Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Способ заставить работников вовремя сдавать «первичку»

30 марта 2009 132 просмотра

Бывали у вас конфликты с сотрудниками, которые теряют документы или представляют их слишком поздно? Увы, большинство бухгалтеров отвечают на этот вопрос положительно. Между тем проблемы с документооборотом могут привести к серьезным налоговым неприятностям. Своим опытом заставить коллег из других отделов ответственно относиться к «первичке» поделился главный бухгалтер одной крупной российской компании.

Проблема

Во многих компаниях существуют установленные и письменно зафиксированные правила документооборота, в которых расписано, кому и в какие сроки работник должен представить необходимые документы. Однако они не гарантируют бухгалтеру, что «первичка» будет поступать вовремя.

Решение

Решение предлагает Владимир СТАРИКОВ, главный бухгалтер ОАО «Атомэкспо»:

Чтобы сотрудники действительно начали соблюдать предписанные правила, должна быть соответствующая мотивация. Вот что можно предложить руководству.

В должностных инструкциях должно быть прямо сказано, что при работе с документами работник обязан следовать правилам документооборота. Также можно прописать, что сделка считается закрытой только после того, как представлены все оригиналы документов по заранее определенному списку, иначе задание работником не выполнено.

Далее надо установить ответственность за нарушение. На- помним, что сотрудника можно привлечь к нескольким видам ответственности. Во-первых, к дисциплинарному наказанию. В должностной инструкции можно предусмотреть, что за малозначительные нарушения работнику делается замечание, за серьезные — выговор (ст. 192 Трудового кодекса РФ). Если в течение года таких взысканий накопится много, работника можно уволить. Это предусмотрено пунктом 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

А во-вторых, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Допустим, менеджер по закупкам принес в бухгалтерию неправильно оформленные первичные и фискальные документы. Впоследствии налоговики могут не включить затраты, подтвержденные такой «первичкой», в базу по налогу на прибыль. Кроме того, под угрозой окажется вычет НДС. Если работник получает фиксированный оклад, то организация может потребовать с него возместить причиненный ущерб (ст. 238 Трудового кодекса РФ). Если же сотрудник работает «за проценты», работодатель имеет право не начислять ему оплату по неправильно оформленной сделке. Все это следует указать и в должностной инструкции работника, и в положениях об оплате труда или премировании (если есть).

Обсуждаем идею

КОММЕНТИРУЕТ ЮРИСТ
Денис МИКУШИН
, начальник отдела корпоративного управления и правового обеспечения ОАО Авиатехприемка»:

— Изменяя систему оплаты труда, компания должна соблюсти все формальности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. На практике руководство часто бросается в крайности. Например, грозит штрафами, несмотря на то, что Трудовой кодекс не предусматривает такого наказания. И если организацию обвинят в нарушении прав работников, то административные санкции будут наложены и на нее, и на директора (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

И еще. Сумма возмещаемого ущерба не может превышать среднемесячный заработок работника (ст. 241 Трудового кодекса РФ). Ведь речь о полной материальной ответственности здесь не идет.

КОММЕНТИРУЕТ ПСИХОЛОГ
Елена САПРЫКИНА,
психолог, член Русского психоаналитического общества:

— Самое сложное для бухгалтера — это убедить руководство компании в необходимости нововведений. Без серьезных аргументов менять систему оплаты труда директор может не согласиться. В этой ситуации могу посоветовать следующее.

Во-первых, приведите директору примеры финансовой выгоды. Соберите информацию за определенный период (допустим, за последний год) о том, сколько денег компания потеряла из-за нерадивых работников. Например, какие суммы НДС не смогли возместить из-за потерянных счетов-фактур, какие расходы не смогли списать из-за неправильно составленной «первички». Возможность предотвратить потерю денег будет хорошим доводом для любого руководителя.

Во-вторых, объясните руководителю, что работа бухгалтерии станет более эффективной. Ведь не придется тратить время на решение проблем, возникающих из-за невнимательного отношения сотрудников к документам. А значит, бухгалтер не будет отвлекаться от работы и возможность совершения им ошибок значительно уменьшится. Постарайтесь изложить ваши доводы спокойно и уверенно. Деловой тон разговора поможет вам убедить директора принять решение.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка