Перечень и образцы внутренних документов организации смотрите в статье. Расскажем, как работать с внутренней документацией предприятия, по каким правилам оформлять такие документы и как вести учет.
Будьте готовы к тому, что инспекторы проверят первичку не только на внутренние противоречия, но и на внешние. Что сопоставят налоговики, когда будут изучать вашу первичку, читайте в журнале "Главбух".
Как проверить документы компании и контрагентов
Какие документы относятся к внутренним документам организации
Внутренние документы организации – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Такие документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов.
Организации и предприниматели обязаны хранить документы, которые используют в деятельности. Если уничтожить раньше срока, налоговые инспекторы вправе оштрафовать. Чтобы обеспечить сохранность документов и избежать споров, определитесь с правилам хранения документов. О том, как правильно хранить документы организации, смотрите в Системе Главбух.
Виды внутренних документов организации
Набор внутренних документов будет различаться и по подразделениям предприятия. Так, для отдела продаж в ходу будут договора, коммерческие предложения, счета и т.д. Тогда как для отдела кадров основными будут приказы, распоряжения, положения, трудовые договора
Внутренние документы можно разделить на:
1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Информационно-справочные документы.
4. Документы по личному составу.
Список используемой организацией внутренней документации всецело зависит от множества самых разных факторов, среди которых: количественное содержание штата, форма собственности, область деятельности, иные.
Поскольку видов внутренних управленческих документов великое множество, для удобства классификации их принято делить в зависимости от назначения.
Вид |
Назначение |
Полезные образцы документов |
Организационно-правовые |
Выполняют роль нормативной базы компании. В эту категорию включают как положения и акты обязательные, так и те, которые работодатель вводит с целью улучшения бизнес процессов. |
|
Распорядительные |
Закрепляют решения руководителя относительного того или иного вопроса. |
Приказ о создании комиссии по уничтожению документов по работе с персональными данными Приказ о возобновлении трудового договора Приказ о назначении ответственного по ГО Приказ о дежурстве в выходной день Приказ о прохождении медосмотра при приеме на работу Приказ об утверждении новой редакции Правил внутреннего трудового распорядка |
Информационно-справочные |
Доводят до сведения руководителей или сотрудников информацию о фактическом состоянии дел в компании. |
Служебная записка о невыполнении трудовых обязанностей Объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте Заявление о возобновлении трудового договора Заявление о возобновлении трудового договора Протокол продления полномочий директор Акт об отказе от предоставления объяснений по поводу невыполнения трудовых обязанностей |
Договоры |
Закрепляют отношения гражданско-правового характера. |
|
Документы по основной деятельности |
Регламентируют текущую деятельность компании. |
Уведомление сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата |
Финансово-бухгалтерские |
Необходимы для ведения бухгалтерского, управленческого и налогового учета и отчетности. |
|
Кадровые или документы по личному составу |
Описывают трудовые отношения между работником и работодателем. Фиксирую все достигнутые договоренности между сторонами. |
|
Личные |
Формируются сотрудниками самостоятельно. |
В Системе доступен сервис «Документ за час». Он поможет заказать закон, постановление, письмо или другой документ, который не получилось найти по реквизитам. Ниже – краткая инструкция, как получить документ.
Как оформлять внутренние документы организации
В зависимости от вида, правила оформления внутренних документов организации могут сильно отличаться. Есть категории, которые заполняют на унифицированных бланках, другие составляют в произвольной форме.
Сначала ответственные специалисты готовят проект бланка документа, а уже после его утверждает директор. Затем его можно использовать на практике. В Системе Главбух вы можете ознакомиться, какие обязательные реквизиты должны быть в первичных документах.
Регистрация внутренних документов
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Существуют три формы регистрации документов:
- журнальная;
- карточная;
- автоматизированная.
Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.
Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Наиболее удобной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.
Читайте в статье, как использовать переписку с контрагентами и работниками в мессенджерах, по SMS и электронной почте, а также скриншоты сайтов, социальных сетей, чтобы защитить права компании в налоговой инспекции или в суде.
Как вести учет внутренних документов
На предприятии должен быть организован контроль за движением в том числе и внутренних входящих и исходящих документов. О том, как вести документооборот по всем правилам, смотрите в Системе Главбух.
Формы документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.
При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается организацией документопотоков.
Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно. В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- На что обращают внимание суды в делах об оспаривании заключения инспектора ГИТ
- Как оформлять командировки дистанционных работников
- Как учитывать мотивированное мнение профсоюза
- Два способа принять студентов на практику: выберите подходящий
- Советы, которые помогут ускорить срок разрешения трудового спора
Темы: