Учебный отпуск в 2024 году может быть как оплачиваемым, так и за счет сотрудника. Все зависит от того, где, на кого и кто учится. В любом случае, отпуск предоставляют по справке-вызову и заявлению от работника. В статье мы собрали все про учебный отпуск в 2024 году: оплата и оформление.
Все про учет и оформление учебного отпуска читайте в Системе Главбух.
Что такое учебный отпуск
Учебный отпуск - это отпуск, который предоставляет работодатель обучающемуся сотруднику. По сути, он представляет собой дополнительный отпуск. Как предоставить дополнительный отпуск рассказали эксперты Главбуха.
Учебный отпуск оплачивается или нет
Отпуск по учебе может быть оплачиваемый и неоплачиваемый. Все зависит от того, какому сотруднику его предоставляют и как он проходит обучение.
Кому предоставляют учебный отпуск
Расскажем, кому и на каких условиях предоставляют оплачиваемый и неоплачиваемый учебный отпуск.
Неоплачиваемый учебный отпуск. Неоплачиваемый учебный отпуск организация обязана предоставить тем сотрудникам, которые учатся:
- в вузах в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ч. 2 ст. 173 ТК РФ);
- в учебных заведениях среднего профессионального образования (техникум, колледж и т. д.) (ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Кроме того, работодатель вправе предоставить неоплачиваемый учебный отпуск сотрудникам, которые учатся в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).
Студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования неоплачиваемый учебный отпуск полагается, только когда одновременно выполняются следующие условия:
- образование данного уровня сотрудник получает впервые (или организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним договор) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
- сотрудник запрашивает отпуск для того, чтобы сдать вступительные, промежуточные или выпускные экзамены либо защитить диплом (ст. 173, 174 ТК РФ);
- программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Работодатель по собственной инициативе может предоставить учебные отпуска и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174).
Аспирантам (ординаторам и т. п.) неоплачиваемый учебный отпуск предоставьте при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).
Совместителям организация не обязана предоставлять учебный отпуск. Право на учебный отпуск возникает у сотрудников только по основному месту работы. Об этом говорится в части 1 статьи 287 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, отпуск вы обязаны предоставить только в связи с обучением в одном из них по выбору сотрудника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).
Оплачиваемый учебный отпуск. Оплачиваемый учебный отпуск нужно предоставить тем сотрудникам, которые учатся:
- в вузах по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ч. 1 ст. 173 ТК);
- аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК);
- учебных заведениях среднего профессионального образования (техникум, колледж и т. д.) по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК);
- организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК).
Студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального и общего образования учебный отпуск полагается, только когда одновременно выполняются условия:
- образование данного уровня сотрудник получает впервые либо организация направила на обучение сотрудника, у которого уже есть образование данного уровня, соответствующее условие закрепили в трудовом или ученическом договоре (ч. 1 ст. 177 ТК, письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187);
- сотрудник учится успешно (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК);
- сотрудник запрашивает отпуск для того, чтобы сдать экзамены или защитить диплом (ст. 173, 174, 176 ТК);
- программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК).Работодатель по собственной инициативе может предоставить учебные отпуска и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 2 ст. 176 ТК).
Успешность обучения определяет учебное заведение, в котором обучается сотрудник. Учебное заведение определяет успешность в соответствии с внутренними документами, в частности, уставом. Для работодателя подтверждает успешное обучение справка-вызов, выдаваемая сотруднику и свидетельствующая о его допуске к очередной промежуточной или итоговой аттестации (приказ Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368).
Работодателю не нужно требовать справку об отсутствии задолженности либо любые иные документы для подтверждения успешности обучения, как и ждать окончания текущей сессии, чтобы оплатить учебный отпуск.
Аспирантам, ординаторам и т. п. оплачиваемый учебный отпуск предоставьте при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК).
Администрация должна предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в организации. Ограничения по стажу, дающему право на учебный отпуск, в законодательстве не установлены.
Совместителям организация не обязана предоставлять учебный отпуск. Право на учебный отпуск возникает у сотрудников только по основному месту работы. Об этом сказано в части 1 статьи 287 ТК.
Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, оплачиваемый отпуск предоставляйте только в связи с обучением в одном из них по выбору сотрудника (ч. 3 ст. 177 ТК).
Все случаи предоставление учебного отпуска за счет работодателя
Продолжительность учебного отпуска
Продолжительность учебного отпуска должна быть указана в справке-вызове из учебного заведения. Типовая форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368. Но работодатель должен учитывать максимальную продолжительность учебного отпуска в соответствии с трудовым законодательством.
Таблица. Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска
Причина, по которой предоставляется отпуск с сохранением среднего заработка |
Продолжительность отпуска |
Основание |
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры в вузе, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 1 или 2 курсе |
40 календарных дней |
ст. 173 ТК РФ |
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры в вузе, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 3, 4 и 5 (6) курсе |
50 календарных дней |
ст. 173 ТК РФ |
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры, проходит государственную итоговую аттестацию |
4 месяца |
ст. 173 ТК РФ |
Сотрудник, который осваивает программы подготовки педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения |
30 календарных дней |
ст. 173.1 ТК РФ |
Сотрудник, который осваивает программы педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) и пишет диссертацию на соискание ученой степени кандидата наук |
3 месяца |
ст. 173.1 ТК РФ |
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 1 или 2 курсе |
30 календарных дней |
ст. 174 ТК РФ |
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 3 и каждом последующем курсе |
40 календарных дней |
ст. 174 ТК РФ |
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит государственную итоговую аттестацию |
2 месяца |
ст. 174 ТК РФ |
Сотрудник, который учится в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения, проходит государственную итоговую аттестацию по программе основного общего образования |
9 календарных дней |
ст. 176 ТК РФ |
Сотрудник, который учится в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения, проходит государственную итоговую аттестацию по программе среднего общего образования |
22 календарных дня |
ст. 176 ТК РФ |
Для оформления учебного отпуска от сотрудника потребуется заявление и справка-вызов из образовательного учреждения. На основании полученных документов составьте приказ и внесите в карточку-справку. Дни учебного отпуска отразите в табеле учета рабочего времени с буквенным кодом «ОУ».
Как оформляют ученический отпуск
Чтобы отправиться на обучение, сотрудник должен написать заявление на учебный отпуск. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме. В заявление указывают, что нужно предоставить учебный отпуск и его период.
Заявление на учебный отпуск: образец 2024
К заявлению на учебный отпуск нужно приложить справку-вызов на сессию. Что такое справка-вызов на сессию? Это документ, который подтверждает, что обучение начнется в определенный период и сотрудника вызвали на обучение. Образец справки-вызова смотрите в Системе Главбух.
После получения заявления и справки-вызова работодатель составляет приказ на учебный отпуск. Для этого можно использовать унифицированные формы:
- Т-6;
- Т-6а.
Приказ на учебный отпуск образец 2024 можете посмотреть в Системе Главбух.
После возвращения из учебного отпуска сотрудник предоставляет справку-подтверждение - отрывная часть справки-вызова.
Оплата учебного отпуска по трудовому кодексу
Отпуска по учебе оплачивают в таком же порядке, как и ежегодные, исходя из среднего заработка (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК). Средний заработок рассчитывают исходя из зарплаты сотрудника за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК). Работодатель должен оплатить все календарные дни учебного отпуска, в том числе праздничные (п. 14 положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Срок выплаты отпускных — за три календарных дня до его начала. Выплату производят на основании заявления и справки-вызова. В отношении учебного отпуска соблюсти срок бывает сложно, так как сотрудник может предоставить документы непосредственно перед началом отпуска. В таком случае выплату производят в день представления документов. На заявлении указывают дату, когда работник его представил, и время. Это послужит оправданием для более поздней выплаты отпускных (ч. 9 ст. 136, ч. 4 статьи 177 ТК).
Как оплачивается учебный отпуск на работе заочникам? Если сотрудник обучается по заочной форме, за ним на время обучения сохраняется средний заработок. Как оплачивается сессия на очной форме обучения? В этом случае отпуск не оплачивается.
Пример расчета отпускных. Сотруднику предоставлен оплачиваемый учебный отпуск
А.С. Кондратьев принят на работу в организацию 1 октября 2023 года. Он совмещает работу с обучением на втором курсе МГИУ заочно. Высшее образование сотрудник получает впервые. Образовательная программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию.
17 апреля 2024 года сотрудник написал заявление о предоставлении ему учебного отпуска для сдачи сессии с 22 апреля 2024 года. Продолжительность учебного отпуска согласно справке-вызову – 30 календарных дней. Этот срок не превышает максимальную продолжительность учебного отпуска по законодательству (40 календарных дней). Организация обязана предоставить сотруднику оплачиваемый учебный отпуск.
В расчетный период для оплаты отпуска входят октябрь–декабрь 2023 года, январь–март 2024 года. Эти месяцы отработаны полностью. За период с октября 2023 года по март 2024 года сотруднику начислено 120 000 руб.
На период учебного отпуска приходятся праздничные дни, за которые бухгалтер организации также начислил Кондратьеву средний заработок.
Отпускные для оплаты учебного отпуска бухгалтер рассчитал следующим образом.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных составил:
120 000 руб. : 6 мес. : 29,3 дн./мес. = 682,59 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных равна:
682,59 руб./дн. × 30 дн. = 20 477,70 руб.
Схемы: как действовать бухгалтеру в различных ситуациях по отпускам
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту