Представительские расходы в 2024 году компании должны нормировать. Списание зависит от размера затрат на отплату труда за отчетный или налоговый период. Документальное оформление также играет роль – при нехватке документов налоговики снимут расходы.
Эксперты Системы Главбух совместно с Минфином разработали и опубликовали инструкцию, в которой дали четкие ответы, что входит и не входит в представительские расходы, как нормируются такие затраты и как их оформлять.
Определение представительских расходов
Представительские расходы — это затраты компаний на организацию встреч, презентаций, переговоров и других мероприятий, целью которых является установления деловых отношений с контрагентами (п. 2 ст. 264 НК). Также к таким расходам можно отнести затраты на заседания руководящего органа самой организации (например, совета директоров). Четкий перечень обозначим далее.
Перечень представительских расходов четко регламентирует Налоговый кодекс:
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий
Статья 264 НК РФ
Что такое представительские расходы и что к ним относится
К представительским расходам
- на официальный прием и обслуживание, в том числе буфетное представителей других организаций, а также официальных лиц самой компании;
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- оплату услуг переводчиков, которые не состоят в штате организации, во время представительских мероприятий.
К представительским расходам не относите расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения
Учет представительских расходов в 2024 году
В перечень представительских расходов в 2024 году можно включить следующие затраты:
- организация официального приема с учетом затрат на алкоголь. Причем место и время проведения значения не имеет: прием можно устроить как на территории организации, так и в ресторане в рабочее или вечернее время. Исключение – развлекательные учреждения;
- организация трансфера до места проведения приема и обратно;
- буфетное обслуживание. Причем у такого вида затрат спорным моментом остается приобретение чая, кофе и сладостей для угощения гостей;
- оплата услуг переводчиков во время представительских мероприятий;
- расходы на оплату услуг переводчика, не состоящего в штате организации.
Для целей налогообложения нельзя учитывать следующие затраты:
- организация развлечения и отдыха, то есть экскурсии, сауны, театральные представления, выезд на природу и прочее;
- приобретение сувениров и подарков участникам приема. Правда у компании есть шанс списать такие расходы, если на сувенирах есть логотип организации и их вручили участникам деловой встречи (постановление ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10);
- проживание гостей.
Учесть представительские расходы по налогу на прибыль возможно и в том случае, если они не принесли положительного результата. Например, состоялась встреча с целью заключения договора, но стороны не пришли к соглашению. Расходы на прием направлены на получение прибыли, то есть считаются обоснованными, поэтому принимаются по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК). Данная позиция изложена в письме Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897.
Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России. Из рекомендации в Системе Главбух Как учесть представительские расходы без положительных результатов
В каких размерах учитывать представительские затраты
Организации-налогоплательщики налога на прибыль вправе включить представительские в состав прочих расходов (ст. 264 НК). При этом надо учитывать, что их надо нормировать. Подробнее о том, какие расходы в 2024 году относятся к нормируемым при расчете налога на прибыль, рассказали эксперты Системы Главбух.
Теперь ответим на два смежных вопроса — как нормируются представительские расходы для целей налогообложения и от чего считают представительские расходы? В 2024 году представительские расходы нормируются в размере 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный или налоговый период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте.
Как списывать представительские расходы в 2024 году
Списание представительских расходов в 2024 году делают по итогам отчетного периода. Это может быть, например, первый квартал, полугодие, девять месяцев или год. О том, как учесть нормируемые расходы при расчете налога на прибыль, рассказали эксперты Системы Главбух.
Зачастую размер представительских расходов в одном налоговом периоде превышает норму. Но в течение года база для определения нормы расходов увеличивается. Это значит, что затраты, которые не учли по нормативу в первом квартале, можно принять к учету в следующем.
Нормируемые расходы, которые по итогам месяца или квартала оказались сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде в пределах норматива по итогам текущего отчетного периода или года (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731).
Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России. Из рекомендации в Системе Главбух Как учесть представительские расходы
В случае сверхнормативных расходов возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, но ее не нужно отражать отдельно. Все разницы между бухгалтерским и налоговым учетом отразите на конец отчетного периода, когда будете сравнивать стоимость активов и обязательств в бухгалтерском учете и для целей налогообложения. Подробнее об этом читайте в рекомендации Как учитывать разницы по ПБУ 18/02.
Как оформить представительские расходы в 2024 году
Чтобы подтвердить затраты при налогообложении необходимо документальное подтверждение. Документальное оформление представительских расходов в 2024 году включает все сопутствующие первичные документы: бланки строгой отчетности, чеки, акты и накладные.
Дополнительно составляют приказ на проведение приема представителей партнерских компаний, предварительную смету расходов с установленным лимитом и отчет о проведении мероприятия, утвержденный руководителем организации. В отчете нужно указать следующее:
- дата и место проведения мероприятия;
- программа мероприятия;
- участники встречи;
- стоимость проведенного мероприятия.
Чтобы экономически обосновать затраты при оформлении представительских следует указать цель проведения приема. Какими еще документами можно подтвердить представительские расходы, рассказали эксперты Системы Главбух.
Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировкиНа I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов
в размере 33 700 руб.В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг.
На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил 6000 руб. (в т. ч. НДС – 1000 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами. По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:
- авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
-
отчет о переговорах
с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече; - акт об осуществлении представительских расходов;
- счет-фактуру ресторана на сумму 6000 руб. (в т. ч. НДС – 1000 руб.).
Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;
Дебет 19 Кредит 71
– 1000 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.
Представительские расходы в командировке
Находясь в командировке, работник предприятия также может потратить деньги на расходы, которые можно отнести к представительским.
Командированный сотрудник может понести следующие затраты:
- расходы на официальную встречу с представителями другой организации;
- транспортное обеспечение к месту проведения приема представителей и обратно;
- услуги переводчика на приеме, не состоящего в штате организации.
Для документального подтверждения в этом случае потребуются составленный авансовый отчет о понесенных затратах с приложенными первичными документами и отчет о проведении мероприятия. Документы утверждает руководить компании. О том, что вам поменять в правилах командировок, чтобы исключить претензии налоговиков, рассказали эксперты журнала «Главбух».
Сколько можно тратить на представительские расходы включая НДФЛ
Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России. Из рекомендации в Системе Главбух Как учитывать представительские расходы
На компенсацию сотруднику представительских расходов не начисляйте:
— НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК, письмо Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/6-221);
— взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК);
— взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В результате участия в представительском мероприятии у сотрудников может получиться доход в натуральной форме, например в виде стоимости обеда с партнером или билета в театр либо на концерт, куда они сопровождали контрагентов. Чтобы не возникло объекта обложения НДФЛ, необходимо предусмотреть в трудовом договоре или должностной инструкции участие в деловых встречах.
Примеры документального оформления
Приведем, какими документами оформить представительские расходы для налога на прибыль.
Приказ о проведении мероприятия
Смета расходов на организацию встречи
Отчет о проведении встречи
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Кто должен выполнять обязанности налогового агента по налогу на прибыль
- Резерв отпусков на 2024 год: как создать, рассчитать, учесть
- Инструкция по работе с ПБУ 18/02 в последней редакции
- Что включают во внереализационные доходы по налогу на прибыль
- Какие расходы не учитывают в целях налогообложения прибыли по статье 270 НК РФ