Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Организация обмена электронными счетами-фактурами

6 июля 2012 80 просмотров

Договоритесь со своими контрагентами

Осуществлять обмен электронными счетами-фактурами компании могут по взаимному согласию. Ну и естественно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ и в пункте 1.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот.

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи

Обмен электронными счетами-фактурами не может быть осуществлен без подписи. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре — полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Подайте оператору связи заявление

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru. Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Электронные счета-фактуры

Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами должен быть закреплен в учетной политике организации. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Чем поставщик подтвердит факт выставления счета-фактуры

Чем покупатель обоснует вычет по электронному счету-фактуре

1. Счет-фактура
2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа
3. Извещение о получении подтверждения оператора
4. Извещение покупателя о получении счета-фактуры

1. Счет-фактура
2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа
3. Извещение о получении подтверждения оператора
4. Извещение о получении счета-фактуры
5. Подтверждение оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры
6. Извещение о получении подтверждения оператора

Мнение
Бывает, что по каким-то причинам в выставленный счет-фактуру нужно внести изменения. К примеру, вы увидели, что в документе неверно указаны реквизиты вашей компании. В этом случае вам необходимо сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении. От контрагента вам автоматически придет извещение о получении. И вскоре он направит вам уже исправленный документ. Причем в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.
Если же продавец заметил неточности в документе сам, он может исправить ошибки в счете-фактуре и выставить исправленный документ, не дожидаясь запроса на уточнение. Стоит учитывать, что право на вычет у вас появится только после получения исправленного счета-фактуры.

Тамара МОКЕЕВА,
эксперт системы обмена электронными документами СКБ Контур

Дополнять учетную политику новыми положениями посреди года можете без опаски. Ведь так можно делать, если меняется законодательство. Да и к тому же на показателях бухгалтерского и налогового учета новый способ обмена документами никак не скажется.

Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Обмен электронными счетами-фактурами предполагает дополнительные расходы. Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка