Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Три причины, когда потребуется завести новую трудовую книжку

21 июня 2010 12 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Читательница поделилась историей. В компанию пришел новый сотрудник и принес трудовую книжку, которая оказалась чуть больше, чем остальные, да еще и без водяных знаков. Можно ли в такую книжку делать запись? Чиновники Роструда уверены, что нет, – сотруднику необходимо оформить дубликат.  Есть три причины, когда потребуется завести новую трудовую книжку.

КСТАТИ. Оформить новую книжку следует, если старая утеряна или пришла в негодность (п. 33, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Если пренебречь такой обязанностью, не исключен штраф на компанию за нарушение законодательства о труде в сумме до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

ОСНОВАНИЕ

ТРУДОВАЯ КНИЖКА НА СТРАННОМ БЛАНКЕ

Новые сотрудники, как правило, сами приносят трудовые книжки. Проверять, настоящая она или поддельная, компания не обязана. Но если бланк не соответствует официальному, то никакие записи в книжку лучше не вносить. Иначе возможен штраф по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда от 06.09.07 № КАС07-416).

О таком несоответствии могут свидетельствовать цвет, форма, размер книжки, которые отличаются от других бланков, имеющихся в компании. В любом случае при сомнениях лучше оформить дубликат.

При оформлении дубликата все записи из прежней трудовой книжки переносят в новую, заверяя печатью компании и подписью лица, ответственного за ведение кадровых документов. Каких-либо документов, подтверждающих прежнюю работу сотрудника, запрашивать не потребуется, даже если бланк книжки неофициальный. А вот если в записях нашлись противоречия, скажем сотрудник в двух компаниях числился по основной работе, то необходимо запросить документы от прежних работодателей.

Новые сотрудники, которые раньше нигде не работали, часто приносят свои чистые бланки книжек, купленные в магазине канцтоваров. Но и в эти бланки компания не может вносить сведения, даже если с виду с книжкой все в порядке. Ведь работодатель вправе закупать бланки только у официальных распространителей (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н). Например, это ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

ОСНОВАНИЕ

ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПОТЕРЯЛАСЬ

Если трудовая книжка потерялась или, к примеру, сгорела, то есть прямая норма, обязывающая оформить дубликат (п. 33 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Для этого потребуется попросить у сотрудника все документы, которые могут подтвердить периоды работы и занимаемые должности. Если у сотрудника таких документов нет, компания может сама отправить запросы прежним работодателям. Ведь закон обязывает оказать содействие в восстановлении сведений о работе (абз. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69).

Какими именно документами надо подтверждать периоды, когда сотрудник трудился у прежних работодателей, нигде не сказано. В Роструде считают, что можно использовать любые документы, содержащие необходимую информацию. Например, копии трудовых договоров, различные справки, в том числе из внебюджетных фондов об уплаченных страховых взносах, ведомости о начислении зарплаты, выписки из приказов, личных дел. Главное, чтобы из этих документов можно было установить точную дату приема на работу, увольнения и должность.

ОСНОВАНИЕ 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА СТАЛА НЕЧИТАЕМОЙ

Дубликат трудовой книжки лучше сделать, если из-за времени записи в ней выцвели, растеклись чернила, которыми их выполнили, или вовсе размокли листы и записи стали нечитаемыми. В принципе четкие критерии негодности книжки нигде не прописаны, но лучше перестраховаться и сделать новый документ.

В новый бланк переносят все записи, которые можно прочитать без затруднений. Их, так же как в первом случае, заверяют своей подписью и печатью компании. Что касается плохо видимых, то их необходимо подтверждать документально, как и при утере трудовой книжки.

Как быть с ошибкой на титульном листе

Правил для корректировки данных на титульном листе трудовой книжки (за исключением Ф. И.О. работника при их изменении) в законе нет. На практике работодатели поступают следующим образом. Если неточность допущена при первичном заполнении книжки, то испорченный бланк списывают и заполняют новый (п. 42 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А если позже, то неверные сведения зачеркивают и сверху пишут правильные.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка