Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты, без которых он не будет иметь юридическую силу. Количество реквизитов зависит от того, какой именно документ составляют. В статье расскажем про основные реквизиты документов и как правильно оформлять по ГОСТу.
В Системе Главбух вы можете ознакомиться, какие обязательные реквизиты должны быть в первичных документах.
Что такое реквизит документа
Реквизиты документа — это обязательные сведения и данные, которые утверждены законодательством, без которых документ не будет иметь юридическую силу. Сколько всего реквизитов документов, зависит от вида самих документов. Например, в счете-фактуре будет одно количество реквизитов, в приказе — другое.
Какие реквизиты используют при подготовке и оформлении документов
Например, к реквизитам бухгалтерского документа относятся:
-
наименование документа;
-
дата составления документа;
-
название и адрес организации, которая составляет документ;
-
указание сторон договора;
-
суть операции;
-
подписи ответственных лиц.
Порядок оформления документов и реквизиты, которые должны в них быть, контролирует ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Так как ля большинства первичных документов не утверждены формы, компании составляют их на основании определенных требований. По каким формам составлять первичные документы рассказали эксперты Системы Главбух.
Реквизитами расчетно-денежных документов будут:
- суть и содержание проводимой операции;
- дата и сумма операции;
- наименование сторон и номера счетов плательщика и получателя;
- подписи уполномоченных лиц;
- печать.
Чем определяется состав реквизитов конкретного документа зависит от вида составляемого документа и целей. Например, какие реквизиты должны быть в доверенности на подписание документов, смотрите в Системе Главбух.
На какие группы подразделяются реквизиты документов
В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 реквизиты подразделяются на:
- постоянные - те, которые должны неизменно быть в утвержденных форма;
- переменные - те, которые изменяются в зависимости от вида сделки и условий.
Также есть еще одна классификация реквизитов:
- основные (обязательные) - эти реквизиты должны присутствовать в документе обязательно. Например, как счете-фактуры данные для расчета НДС. Остальные обязательные реквизиты счета-фактуры смотрите в Системе Главбух.
- дополнительные - эти реквизиты служат для детализации, например, условий договора.
В соответствии с ГОСТом постоянными реквизитами являются:
- 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
- 02 - эмблема;
- 03 - товарный знак (знак обслуживания);
- 04 - код формы документа;
- 05 - наименование организации - автора документа;
- 06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
- 07 - наименование должности лица - автора документа;
- 08 - справочные данные об организации;
- 09 - наименование вида документа;
- 10 - дата документа;
- 11 - регистрационный номер документа;
- 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- 13 - место составления (издания) документа;
- 14 - гриф ограничения доступа к документу;
- 15 - адресат;
- 16 - гриф утверждения документа;
- 17 - заголовок к тексту;
- 18 - текст документа;
- 19 - отметка о приложении;
- 20 - гриф согласования документа;
- 21 - виза;
- 22 - подпись;
- 23 - отметка об электронной подписи;
- 24 - печать;
- 25 - отметка об исполнителе;
- 26 - отметка о заверении копии;
- 27 - отметка о поступлении документа;
- 28 - резолюция;
- 29 - отметка о контроле;
- 30 - отметка о направлении документа в дело.
Все остальные реквизиты документов относят к переменным.
В Системе доступен сервис «Документ за час». Он поможет заказать закон, постановление, письмо или другой документ, который не получилось найти по реквизитам. Ниже – краткая инструкция, как получить документ.
Где находятся реквизиты документов
Реквизиты документов располагают по определенным стандартам. Например, форма по ОКУД располагается в правом стороне верхней части документа. Такие названия документов, как приказ или распоряжение, указывают в центре основной части документа. Полное или сокращенное название организации можно расположить как в правой верхней стороне, так и в левой. Все зависит от правил, которые утверждены локально-нормативными актами. Текст документа размещают в центре основной части, а в нижней части — подписи, дата и печать.
Реквизиты первичных документов
Любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Это касается как обязательных унифицированных бланков, так и собственных форм. Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты первичных документов:
- Название документа. Его указывают исходя из его назначения и содержания. Например, товарная накладная, акт о выполнении работ, акт об оказании услуг и прочее. Стоит учесть, название должно отражать содержание документа, из него должно быть ясно, что подтверждает данный документ. Лучше использовать общепринятые названия, можно использовать двойные названия. Например, счет-накладная означает, что документ содержит в себе два документа: счет и накладную.
- Дата составления документа. По общему правилу это дата, когда была совершена хозяйственная операция, которую подтверждает данный документ. В некоторых случаях дата совершения операции может отличаться от даты подписания документа.
- Сведения об организации. Эти данные указывают с уставом или Ф. И. О. предпринимателя. Наименование должно позволять идентифицировать организацию или ИП. Дополнительно можно указать ИНН, адрес, ОГРН/ОГРНИП, телефон.
- Содержание факта хозяйственной жизни. Это наименование проданных товаров, работ, услуг, имущественных прав.
- Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Здесь указывают, в чем исчисляется количество проданного товара, например, килограммы, метры, штуки, а также цену за единицу и общую стоимость. Суммарные показатели отражают в рублях.
- Должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи. Указывают должности лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление. Сведения отражают в соответствии со штатным расписанием. Все лица-подписанты должны иметь право на такую подпись. Право предоставляет руководитель приказом.
Об этом сказано в частях 2, 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в письмах Минфина от 03.08.2021 № 03-03-06/1/62194, от 10.09.2018 № 03-03-07/64487.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту