«…Наши сотрудники периодически выезжают к заказчикам для монтажа оборудования на их территории, консультаций и обсуждения условий договоров. Все заказчики находятся в пределах Москвы и Московской области. Разъездной характер работ для сотрудников мы не устанавливали, командировки на подобные поездки тоже не оформляли. Но стоимость проездных билетов возмещаем. Вправе ли мы списать такую компенсацию в налоговом учете? И облагается ли она НДФЛ и страховыми взносами?..»
Да, вы вправе списать такую компенсацию.
Вы возмещаете расходы, которые сотрудник понес в связи с выполнением своих трудовых обязанностей. Следосательно, компания вправе списать стоимость проездных для сотрудников в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, не требуется удерживать с нее НДФЛ и начислять взносы (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Чтобы подтвердить производственную направленность поездок, стоит включить условие о периодических выездах сотрудников к клиенту в их должностные инструкции. А проездные оплачивать по заявлениям сотрудников на основании приказа руководителя.
Исключить риск споров с проверяющими вы сможете, если установите для этих сотрудников разъездной характер работы. Ведь обязанность возмещать таким работникам расходы на проезд прямо прописана в Трудовом кодексе (ст. 168.1).
Темы: