения причин его отсутствия
- в случае отсутствия сотрудника по местожительству направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении
- направить запросы в медицинские учреждения по местожительству сотрудника, связаться с родственниками, друзьями
- подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по местожительству сотрудника
В данном случае в графе «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения» формы СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» необходимо отразить код НЕОПЛ.
Если сотрудник после данных мероприятий не будет обнаружен в течение года, то организация может обратиться в суд с заявлением о признании его безвестно отсутствующим или умершим (5 лет).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Как уволить пропавшего сотрудника
Если сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю следует предпринять действия по его поиску.
Законодательством обязанность работодателя производить поиск сотрудника не предусмотрена. Вместе с тем, до выяснения фактов о состоянии сотрудника (силами работодателя или через суд) у организации нет оснований его уволить.* Нельзя исключать вероятность того, что сотрудник отсутствует по уважительной причине (например, задержан правоохранительными органами или попал в аварию и находится без сознания). Поэтому если в подобной ситуации оформить увольнение сотрудника без установления фактов его отсутствия, то у сотрудника будут все основания обратиться в суд с просьбой восстановить его на работе.
С учетом указанного, когда сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю рекомендуется предпринять следующие действия:*
- составить акт отсутствия сотрудника на работе и оформлять его периодически (желательно ежедневно) до выяснения причин такого отсутствия;
- направить сотрудника организации по местожительству пропавшего сотрудника для выяснения причин его отсутствия. При этом сотруднику желательно иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия на случай, если «пропавший» окажется дома;
- в случае отсутствия сотрудника по местожительству направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что сотруднику был выслан запрос, а не чистый лист;
- направить запросы в медицинские учреждения по местожительству сотрудника, связаться с родственниками, друзьями;
- подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по местожительству сотрудника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.
Дальнейший порядок действий зависит от результатов поиска.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Например, если выяснится, что сотрудник не появляется на работе в связи с задержанием правоохранительными органами или назначением судом наказания, то это является уважительной причиной отсутствия. Работодатель может уволить такого сотрудника только при наличии вступившего в законную силу приговора суда (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Если пропавший сотрудник будет обнаружен и не предъявит уважительных причин отсутствия, то работодатель может его уволить за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если сотрудник будет отсутствовать продолжительное время, а розыскные мероприятия правоохранительных органов не принесут результата, то работодатель имеет право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим. Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в его местожительстве нет сведений о том, где он находится. Гражданин объявляется умершим, если таких сведений нет в течение пяти лет. Об этом сказано в статьях 42 и 45 Гражданского кодекса РФ. После того как суд удовлетворит заявление, трудовой договор с пропавшим сотрудником можно будет расторгнуть по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1552-6). *
Следует отметить, что при длительном отсутствии сотрудника вопрос с его заменой и штатным расписанием может быть решен несколькими способами. В частности, работодатель может:
- поручить работу отсутствующего штатному сотруднику, оформив совмещение или внутреннее совместительство;
- принять нового сотрудника, увеличив штатную численность, или без такого увеличения, оформив срочный трудовой договор на время отсутствия основного сотрудника.
Олег Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы
по труду и занятости
2. Статья: Как заполнить отчет в ПФР, если работник потерялся
Работник вот уже месяц не выходит на работу (дома говорят, что пропал). Уволить его мы не можем. В табеле учета рабочего времени ставим НН (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). Подскажите, пожалуйста, как в таком случае заполнить форму СЗВ-6-1 в части страхового стажа?
О. Емельянов, бухгалтер
На вопрос читателя отвечает Ольга Игоревна Прыгова, заместитель управляющего ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области.
В графе «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения» формы СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица», представляемой на данного работника, укажите код НЕОПЛ.
Данный код применяется для обозначения периодов, которые не включаются в страховой стаж работника, но учитываются при расчете трудового стажа, в том числе:*
—?отпуска без сохранения заработной платы;
—?времени простоя по вине работника;
—?неоплачиваемых периодов отстранения от работы (недопущения к работе);
—?неоплачиваемых отпусков до одного года, предоставляемых педагогическим работникам;
—?одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы, предоставляемого женщинам, работающим в сельской местности;
—?неоплачиваемого времени участия в забастовке и других неоплачиваемых периодов (кроме периодов с кодами ДЛДЕТИ и ЧАЭС).
Рассмотрим на примере из практики читателя, как заполнить форму СЗВ-6-1, если причины невыхода сотрудника на работу не ясны, а время его отсутствия в отчетном периоде не оплачено.
ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА» №6, ИЮНЬ 2012