Расходы на обслуживание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают затраты на технический осмотр, уход, приобретение сменных элементов (бумага для факса, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т. п.). Используемая учреждением вычислительная техника нередко выходит из строя. Для предупреждения поломок эта техника должна проходить регламентированное обслуживание. Указанные работы могут выполняться как собственными силами, так и привлеченными лицами.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на оплату работ и услуг привлеченных организаций или физических лиц, связанных с содержанием, обслуживанием, ремонтом нефинансовых активов, должны относиться на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.
Бюджетный учет оргтехники ведется с учетом того, что согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493, утвержденному постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17, оргтехника именуется канцелярской (код 3000000). Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется согласно:
- Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;
- документации производителя, входящей в комплектацию объекта имущества (при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации). В случае отсутствия информации в законодательстве РФ и документах производителя порядок амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.
Заправка картриджа
При эксплуатации принтеров (копиров) нужно вовремя заправлять или менять картриджи. Рассмотрим на примере, как бухгалтеру следует учитывать подобные операции.
Пример
Учреждение выдало работнику под отчет 1200 руб. на заправку картриджа. Стоимость услуг составила 1100 руб. (включая НДС). Остаток подотчетной суммы в размере 100 руб. по заявлению работника удержан из его зарплаты. В учете будет записано:
Содержание операций |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Выданы денежные средства под отчет работнику (расходный кассовый ордер) |
208 25 560 |
201 34 610 |
1200 |
Приняты к учету расходы согласно представленному авансовому отчету (авансовый отчет, квитанция, чек) |
109 60 225 |
208 25 660 |
1100 |
Удержан из зарплаты работника остаток подотчетной суммы (заявление работника, расчетно-платежная ведомость) |
302 11 830 |
304 03 730 |
100 |
Погашена задолженность подотчетного лица (справка по форме 0504833) |
304 03 830 |
208 25 660 |
100 |
Ремонт и замена запчастей
Как уже отмечалось, в ходе длительной эксплуатации компьютерной техники или в непредвиденных ситуациях может потребоваться ремонт либо замена ее составных частей. Замену приспособлений и принадлежностей, выполняющих свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, нельзя рассматривать как модернизацию объектов основных средств. В то же время операции по замене составляющих и комплектующих частей объектов основных средств – это использование прочих материалов в ходе текущего (капитального) ремонта основных средств. Соответственно и расходы на приобретение таких приспособлений и принадлежностей должны отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Бюджетный учет оргтехники и операций по ее ремонту ведется на основании оформленных должным образом первичных документов. При ремонте и замене запчастей можно воспользоваться дефектной ведомостью. Ее форма не утверждена законодательно, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно. Дефектная ведомость должна содержать информацию о выявленных неполадках имущества, неисправных деталях, а также рекомендации по устранению неисправностей (ремонту). Она составляется компетентными лицами и утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.
Кроме того, дефектная ведомость применяется:
- для контроля за состоянием объекта;
- для доказательства целесообразности расходования средств в случае возникновения вопросов у проверяющих органов;
- для определения масштаба работ.
Покупка канцтоваров
Канцелярские принадлежности (офисная бумага, карандаши, ручки и пр.) относятся к материальным запасам и учитываются на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):
- 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»;
- 105 26 000 «Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения».
Как показывает практика, использование (расходование) канцелярских материалов очень трудно контролировать. В большинстве организаций они списываются одновременно при их выдаче на нужды учреждения. Однако большинство этих товаров не могут быть израсходованы сразу, особенно если они закупаются в большом количестве (например, офисная бумага). Поэтому иногда у проверяющих возникает вопрос, почему при наличии в учреждении большого количества неизрасходованной офисной бумаги в бухгалтерском учете нет остатков по соответствующему счету.
Нулевые остатки по счетам учета канцтоваров при их наличии в структурных подразделениях обоснованны, если их выбытие было оформлено надлежащим образом. То есть они переданы на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…», данная ведомость применяется для оформления выдачи материальных ценностей в пользование по каждому материально ответственному лицу. Она служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия материальных запасов и объектов основных средств стоимостью до 3 тыс. руб. включительно. Если выдача материальных ценностей оформлена указанной ведомостью, они списываются с учета в момент выдачи, но фактически продолжают использоваться до полного расходования.
С целью оптимизации учетных процедур в учетной политике можно прописать конкретный порядок учета канцтоваров в зависимости от структуры учреждения. При этом могут быть определены нормы расходования таких товаров на нужды учреждения. Например, в учетной политике учреждения образования можно указать следующее: канцелярские товары приобретаются централизованно и передаются на нужды учреждения через склад. Принятие к учету происходит на основании документов от поставщика.
Передача материальных запасов, не превышающих 3 тыс. руб. за единицу учета, со склада в структурные подразделения также осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по мере необходимости (либо в соответствии с принятыми в учреждении нормами расходования материальных запасов на нужды учреждения). Одновременно отражается их списание по средней фактической стоимости. Если стоимость одной единицы учета превышает 3 тыс. руб., оформляют Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) в установленном порядке (на основании решения комиссии) по фактической стоимости каждой единицы.
Пример
В бюджетном образовательном учреждении ежеквартально закупают канцелярские товары за счет субсидий на выполнение муниципального задания. В последующем они выдаются на нужды бухгалтерии на основании ведомости (ф. 0504210). Списание отражается по средней фактической стоимости:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Приняты к учету канцелярские товары (по мере поступления – один раз в квартал) по стоимости их приобретения |
4 105 36 340 |
4 302 34 730 |
Отражено выбытие хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (ф. 0504210) |
4 109 80 272 |
4 105 36 440 |