Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

На каких бухгалтерских документах печати больше не нужны

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Как узнать, что инвентаризация проведена без нарушений

1 февраля 2012 239 просмотров

До сдачи годового отчета компании должны провести инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. На семинаре я расскажу, каких ошибок не должно быть в этой процедуре. Нельзя забывать, что отсутствие результатов инвентаризации может служить основанием для признания недостоверными данных бухгалтерской отчетности. Лучше все еще раз перепроверить, пока есть время. Замечу, что при аудиторской проверке, чтобы не было отсылки на то, что аудитор модифицирует заключение на основании того, что он не участвовал в инвентаризации, надо пригласить его хотя бы на выборочную инвентаризацию.

Я всегда начинаю свои лекции с определения основного понятия, которое касается темы семинара. Итак, инвентаризация – это периодическая проверка наличия имущества, его сохранности и условий его хранения, а также проверка соответствия данных бухучета по обязательствам.

К основным документам, которые регламентируют проведение инвентаризации, относится Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, где перечислены обязательные случаи проведения инвентаризации. Также надо ориентироваться на приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности». И конечно, не обойтись без Методических указаний по ведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Этот документ утвержден приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Кроме того, бухгалтеры пользуются постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26. При проведении инвентаризации материально-производственных запасов пользуются Методическими указаниями по учету МПЗ. Их можно найти в приказе Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Что не забыть при составлении инвентаризационной описи

Как узнать, что инвентаризация проведена без нарушений? Я опишу несколько ситуаций, которые нередко вызывают вопросы у практикующих бухгалтеров. Я буду касаться не только инвентаризаций, которые компании делают перед составлением годовой отчетности.

Бывают ситуации, когда со склада увольняется материально ответственное лицо. Для таких работников, в принципе, характерна текучка. После увольнения этого работника какое-то время инвентаризацию никто не делает. На место этого сотрудника приходит другой. За время, пока нового материально ответственного лица не было, на складе были приход и отгрузка. Новый сотрудник просит пересчитать остатки, которые он принимает. В итоге он принимает фактическое наличие имущества, а та разница, которая возникла между данными бухучета и фактическим наличием, повисает в воздухе. Эту разницу нельзя оформить как недостачу, потому что факта недостачи при проведении инвентаризации не было. В учете она тоже оказывается не отрегулирована.

Если на складе, где идет ежедневное движение, началась инвентаризация, которая не может быть завершена за один день, логичнее обособить пересчитываемое имущество от того, что приходит в момент проведения процедуры. Если есть необходимость производить отпуск во время инвентаризации, то в документах делается соответствующая отметка.

Нужно инвентаризировать все имущество, а не только то, которое лежит на складе. Если есть материалы, право собственности на которые по условиям сделки переходит в момент отгрузки со склада поставщика, нужно отразить их у себя на балансе как материалы в пути. Соответственно, по этим материалам должна проводиться инвентаризация.

Обратите внимание: если у компании есть материалы, которые еще не успели в этом году прийти, но переход права собственности уже состоялся в прошлом году, их нужно отразить на счете 10 в декабре 2011 года.

При инвентаризации ТМЦ не допускается вносить данные об остатках ценностей со слов материально ответственного лица или по данным бухучета. Должно пересчитываться фактическое наличие. Часто компании поступают так. Они готовят результаты инвентаризации мелких материалов, по которым могут быть расхождения между данными бухучета и фактическим наличием. И отдельно готовится опись, в которой нет расхождения ни по одной позиции. Допустим, если компания учитывает гвозди в килограммах и расходует их на производственные цели, то при пересчете в штуках обязательно появится расхождение с данными бухучета.

Если в описи нет вообще никаких расхождений, возникает подозрение, что инвентаризация сделана формально. Налоговые инспекторы имеют право провести инвентаризацию имущества компании. Причем препятствовать им в этом организация не может. Товарно-материальные запасы могут проверить на предмет достоверности списания.

Материалы на хранении оформляются в отдельную опись. Если они находятся в компании, их пересчитывают и включают в эту опись. Если же материалы находятся на хранении вне территории организации, инвентаризировать их придется только по данным документов. Я считаю, что надо запрашивать результат инвентаризации материальных ценностей компании у контрагента, у которого они находятся на хранении. А еще лучше, если контрагент пригласит компанию для инвентаризации ее имущества.

Когда материально ответственные лица обнаружат ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом представителю инвентаризационной комиссии. Результаты инвентаризации должны быть отражены в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации. Это унифицированная форма № ИНВ-23.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Когда мы инвентаризируем «дебиторку» и «кредиторку», нужно обязательно проверять сроки исковой давности. Если в году проведения инвентаризации истекает три года, надо списать из бухгалтерского учета истекшие задолженности.

Хочу заметить, что если по счетам 60 и 62 еще отслеживаются сроки исковой давности, то есть такая задолженность, которую никто не трогает. Допустим, депонированная заработная плата – это «кредиторка», которую оставляют на счете 76. Но по истечении трех лет компания не имеет права ее держать.

Бывает дебиторская и кредиторская задолженность, оставленная на счетах 71 и 73. Или, к примеру, на счете 76 оседают какие-то суммы, которые по разным причинам потом уже не закроются. По истечении трех лет нужно все списать.

Дебиторская задолженность инвентаризируется по подотчетным лицам с учетом целевого использования. По одному и тому же подотчетнику не должны пересекаться «дебиторка» и «кредиторка».

Давайте поговорим отдельно про «дебиторку». Налоговики считают, что в расходы нельзя взять даже ту дебиторскую задолженность, по которой у компании есть справка о ликвидации контрагента из госреестра. В то же время у налогоплательщика есть неплохие шансы доказать свою правоту в суде.

– Я хотела бы задать вопрос про всех до сих пор волнующий счет 97. В 2011 году изменился подход к расходам будущих периодов. На счете 97 остаются только отдельные виды расходов. Что в отношении инвентаризации в этом вопросе? – Если компания убрала лишние расходы до счета 97, это нужно отразить в акте инвентаризации. Точнее, надо прописать, какие расходы продолжают числиться на счете 97. Я считаю, что если вы приняли решение почистить счет 97, то на основании акта об инвентаризации можно убрать ту задолженность, которая там быть уже не должна. Но не просто убрать, а отразить, на какой счет переносится задолженность.

Особенности инвентаризации основных средств

Бухгалтеры часто спрашивают, точно ли можно не проводить перед составлением годовой отчетности инвентаризацию основных средств. Да, это действительно так, и можно не сомневаться. Главное – соблюдение условия по инвентаризации ОС раз в три года. Это, кстати говоря, должно быть закреплено во внутренних нормативных документах компании.

Предположим, как раз подошло время инвентаризировать основные средства. Если при инвентаризации ОС выявлены не принятые на учет объекты, надо установить причину, по которой это произошло, и включить их в опись.

Частичная ликвидация, достройка и прочее прописываются в описи тоже отдельно. По основным средствам, которые уже могут быть пригодны к эксплуатации, тоже надо готовить отдельную опись.

Если инвентаризируется объект недвижимости, надо обязательно проверить наличие свидетельства о государственной регистрации. Аналогично и с автомобилями.

Автомобили и другое движимое имущество в составе основных средств начинают инвентаризировать до того момента, когда они поедут в рейс. Например, накануне даты, на которую назначена инвентаризация, автомобиль поехал в командировку. К назначенной дате автомобиль вернуться не может. Тогда этот объект надо поместить в отдельную опись. И когда подводятся итоги инвентаризации, автомобиль учитывают как проинвентаризованный до начала инвентаризации.

Если по основным средствам обнаружилась недостача, то остаточную стоимость списывают по кредиту счета 01 и дебету счета 94. В принципе, все недостачи списываются на дебет счета 94.

Материально ответственные лица

В заключение хотела бы поговорить про материально ответственных лиц – тех работников компании, которые несут материальную ответственность за причиненный ущерб. Эта тема касается не только инвентаризации, но я все равно хочу отдельно на ней остановиться. Бухгалтеры, судя по моей практике, часто интересуются вопросами материальной ответственности. К тому же время проведения инвентаризаций в компании хорошо и для перепроверки всего, что касается материальной ответственности работников.

Материально ответственное лицо может быть таковым в силу заключенного с ним договора. А может по причине, что ему передаются какие-то материальные ценности в соответствии с его трудовыми обязанностями. Есть материально ответственные лица, которые несут ответственность в силу закона, например инкассаторы.

Нормативный документ, в котором обозначен перечень должностей и работ с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности, – это постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

На практике договор о полной материальной ответственности заключается не только с теми, кто в этом документе перечислен. Если такой договор заключен и работник его подписал, то нет смысла его оспаривать. Советую в договоре о материальной ответственности конкретно описывать действия сотрудника, связанные с этой ответственностью. Например, он обязан бережно относиться к вверенному ему имуществу, принимать меры по предотвращению ущерба, своевременно информировать вышестоящее руководство об угрозе обеспечения сохранности, вести учет, представлять отчетность о движении остатков вверенного ему имущества, участвовать в инвентаризации.

В Трудовом кодексе в статье 238 сказано, что работодатель имеет право на взыскание прямого действительного ущерба. То есть сначала нужно определить, что ущерб действительно нанесен, в какой сумме и нанесен ли он в связи с виной работника. Вина работника может быть в том, что он не выполнил или ненадлежаще выполнил свои трудовые обязанности. Например, привезли какие-то материальные ценности от поставщика, а сотрудник, который их принимает, ничего не пересчитал, подписал документы. Отсюда и недостача.

У меня были клиенты, у которых в компании штатные сотрудники должны были выполнять определенную работу. На эту же работу постоянно оформляли договоры подряда на посторонних работников. Иногда такой договор оформляли и на штатного сотрудника, прописывая, что он выполняет ту же работу в нерабочее время. И в эти часы он делает больше, чем в свое рабочее время. Выплаты за рабочее время в разы меньше, чем за деятельность в нерабочее время. В должностной инструкции по одному специалисту было четко прописано, что он должен делать, а по остальным абстрактно. Например, выполняет работы по осуществлению деятельности отдела. Вот это пример ситуации, когда сложно будет доказать ущерб из-за действий работника по причине ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей. Иначе говоря, по причине противоправных действий работника.

Чтобы доказать ущерб, надо обосновать, что он нанесен противоправными действиями работника. Не менее важно попытаться доказать, что это именно действительный ущерб, а не упущенная выгода. Условия наступления ответственности работника регулируются статьями 233 и 277 ТК РФ. Она наступает только в том случае, если будет установлена совокупность следующих условий: наличие прямого действительного ущерба, противоправность поведения работника, причинная связь между противоправным поведением работника и наличием ущерба, вина работника в причинении ущерба. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то ущерб нельзя признать прямым действительным.

Особый случай, когда сотрудник совершил противоправные действия, связанные с уголовным преступлением. В результате человека посадили в тюрьму, а недостача за ним осталась. Но в рамках уголовного дела его признали невиновным в части материального ущерба. Это не значит, что надо с него эту недостачу списывать. По возмещению материального ущерба должно быть заведено другое дело, в гражданском суде.

Если работника незаконно уволили и он пришел за восстановлением своих нарушенных прав, то выплаты, которые возникают, – это дополнительные расходы организации. Здесь можно найти виноватого в том, что этого сотрудника незаконно уволили. Если его в компании отыщут, то ущерб в виде дополнительно выплаченных денежных средств можно будет предъявить виновному. Другой пример – штрафы, выплаченные по решению трудовой инспекции за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Штрафные санкции – тоже расходы компании, которые она вынуждена нести. Виноватого здесь тоже можно найти.

Материальная ответственность на работника возлагается в полном размере в случаях разглашения сведений, составляющих служебную, коммерческую или иную тайну. Положения о коммерческой тайне на многих предприятиях есть, но они, к сожалению, составлены в типовых вариантах. Советую пересмотреть эти документы и внести в них условия, касающиеся специфики деятельности предприятия.

Случаи наступления полной материальной ответственности описаны в статье 243 ТК РФ. Например, если по доверенности о получении материальных ценностей человек их не довез. Организация должна провести свое внутреннее расследование, определить размер ущерба и причины его возникновения в течение месяца. Если размер ущерба не больше размера заработной платы работника, то приказом руководителя этот размер с него можно удержать. Если в течение месяца организация не успела все это оформить, то взыскание пойдет через суд. Также как и в ситуации, когда размер ущерба больше среднемесячной заработной платы. Если размер ущерба не превышает среднемесячную заработную плату, но работник не согласен его покрывать, то тоже придется обращаться в суд. Дела по возмещению материального ущерба в рамках трудовых обязанностей рассматривают мировые судьи.

Если работник согласен оплатить ущерб по истечении месяца, то в суд можно не обращаться. Работник может покрыть ущерб денежными средствами, может отремонтировать, может предоставить имущество, аналогичное тому, что он испортил. Все это описывается в заявлении работника. Можно оформить двустороннее соглашение, где описать, какой размер ущерба и каким способом работник обязуется возместить.

Часто слушателей интересует, освобождается ли работник от ответственности, если он выполнял приказ начальства. Нет, не освобождается.

Если вышестоящий руководитель распорядился отправить вагон металла «налево» и работник вынужден это выполнять в силу своих трудовых обязанностей, то все равно его никто не освобождает от материальной ответственности. Но потом в суде работник может доказать, что выполнялось распоряжение вышестоящего руководителя. Тогда это должно быть где-то зафиксировано. Если материально ответственное лицо понимает, что его заставляют провести незаконную операцию, он должен получить письменный документ, в котором его обязывают это делать.

– По результатам инвентаризации мы выявили недостачу и нашли виновного материально ответственного сотрудника. Но директор компании не хочет взыскивать с него ущерб. Во-первых, сумма значительная. А во-вторых, он виновен скорее формально. Целый отдел сработал халатно. Можно ли отказаться от взыскания ущерба? – Да, это право работодателя. Компания может, но не обязана взыскивать ущерб с материально ответственного лица. Правда, только если учредители не пропишут обратного в документах. В основном это касается компаний, имеющих государственную собственность. Возможен даже прямой запрет на прощение ущерба.

При выяснении обстоятельств причинения ущерба материально ответственное лицо должно предоставить отчет о движении материальных ценностей. Это могут быть и подписанные оборотно-сальдовые ведомости по остаткам материалов и товаров на конец месяца. Если ущерб причинен в состоянии опьянения, то нужна медицинская справка или акт, составленный при участии очевидцев.

В пункте 5 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52 говорится, что работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанностей по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Основанием для отказа в удовлетворении требований может служить необеспечение работодателем надлежащих условий работы своим сотрудникам. Если материально ответственное лицо докажет, что для обеспечения сохранности не было условий, например отсутствовали охрана, сигнализация и так далее.

В пункте 7 постановления № 52 говорится о ситуации, когда работодателем в суд заявлено требование о возмещении работником ущерба в пределах его среднемесячного заработка, однако в ходе разбирательства установлены обстоятельства, при которых должна наступить полная материальная ответственность. Тогда все равно, сколько было заявлено в иске, столько компании максимум и присудят. Не важно, что установлена полная материальная ответственность.

Руководитель несет полную материальную ответственность по статье 277 ТК РФ. Также договор о полной материальной ответственности может быть заключен с заместителем руководителя. На главного бухгалтера можно возложить материальную ответственность только в случае, если это предусмотрено в его трудовом договоре.

Особенно важны договоры о материальной ответственности в ситуации, когда в компании меняется руководство. На практике часто случается так: новый директор считает, что прежний руководитель нанес организации какой-то ущерб. Компания начинает доказывать, что ей был нанесен прямой действительный ущерб.

О лекторе

Марина Николаевна Горбачевская. Аттестованный преподаватель и член ИПБ России, член НП «Гильдия аудиторов ИПБР», автор семинаров и статей по бухгалтерскому и налоговому учету. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Когда вы планируете сдать расчет по страховым взносам за I квартал?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка