В 2024 году изменился порядок заполнения счет-фактур. Расскажем, что такое счет-фактура и для чего он нужен, какие изменения учесть в счетах-фактурах с 1 января 2024 года, какой бланк счета-фактуры использовать и как оформлять по новым правилам, а также приведем образец заполнения.
Эксперты Системы Главбух совместно с Ольгой Цибизовой, действительным государственным советником РФ 3-го класса разработали лонгрид по счетам-фактурам по НДС. Вы узнаете, когда выставлять счета-фактуры в сложных случаях, по какой форме и формату, а также как заполнить самые спорные строки и графы счета-фактуры.
Что такое счет фактура с НДС
Счет-фактура с НДС — это основной документ для подтверждения вычета по налогу на добавленную стоимость. Плательщики НДС при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав обязаны оформлять счет-фактуру.
Продавец может выставлять покупателю разные виды счетов-фактур:
- на отгрузку непрослеживаемых товаров, работ, услуг или имущественных прав;
- на отгрузку прослеживаемых товаров;
- на аванс;
- корректировочный;
- исправленный.
Есть случаи, когда счёт-фактура не нужен. К примеру, вместо счета-фактуры продавец может выдавать универсальный передаточный документ (УПД) с признаком «1». Этот документ, так же как и счет-фактура, может быть основанием для вычета.
При реализации металлолома, вторичного алюминия и сырых шкур животных НДС платят не продавцы, а покупатели – налоговые агенты (п. 8 ст. 161 НК). Оформление и регистрация счетов-фактур по таким операциям имеет некоторые особенности. ФНС разъяснила их в письме от 16.01.2018 № СД-4-3/480.
Для чего нужен счет-фактура
Без счета-фактуры нельзя рассчитывать на вычет по налогу. Дело в том, что одно из главных условий вычета по НДС— наличие правильно оформленного:
- обычного, авансового или корректировочного счета-фактуры;
- универсального передаточного документа (УПД), универсального корректировочного документа (УКД), в которых заполнены все реквизиты счета-фактуры.
Входной НДС принимайте к вычету в сумме, которая выделена в счете-фактуре или УПД и отражена в декларации по НДС. Не принимайте входной НДС к вычету, если счетов-фактур нет или они оформлены с нарушениями, а также если счета-фактуры не отражены в декларации по НДС.
Также нельзя принять НДС к вычету, если продавец выставил дубликат счета-фактуры. Так считают чиновники (письмо Минфина от 14.02.2019 № 03-07-09/9057). Однако такое мнение не разделяют суды. На их взгляд, вычет по дубликату счета-фактуры правомерен, если соблюдены все другие условия для его принятия (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 01.06.2016 № Ф10-1645/2016, ФАС Поволжского округа от 05.05.2014 № Ф06-5729/2013).
НДС к вычету принимайте на основании корректировочного счета-фактуры при изменении цены, количества отгруженных товаров, объема выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав. Право на вычет в этом случае зависит от того, как изменяется цена сделки.
В общем случае входной НДС принимайте к вычету, если одновременно выполняются четыре условия:
Ольга Цибизова, действительный государственный советник РФ 3-го класса. Из рекомендации в Системе Главбух
— налог предъявлен поставщиком;
— покупка предназначена для облагаемых НДС операций, экспортных работ или услуг, которые не поименованы в статье 149 НК;
— приобретенные товары, работы или услуг приняты на учет;
— получен правильно оформленный счет-фактура или универсальный передаточный документ.
Уплата НДС поставщику в стоимости товаров, работ, услуг или имущественных прав для вычета не обязательна. Исключение составляют несколько операций. Например, НДС со стоимости импортных товаров можно предъявить к вычету только после уплаты налога на таможне.
Когда можно принимать НДС к вычетам
Форма счета-фактуры по НДС в 2024 году: изменения
Счет-фактуру составляйте по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Электронный счет-фактуру выставляйте в формате, который утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. При реализации непрослеживаемых товаров, работ, услуг либо имущественных прав счет-фактуру можно оформить на бумаге или в электронном виде, а при реализации прослеживаемых товаров – в электронном виде, но в отдельных случаях на бумаге (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК).
В период с 09.02.2024 по 31.03.2025 включительно можно выставлять электронные счета-фактуры (УПД) с реквизитами прослеживаемости как с графой 14, так и без этой графы. ФНС утвердила новый формат электронного счета-фактуры (УПД) с графой 14, который действуют с 9 февраля 2024 года (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
Образец заполнения счета-фактуры с новыми реквизитами
До 1 апреля 2025 года можно выставлять электронные счета-фактуры или УПД как с графой 14, так и без графы 14. Старый формат из приказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ без каких-либо изменений налоговая служба утвердила в приложении 2 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (п. 3 и 4 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
В период с 01.10.2023 до вступления в силу новых форматов выставляйте электронные корректировочные счета-фактуры (УКД) с реквизитами прослеживаемости по действующим форматам без графы 14. Формат утвержден приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. После того, как новые форматы с графой 14 вступят в силу, действует переходный период на срок не менее одного года. В переходный период выставлять электронные корректировочные счета-фактуры (УКД) можно:
- по действующему формату без графы 14;
- обновленному формату с графой 14, который ФНС пока не утвердила.
Если в переходный период применяете форматы без графы 14, по этим же форматам выставляйте исправленные счета-фактуры (УПД, УКД). Это следует из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@. Отказов в вычетах НДС быть не должно (п. 2 ст. 169 НК).
Новую графу 14 и данные о прослеживаемости в электронных счетах-фактурах (УПД, УКД) нужно заполнять только тем, кто работает с прослеживаемыми товарами, остальные организации или ИП эти данные не формируют.
Бумажные счета-фактуры по НДС составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец выставляет покупателю, второй оставляет себе (п. 6 Правил заполнения счетов-фактур, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Но иногда достаточно составить один экземпляр.
На типовых бланках счетов-фактур в правом верхнем углу печатают реквизиты документа, которым утверждена форма счета-фактуры, в той или иной редакции. Например, «Приложение № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137». Наличие этой фразы или указание конкретной редакции постановления не обязательно. Однако на практике покупатели иногда отказываются принимать счет-фактуру без этого реквизита. Но такая «ошибка» незначительна. Если остальные реквизиты счета-фактуры есть в форме, покупателю не откажут в вычете (п. 5 и 6 ст. 169 НК, письма Минфина от 16.04.2018 № 03-07-09/25153, от 16.01.2018 № 03-07-09/1319).
Бухгалтерские программы могут формировать счет-фактуру, в котором строки 1–8 расположены в две колонки. Такой документ признают соответствующим требованиям налогового законодательства, если в нем не нарушено содержание и число показателей, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Соответственно, покупателю по такому счету-фактуре инспекторы в вычете НДС не откажут (письмо ФНС от 23.08.2021 № 3-1-11/0116).
«Бумажный» НДС — заманчивый способ не платить налоги или получить деньги из бюджета, но «рисовать» входной налог становится сложнее и дороже. Налоговики все чаще пресекают деятельность таких хитрецов: для этого проверяют реальность сделок и изучают цепочки поставщиков. Мы провели собственное расследование и выяснили, какие бывают компании по продаже «бумажного» НДС и чем сотрудничество с ними может обернуться для компании.
Из статьи в журнале "Главбух" Как налоговики сейчас ищут и наказывают тех, кто грешит «бумажным» НДС
Как заполнять счет фактуру продавцам прослеживаемых товаров
По общему правилу отгрузочный счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) по прослеживаемым товарам оформляют в электронном виде по утвержденным ФНС форматам. Есть случаи, когда документы можно составить на бумаге (п. 1.1–1.2 и 9 ст. 169 НК). Сведения о прослеживаемости указывайте в графах 11–14 счета-фактуры (п. 5 и 5.2 ст. 169 НК). Электронные документы подписывайте квалифицированной ЭЦП и направляйте контрагентам через спецоператора связи по ТКС (п. 6 ст. 169 НК).
Отгрузка. В счете-фактуре на отгрузку прослеживаемых товаров в графе 11 указывайте РНПТ. В графах 12 и 12а счета-фактуры проставьте код и условное обозначение единицы измерения прослеживаемых товаров. В графе 13 счета-фактуры пропишите количество прослеживаемого товара в единицах измерения, которые указали в графах 12 и 12а, а в новой графе 14 — его стоимость без НДС. Другие реквизиты счета-фактуры на отгрузку заполняйте в общем порядке (п. 5 ст. 169 НК, п. 1–2.2 Правил заполнения счета-фактуры).
Прослеживаемые товары с разными РНПТ, которые имеют одинаковые наименования, единицу измерения и цену, отражайте в одной строке счета-фактуры. К этой строке заполняйте подстроки в графах 11–14 по каждому РНПТ (п. 2.2 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Образец счета-фактуры на реализацию прослеживаемых товаров
Выполнение работ. При передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) нужно выставлять в электронном виде с реквизитами прослеживаемости. Такие правила закрепили в НК с 1 октября 2023 года (п. 1.2 ст. 169 НК). Аналогичный порядок ФНС рекомендовала применять до 01.10.2023 (письма ФНС от 21.02.2023 № ЗГ-3-15/2580@, от 22.12.2021 № СД-4-15/17982).
Строки и графы счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на выполненные работы заполняйте в общем порядке (п. 5 и 5.2 ст. 169 НК, п. 1–2.2 Правил заполнения счета-фактуры, п. 1–2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Стоимость переданного заказчику прослеживаемого товара включайте в цену выполненных работ (п. 2 ст. 709 ГК).
Прослеживаемый товар отражайте в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) отдельной строкой. В соответствующих подстроках граф 11–14 счета-фактуры указывайте РНПТ и другие реквизиты прослеживаемости. В графе 1а счета-фактуры можно выделить наименование прослеживаемого товара, который передаете в составе выполненных работ. Запрета на такое выделение в законодательстве нет (письмо ФНС от 23.01.2024 № ЗГ-2-15/791@). В акте выполненных работ указывать реквизиты прослеживаемости не обязательно (письма ФНС от 21.02.2023 № ЗГ-3-15/2580@, от 22.12.2021 № СД-4-15/17982).
Образец счета-фактуры при передаче прослеживаемого товара в составе работ
Корректировка. Графы 11, 12 и 12а корректировочного счета-фактуры заполняйте в том же порядке, как одноименные графы отгрузочного счета-фактуры. В графе 13 указывайте разницу между количеством отгруженного товара до и после корректировки, а в новой графе 14 — его стоимость до и после корректировки. Другие строки и графы корректировочного счета-фактуры заполняйте в общем порядке (п. 5.2 ст. 169 НК, п. 1–2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Прослеживаемые товары с разными РНПТ, которые имеют одинаковые наименования, единицу измерения и цену, отражайте в одной строке корректировочного счета-фактуры. К этой строке заполняйте подстроки в графах 11–14 по каждому РНПТ (подп. я_2 п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Образец корректировочного счета-фактуры на реализацию прослеживаемых товаров
Счет-фактура без НДС. Продавцы, которые получили освобождение от НДС на основании статей 145 и 145.1 НК, обязаны выставлять счета-фактуры покупателям, если ведут облагаемые НДС операции (п. 1 ст. 146 НК). К таким продавцам относятся организации и предприниматели на ОСН, применяющие ЕСХН, участники проекта «Сколково» и инновационных научно-технических центров. Получить освобождение можно, если выполнен ряд условий.
По общему правилу такие налогоплательщики НДС покупателям не предъявляют, поэтому в графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» счета-фактуры на реализацию вносят запись «без НДС» либо проставляют на документе штамп с надписью «Без налога (НДС)». Налог придется перечислить в бюджет, если в счете-фактуре выделите сумму НДС. Об этом сказано в пункте 5 статьи 168, подпункте 1 пункта 5 статьи 173 НК, письмах Минфина от 26.05.2015 № 03-07-14/30264, от 24.05.2013 № 03-07-09/18686.
Авансы. В счетах-фактурах на аванс реквизиты прослеживаемых товаров не указывают. С учетом этого оформить такой счет-фактуру можно на бумаге. Это следует из пункта 5.1 статьи 169 НК, пункта 4 Правил заполнения счета-фактуры, которые утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Есть операции, когда счет-фактуру по прослеживаемым товарам можно оформить на бумаге (п. 1.1 ст. 169 НК). К таким операциям относятся:
Анастасия Югатова, заместитель начальника отдела Управления камерального контроля ФНС России, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса. Из рекомендации в Системе Главбух Как составлять счета-фактуры по прослеживаемым товарам
— реализация товаров либо их передача в составе выполненных работ физлицам для нужд, которые не связаны с предпринимательской деятельностью, а также плательщикам налога на профдоход;
— реализация физлицам для целей, не связанных с предпринимательской деятельностью, а также плательщикам налога на профессиональный доход;
— экспорт в страны ЕАЭС или в другие страны.
В других случаях счет-фактуру выставляйте в электронном виде по утвержденным ФНС форматам.
Когда оформлять счет-фактуру по НДС
По общему правилу счет-фактуру на реализацию нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав. Не важно, в какой момент перешло право собственности на товар к покупателю. Такие выводы следуют из пункта 3 статьи 168 НК, письма Минфина от 26.07.2004 № 03-04-08/45. Есть случаи, когда счет-фактуру на реализацию выставляют не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом.
Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК). Дату отгрузки (передачи) включайте в этот пятидневный срок. Такой датой считают дату первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя. Например, накладной или акта. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг нельзя. Это следует из пункта 3 статьи 168 НК, писем Минфина от 12.07.2019 № 03-07-09/51713, от 29.10.2018 № 03-07-11/77373, от 18.10.2018 № 03-07-14/4899.
Есть случаи, когда счет-фактуру выставляют не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом. Например, когда:
- отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
- сдают имущество в аренду;
- оказывают иные длящиеся услуги (охрана, хранение, связь).
Штрафы за несоблюдение сроков выставления счетов-фактур НК не предусмотрены. Покупатель вправе принять НДС к вычету, даже если продавец выставит счет-фактуру позже пяти календарных дней со дня отгрузки (передачи).
Воспользуйтесь нашими подсказками, чтобы предотвратить претензии инспекторов и избежать доначислений по НДС. Судебная практика показывает, что налоговики все чаще лишают компании вычетов по повседневным расходам и отказываются возмещать НДС даже в пределах трехлетнего срока.
Из статьи в журнале "Главбух" Соблюдайте эти правила, чтобы у инспекторов не было шансов доначислить НДС
Как заполнить счет-фактуру
Обязательны реквизиты счета-фактуры поименованы в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК. Счет-фактуру заполняйте по Правилам, которые утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Из-за ошибок в некоторых из них покупателю могут отказать в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК). Хранить счета-фактуры надо не менее пяти лет.
Пропишите в счете-фактуре такие данные:
- порядковый номер и дату составления (строка 1);
- сведения о продавце (строки 2, 2а и 2б);
- сведения о грузоотправителе (строка 3);
- сведения о грузополучателе (строка 4);
- реквизиты документов на оплату, если оплата прошла до реализации (строка 5);
- сведения об отгрузке (строка 5а);
- сведения о покупателе (строки 6, 6а и 6б);
- информацию о валюте (строка 7);
- сведения о госконтракте (строка 8);
- наименование и коды реализованных товаров, работ, услуг, имущественных прав (графы 1 и 1а);
- единицы измерения (графы 2 и 2а);
- количественные показатели (графа 3);
- стоимостные показатели (графы 4, 5 и 6);
- данные для расчета НДС (графы 7, 8 и 9);
- сведения об импортных товарах (графы 10, 10а, 11);
- сведения о прослеживаемых товарах (графы 12, 12а, 13 и 14);
- суммарные показатели из граф 5, 8 и 9 счета-фактуры (строка 9).
От имени организации счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер. Но сделать это вправе другие лица, которым предоставлены такие полномочия приказом или доверенностью.
В счет-фактуру можно внести дополнительные реквизиты. Как внести в счет-фактуру дополнительные реквизиты, смотрите в Системе Главбух. Чтобы указать всю необходимую информацию, документ можно заполнять на нескольких листах, то есть оформить многостраничный счет-фактуру.
Ошибочно выставленные счета-фактуры можно аннулировать. Как это сделать, смотрите в инструкции от Системы Главбух. Если счет-фактура не выставлен, продавца оштрафуют. Размеры штрафов смотрите в таблице. Без счета-фактуры покупатель не сможет принять НДС к вычету.
Учитывайте особенности заполнения отдельных реквизитов, если:
- выполняете работы, оказываете услуги;
- применяете освобождение от НДС по статьям 145 и 145.1 НК;
- решили выставить счет-фактуру по не облагаемым НДС операциям;
- реализуете товары, работы, услуги или имущественные права физлицам без статуса предпринимателя;
- экспортируете товары в страны ЕАЭС и другие страны;
- составляете сводные счета-фактуры по нескольким отгрузкам.
Справочник. Опасные ошибки в счетах-фактурах по НДС
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Форма УПД 2024: скачать бланк, образец заполнения
- НДС при импорте товаров в 2024 году: проводки, примеры
- Кто освобожден от уплаты НДС в 2024 году
- Безопасная доля вычетов по НДС в 2024 году за 1, 2, 3, 4 кварталы: таблица по регионам России
- С 1 апреля меняется порядок налогообложения НДС машин, купленных у физических лиц