- Важное в статье:
- Правила заполнения путевого листа
- Образец заполнения путевого листа
Правила заполнения путевых листов в 2018 году
Путевые листы оформляют все компании, которые используют автомобили. Не важно, занимается организация перевозками или использует машину только для служебных поездок. Оформлять путевые листы нужно с учетом правил приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).
Путевой лист оформите в одном экземпляре на каждую машину. Если в течение дня (или иного периода времени) на автомобиле ездят несколько водителей, то на одну машину можно заполнить несколько путевых листов. Путевые листы пронумеруйте в хронологическом порядке.
Рассмотрим реквизиты, которые необходимо заполнить обязательно.
Срок действия путевого листа
Автотранспортные компании составляют путевые листы ежедневно на каждую смену (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата № 78). Остальные вправе установить другую периодичность, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Сведения о транспортном средстве и его собственнике
В случае, если машиной владеет компания, то в путевом листе указывают ее наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и номер телефона. Индивидуальные предприниматели — собственники авто прописывают свою фамилию, имя, отчество, ОГРИП, адрес, а также телефон.
В путевом листе указывают тип транспортного средства, его регистрационный знак, время выезда и заезда в гараж. Если путевой лист оформлен на несколько дней, то необходимо указать также даты первого выезда и последнего заезда. Все эти сведения в транспортных организациях должен указывать диспетчер-нарядчик. В остальных компаниях эти данные может прописать сам водитель.
В момент выезда и заезда из гаража надо снять данные о пробеге. Подтвердить исправность автомобиля должен механик или мастер, аттестованный в транспортной инспекции. В путевом листе надо обязательно указать дату и время предрейсового контроля (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287).
Сведения о водителе
Фамилию, имя и отчество водителя обязательно записывают в путевом листе. Правила заполнения в 2018 году также требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (п. 7 Обязательных реквизитов).
Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ. Кроме того, если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут оштрафовать по статье 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (нарушение правил охраны труда).
Транспортные компании должны указывать в путевом листе еще и сведения об удостоверении и лицензионной карточке.
Движение горючего
В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж. Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.
Далее нужно вычислить расходы бензина — по норме и фактический. В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании расходов на горючее. Поэтому их можно признавать полностью (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но на проверке налоговики вправе запросить документы, подтверждающие количество израсходованного бензина. И будет проблематично подтвердить обоснованность затрат. Поэтому безопаснее использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России (распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).
Нормы списания ГСМ можно разработать свои, утвердив их в приказе. Сделайте это с учетом марки, технических характеристик и условий эксплуатации каждой машины, которая есть у компании. Превышать в налоговом учете свои нормы опасно. Если налоговики снимут сверхлимитные расходы, отменить доначисления не получится даже в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014).
Маршрут следования
Сведения о маршруте в путевом листе нужно прописать максимально точно, с указанием адресов назначения. Общие формулировки (например, «поездка на склад», «доставка товаров покупателю» или «поездки в аэропорт») наверняка привлекут внимание налоговиков, которые впоследствии могут снять затраты.
Образец заполнения путевого листа в 2018 году
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компании вправе разработать свои путевые листы.
Редакция журнала "Главбух" подробно рассказала, какие реквизиты включить в бланки и как заполнить путевые листы по новым правилам.
Как правило, организации, разрабатывающие собственные бланки, берут за основу официальную форму и вносят в нее небольшие поправки, учитывающие специфику бизнеса компании. Образец упрощенной формы путевого листа ниже.
Образец заполнения путевого листа в 2018 году
Читайте также: КБК 18210604011022100110
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Что включают во внереализационные доходы по налогу на прибыль
- Какие расходы не учитывают в целях налогообложения прибыли по статье 270 НК РФ
- Представительские расходы в 2024 году: нормирование, оформление, списание
- Инвестиционный налоговый вычет по налогу на прибыль: что это такое и как его получить