Есть способ за несколько минут сформировать сводный отчет о заказах, поставках или платежах за месяц или квартал. Самое простое и в то же время самое неэффективное решение — отсортировать все операции по дате, затем добавить после последнего числа каждого месяца пустую строку, в которой рассчитать итог автосуммой. Гораздо проще воспользоваться функцией Excel «Сводные таблицы».
К примеру, у финансовой службы есть данные о заказах компании — основные колонки: «Номер заказа», «Дата», «Наименование товара», «Артикул», «Количество», «Сумма заказа в рублях без учета НДС».
Порядок действий будет таким. Сначала необходимо выделить все ячейки исходной таблицы. После этого на вкладке «Вставка» надо нажать кнопку «Сводная таблица». В появившемся диалоговом окне нажимаем кнопку «ОК». Сразу же на новом листе появится макет сводной таблицы, а также список ее полей (колонок ведомости заказов в нашем случае).
Затем необходимо мышкой перетащить поле «Дата» из списка полей в область «Названия строк», поле «Сумма заказа в рублях без учета НДС» — в область «Значения».
Теперь следует задать имена двум колонкам сводной таблицы — «Дата» и «Сумма заказа в рублях без учета НДС» соответственно. Когда все сделано, надо поставить курсор на первое значение колонки «Дата», перейти на вкладку меню «Данные» и кликнуть кнопку «Группировать». В появившемся диалоговом окне надо выбрать условие группировки «Месяцы» и «Кварталы», затем нажать «ОК». Программа автоматически создаст структуру данных в разрезе кварталов и месяцев, а также посчитает итоги.
Темы: