Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как без ошибок учесть расходы на служебные поездки

9 октября 2012 30 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Как без ошибок учесть расходы на служебные поездки

Один сотрудник одной компании отправился в долгую служебную поездку. Там на вокзале ему сделали предложение, от которого он не смог отказаться, — купить симку местного оператора с волшебно низкими тарифами. Похвально было стремление сотрудника сэкономить казенные деньги. Пока он не сказал в бухгалтерии, что документов на покупку никаких нет.

Для списания расходов на связь самый важный документ — это детализация звонков. Без нее точно рискованно списывать расходы, даже если работник купил сим-карту для звонков из командировки. Судьи последнее время также придерживаются позиции, что детализация обязательна. Только она подтверждает производственную направленность звонков (постановление Федерального арбитражного суда от 11.07.12 № А55-17726/2011). Конечно, отправлять работника снова в командировку за детализацией не стоит. Можно связаться с местным оператором связи и попросить выслать детализацию по электронной или обычной почте. Такая услуга, которая оплачивается отдельно, стоит около 100 рублей. После того как детализация придет, сотрудник ее приложит к своему авансовому отчету и компания сможет без проблем учесть расходы.

В одной компании решили отправить сотрудника в командировку, а денег на гостиницу не дали, потому что оплатили ее по безналу. Вернулся он в офис без документов. «Где “первичка” из отеля?» — спросили его в бухгалтерии. «Нет налички — нет “первички”», — ответил сотрудник. Перед бухгалтерией встал вопрос, чем подтвердить расходы.

Чтобы списать расходы на отель, надо подтвердить, что работник там действительно жил. Копия платежки об оплате и бронь этого не подтверждают, ведь из них не ясно, была оказана услуга или нет. Как мы выяснили, такая же позиция и у Минфина. Так что надо связаться с отелем и запросить справку о проживании. Если в гостинице отказываются выдавать такой документ, то надо получить из нее выписку из правил представления документов, а также письменный отказ выдать справку.

В этом случае расходы можно будет обосновать косвенными документами. Билеты подтвердят, что работник действительно ездил по заданию компании, платежка подтвердит, что отель оплачен. А письмо докажет, что компания сделала все, чтобы получить документы.

Поехали как-то раз директор с сотрудником вместе в командировку. И приключилось с ними такое, что бухгалтерия до сих пор не может понять, как закрыть все по кассе. У одного работника есть расходы, но нет долга по авансу. У другого есть аванс, а расходов в два раза меньше.

На практике часто бывает, когда деньги под отчет на командировочные расходы выдают только одному сотруднику, а второму нет. Например, для оплаты гостиницы. Если один сотрудник платил в командировке за коллег, проще всего, чтобы он отчитался только за деньги, потраченные на себя. Разницу между авансом и тратами он должен вернуть в кассу. На практике это оформляют только на бумаге. Ведь одновременно второй сотрудник, который не получал аванс, отчитается за свои расходы. И компания из кассы компенсирует ему затраты. Таким образом, никаких хвостов в кассе не останется и все сойдется. С учетом расходов тоже проблем не будет. Это нам подтвердили в Минфине.

Выдалась одному сотруднику командировка на два дня. Но он так хотел домой, что выполнил все задания быстрее обычного. С разрешения директора поменял билет на самолет и уже вечером того же дня наслаждался своим домашним диваном. А бухгалтерия тем временем думала, что делать с суточными. Командировка-то оказалась однодневной.

Если сотрудник вернулся из командировки на день раньше, с него можно взыскать суточные. Но только за один день (абз. 4 ст. 137 ТК РФ). Деньги можно удержать из зарплаты. Это нам подтвердили в Роструде.

Удерживать с работника суточные за первый день командировки (который в итоге оказался единственным) нет оснований. Ведь, согласно распоряжению руководителя, командировка не являлась однодневной. Так что внутренние нормы компании не нарушены.

Перечислять НДФЛ с суточных за однодневную командировку тоже не требуется. Это недавно подтвердил Президиум ВАС РФ (см.«УНП» № 34, 2012, ). Риск претензий со стороны налоговиков значительно снизился. Ведь ФНС настаивает, что инспекторы должны руководствоваться в своей работе постановлениями Президиума ВАС РФ.

Подшивала бухгалтерия в папку чеки из гостиницы. Случайно заметила, что в прошлый раз из той же гостиницы сотрудник привозил другие чеки. Позвонила бухгалтерия в гостиницу и вывела сотрудника на чистую воду — не жил он там и «первичка» его липовая. Бывает же такое.

К сожалению, если компания оплатила расходы по поддельным документам, то взыскать деньги с работника не так-то просто. В Роструде считают, что это возможно только через суд. Если у компании есть доказательства обмана, то суд ее поддержит (апелляционное определение Тульского областного суда от 16.08.12 № 33-2239). Причем доказательства должны быть письменными. А значит, надо попросить гостиницу направить письмо в адрес компании о том, что работник у них не жил. Не исключено, что, увидев доказательства своей вины, работник добровольно согласится вернуть деньги, тогда в суд обращаться не понадобится.

Чтобы в будущем избежать неприятностей, в положении о командировках стоит прописать, что сотрудники вправе оплачивать проживание только с банковской карты (зарплатной, корпоративной или даже личной). Тогда работники не смогут принести липовую «первичку», ведь факт оплаты гостиницы зафиксирует банк в своей выписке. В Роструде нам сообщили, что такое условие никак не нарушает прав сотрудников.

Честно работал водитель в компании на полставки. За это доверил ему директор ответственное дело — поехать в командировку за новой машиной. А бухгалтерии наказал суточные выдать водителю тоже по-честному, в половине суммы.

Если в положении о командировках записана конкретная сумма суточных, например 500 рублей, то ее нельзя снижать из-за того, что работник трудится на полставки. Ведь цель суточных — компенсировать расходы работника за то, что он трудится вне места своего жительства (ст. 168 Трудового кодекса). И оклад никак с компенсацией не связан. Поэтому стоит предупредить директора, что за недоплату трудинспекторы вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. рублей за нарушение прав сотрудника (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Это нам подтвердили и в Роструде.

В то же время есть законный способ снизить суточные некоторым работникам. В положении о командировках надо прописать максимальный и минимальный размеры компенсации. Например, можно установить, что суточные составляют от 250 до 500 рублей. Кому какую сумму назначать, будет решать директор.

Случилась в одном холдинге обычная история. Директор там работал директором в трех компаниях. Собрался он в командировку, чтобы решить вопросы по двум из своих компаний. Задача: директор один, командировочных удостоверений два. Сколько должно быть суточных и как распределять командировочные расходы?.

В ситуациях, когда сотрудник едет в командировку от нескольких компаний, средний заработок за сотрудником сохраняется у обоих работодателей. А возмещаемые расходы по командировке (на проезд, проживание и т. д.) работодатели распределяют между собой по соглашению (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Это с точки зрения трудового законодательства. Но Налоговый кодекс не разрешает распределять командировочные, если сотрудника отправили в деловую поездку сразу два работодателя. Как мы выяснили, Минфин тоже против деления командировочных в налоговом учете. Так что лучше использовать другой безопасный вариант. По соглашению сторон расходы учтет только одна компания. Именно в эту организацию директор представит авансовый отчет с подтверждающими документами. У второй компании расходов на командировку не будет. Что касается суточных, то выплачивать их должен только один работодатель. Кто их начислит, можно решить по соглашению сторон. Это подтвердили в Роструде.

Была у директора жена, и бухгалтерия о ней ни сном ни духом не ведала. Но однажды жена директора стала по приказу его помощником и поехала в командировку. Много времени прошло с тех пор, жена директора уже не раз съездила в другие города и страны за счет корпоративной казны. Но документов и авансовых отчетов от нее бухгалтерия ни разу не получила. Так и висит подотчетный долг многие лета.

Сотруднику нельзя выдать новый аванс, пока он не отчитается за предыдущий (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 73-П). Так что, если директор прикажет выдать своей жене новые подотчетные суммы (на командировку или в других целях), его надо предупредить, что это противозаконно. И ближайшая кассовая проверка будет грозить директору штрафом до 5 тыс. рублей, а компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Заодно можно на всякий случай напомнить руководителю, что периодичность проверок кассовой дисциплины ничем не ограничена (см. «УНП» № 35, 2012, ).

Впрочем, если супруга руководителя все же не отчитается, то через три года ее долг можно списать как безнадежный. Минфин недавно разрешил (письмо от 08.08.12 № 03-03-07/37).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка