Журнал, справочная система и сервисы
№18
Сентябрь

Вас ждёт свежий номер

Кому поручить охрану труда и сколько за это доплачивать

Подписка
В сентябре три месяца в подарок!
№18

Бухгалтерская справка (образец)

16 сентября 168041 просмотр
Чтобы исправить ошибку или списать расходы, составляется бухгалтерская справка. Образец мы привели для разных случаев. Формы справки нет, можно составить ее самим, но с обязательными реквизитами.

Бухгалтерская справка нужна очень часто. А информации о том, как именно она должна выглядеть, законодательство не содержит. Единственное упоминание о том, что такой первичный документ вообще существует, содержится в статье 313 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что бухгалтерская справка подтверждает данные налогового учета.

Составляя справку, бухгалтер должен указать в ней все обязательные реквизиты первичного документа. Напомним, что их перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Удобнее разработать форму справки один раз и приложить ее к учетной политике. Рассмотрим ситуации, когда пригодится бухгалтерская справка.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации по составлению бухгалтерских справок, приведенные в данной статье, могут использовать как компании на общем режиме налогообложения, так и те, кто применяет «упрощенку».

Требуется исправить ошибку в учете

Чтобы исправить ошибку в учете, нужно доначислить или сторнировать конкретную сумму. Основанием для такой проводки как раз служит бухгалтерская справка (образец смотрите ниже).

Пример

ООО «Звезда» выплачивало своей сотруднице Ивановой О.А. пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Пособие нужно было платить до 25 января 2016 года. Однако бухгалтер пропустила эту дату и начислила пособие за весь январь, а также за февраль 2016 года. Деньги были перечислены сотруднице на карточку.

Ошибку обнаружили в марте 2016 года. С Ивановой договорились, что она добровольно вернет деньги в кассу предприятия — 5200 руб.

Бухгалтер ООО «Звезда» в свою очередь составила бухгалтерскую справку и прикрепила к ней расчет излишне начисленной суммы (см. ниже).

На основании этого документа в бухгалтерском учете ООО «Звезда» была сделана проводка:

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на случайвременной нетрудоспособности и материнства» КРЕДИТ 70

— 5200 руб. — сторнирована сумма излишне начисленного пособия по уходу за ребенком за январь и февраль 2010 года.

В тот день, когда Иванова внесла сумму пособия в кассу ООО «Звезда», в учете была сделана запись:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70

— 5200 руб. — внесена сумма излишне выданного пособия.

Бухгалтерская справка об исправилении ошибки (образец)

Вот бухгалтерская справка (образец):

Общество с ограниченной ответственностью "Звезда"

115648, г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 15, корп.3

ИНН 7714284568, КПП 771401008

12 марта 2016 года

Бухгалтерская справка № 1

За период с 26 января по 29 февраля 2016 года Ивановой О.А. было излишне начислено пособие по уходу за ребенком в размере 5200 руб. (расчет прилагается). В связи с этим в бухгалтерском учете надо отразить исправительные проводки:

Содержание операции Количество Сумма, руб. Дебет Кредит
1 сторнировано излишне начисленное пособие по уходу за ребенком - 5200 69 70

Главный бухгалтер ООО "Звезда"

Королева      Кородева Е.П.

Что касается расчетов с ФСС России, то бухгалтер ООО «Звезда» не стала отражать излишне начисленную сумму в расчете по форме-4 ФСС за I квартал 2016 года. Ведь и начисление, и сторнирование этой суммы прошло в пределах одного квартала.

Бухгалтерской справкой оформляются не только исправления текущего года. Прибыли или убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, также можно отражать на основании этого документа.

Необходимо отразить операцию, требующую дополнительных расчетов

Следующий случай, когда бухгалтеру нужно выписать справ ку, — это отражение операций, для которых нет соответствующих унифицированных форм. При этом документ может содержать в себе не только итоговую сумму, но и весь расчет этой суммы. В таких ситуациях справку еще называют справкой-расчетом. Такие документы составляют, например, при распределении расходов между видами деятельности. То есть фактически при помощи справок ведется раздельный учет.

Также справки составляют по расходам, которые в целях налогообложения нормируются.

Пример

ООО «Звезда» в марте 2016 года провело банкет для участников заседания совета директоров. На мероприятие было потрачено 300 000 руб. Эти расходы относятся к представительским и, соответственно, при расчете налога на прибыль учитываются в размере 4 процентов от расходов на оплату труда за отчетный период.

ООО «Звезда» отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. Представительские расходы учитываются на счете 26. Кроме того, бухгалтер ООО «Звезда» ведет специальный регистр учета представительских расходов нарастающим итогом с начала года, для того чтобы определять норматив, исходя из которого затраты можно учесть при налогообложении прибыли.

30 марта 2016 года бухгалтер ООО «Звезда» определил норматив представительских расходов в бухгалтерской справке. Ниже бухгалтерская справка (образец).

Общество с ограниченной ответственностью "Звезда"

115648, г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 15, корп.3

ИНН 7714284568, КПП 771401008

31 марта 2016 года

Бухгалтерская справка № 2

1. В первом квартале 2016 года представительские расходы составили 300 000 руб.

2. Расходы на оплату труда за январь-март - 1 500 000 руб.

3. Норматив представительских расходов, принимаемых при расчете налога на прибыль, равен 60 000 руб. (1 500 000 руб. х 4%).

4. Представительские расходы, которые не принимаются при расчете налога на прибыль - 240 000 руб. (300 000 - 60 000).

За период с 26 января по 29 февраля 2016 года Ивановой О.А. было излишне начислено пособие по уходу за ребенком в размере 5200 руб. (расчет прилагается). В связи с этим в бухгалтерском учете надо отразить исправительные проводки:

Главный бухгалтер ООО "Звезда"

Королева      Кородева Е.П.

Нужно подтвердить отдельную операцию с контрагентом

Следующий случай, когда может понадобиться бухгалтерская справка, — это расчеты с другими компаниями. Например, по такой операции, как взаимозачет. Чтобы показать, какая задолженность, на какую сумму и какой проводкой закрывается, бухгалтер составляет справку.

Также бухгалтерскую справку часто использует арендатор, чтобы списывать арендную плату. Напомним: гражданское законодательство требует, чтобы договор аренды стороны в обязательном порядке заключали в письменной форме и в нем четко устанавливали размер арендной платы (ст. 614 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, передача здания или сооружения по договору аренды должна происходить по передаточному акту (п. 1 ст. 655 Гражданского кодекса РФ). То есть арендные отношения оформляются двумя документами — договором и передаточным актом.

В дальнейшем арендатор перечисляет в установленные договором сроки арендную плату. А арендодатель в свою очередь выписывает счет-фактуру. Акт оказанных услуг многие арендодатели не выписывают: в соответствии с Гражданским кодексом РФ аренда услугой не является. Соответственно, бухгалтер компании-арендатора может ежемесячно списывать расходы по аренде на основании бухгалтерской справки. Этот вывод, в частности, подтвержден письмом Минфина России от 9 нояб ря 2006 г. № 03-03-04/1/742.

Какая бухгалтерская справка поможет во время «камералок»

Проводя камеральную проверку деклараций, налоговики часто требуют предоставить им бухгалтерскую справку, поясняющую те или иные показатели. Например, компания хочет возместить налог на добавленную стоимость. В данном случае инспекторам нужен не документ бухгалтерского или налогового учета, а подробное объяснение по тем операциям, из-за которых в декларации возник налог к возмещению. Тогда в бухгалтерской справке надо указать, какие операции были проведены, какие суммы отражены. А к справке уже приложить копии подтверждающих первичных документов. То есть, по сути, в данном случае бухгалтерская справка является пояснительной запиской к налоговой декларации. Также бухгалтерскую справку составляют, когда хотят подать корректирующую декларацию. В этом случае в документе указывают, по какой причине и в какие строки вносятся корректировки в отчетность.

Пример

ООО «Звезда» арендует торговый павильон за 35 400 руб. в месяц (в том числе НДС — 5400 руб.). ООО «Звезда» перечисляет арендную плату один раз в квартал сразу за три месяца. Платеж за I квартал был перечислен 11 января 2016 года в размере 106 200 руб. (в том числе НДС — 16 200 руб.). Арендодатель выписал счет-фактуру. В конце каждого месяца бухгалтер ООО «Звезда», для того чтобы списать расходы по аренде, составляет бухгалтерскую справку (см. образец ниже).

Общество с ограниченной ответственностью "Звезда"

115648, г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 15, корп.3

ИНН 7714284568, КПП 771401008

31 марта 2016 года

Бухгалтерская справка № 3

За период с 1 по 31 марта 2016 года списать на расходы арендную плату в размере 30 000 руб. (расчет прилагается). В связи с этим в бухгалтерском учете надо сделать проводку:

Содержание операции Количество Сумма, руб. Дебет Кредит
1 списана на расходы арендная плата по торговому павильону - 30 000 44 60

Главный бухгалтер ООО "Звезда"

Королева Кородева Е.П.

Частые вопросы, которые возникают при составлении бухгалтерских справок

Есть ли разница между бухгалтерской справкой и справкой бухгалтера?

Разницы нет. Название «бухгалтерская справка» употребляется в деловом обороте. А в кодексе этот же самый документ назван «справка бухгалтера».

Насколько детально нужно расшифровывать информацию в бухгалтерской справке?

Вы сами решаете, что именно и насколько подробно будете описывать в справке. Для некоторых операций достаточно только проводок.

Нужно ли хранить бухгалтерские справки отдельно от других учетных документов?

Нет, не нужно. Бухгалтерские справки хранятся вместе со всей остальной «первичкой» по соответствующим объектам учета.

Как с помощью справки отра зить расходы прошлых лет, выявленные в текущем году?

Бухгалтерскую справку надо составить в тот день, когда обнаружили неучтенные суммы. Прошлогодние расходы списывают на счет 91.

Главное, о чем важно помнить

1. Бухгалтерскую справку можно использовать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

2. Составляя справку, нужно предусмотреть в ней все обязательные реквизиты для первичных учетных документов.

3. Если арендодатель не выписывает акт оказанных услуг, его вполне может заменить бухгалтерская справка.

Выгодная подписка на журнал

На 12+3 месяца — 23 430 18 744

На 6 месяцев —  10 758 9 438

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме




  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Минфин и сами налоговики считают что в рамках встречки они могут запросить практически любые документы (письмо от 9 октября 2012 г. № 03-02-07/1-246). В НК нет ограничений по периоду, к которым относятся требуемые документы, или к их перечню. Но рамки все же есть. Запрашиваемые документы должны относится к определенной сделке.

Сколько у вас платят сотрудницам, которые работают неполный день в отпуске по уходу за ребенком?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!