Инструкция: как оформить и оплатить отпуска в разных случаях
Кого можно или нельзя отозвать из отпуска
Досрочно отзывать сотрудника из ежегодного отпуска разрешает руководству статья 125 ТК. Отзыв из отпуска в 2024 году может понадобиться по производственной необходимости. Отзыв из отпуска по производственной необходимости может быть, например, если:
- в компании проводят инвентаризацию и присутствие материально-ответственного лица обязательно;
- в компании проводят выездную налоговую проверку, в течение которой главбуху придется быть на рабочем месте;
- системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и тому подобное.
Обратите внимание, есть ряд сотрудников, которых нельзя отзывать из ежегодного отпуска ни при каких обстоятельствах. К ним относятся (ч. 3 ст. 125 ТК):
- молодые сотрудники в возрасте до 18 лет;
- беременные женщины;
- сотрудники, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда.
Кроме того, нельзя вызвать из дополнительного учебного отпуска сотрудников, которые совмещают работу и учебу.
Поэтому прежде чем отзывать сотрудника из отпуска, убедитесь, что он не относится к льготным категориям.
В расчет заработка для отпускных включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда компании. Источник выплат значения не имеет. Перечень таких выплат есть в Системе Главбух.
Как правильно оформить отзыв из отпуска
Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, в первую очередь нужно составить служебную записку. Ее оформляет начальник отдела, в котором трудится работник. В записке указывают причину служебной необходимости вызова сотрудника из отпуска.
Если руководитель компании считает, что без отпускника не обойтись, нужно направить сотруднику предложение прервать отпуск и получить его письменное согласие. Устное согласие работника на прерывание отпуска не подходит.
Если сотрудник находится далеко от места работы, о выходе из отпуска можно договориться по телефону, электронной почте, другим способом. Но по прибытии сотрудника на работу необходимо заручиться его письменным согласием.
Согласие сотрудника можно оформить на отдельном документе либо прямо на предложении прервать отпуск.
Предложение работодателя прервать отпуск и согласие сотрудника на отзыв из отпускаПосле того, как согласие на отзыв сотрудника из отпуска получили, нужно оформить приказ. Унифицированной формы приказа нет, составить его можно в произвольном виде, но включить обязательные реквизиты. За образец можно взять приказы, формы которых утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С этим приказом сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Образец приказа на отзыв сотрудника из отпуска по производственной необходимости в 2024 годуСразу после того, как подпишут приказ об отзыве из отпуска, нужно внести изменения в график отпусков. В графике укажите:
- в графе 8 «Основание перенесения отпуска» – реквизиты приказа, на основании которого переносят отпуск;
- графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» – дату предполагаемого отпуска;
- графе 10 «Примечание» – причину отзыва сотрудника из отпуска.
Также факт вызова из отпуска нужно отразить в личной карточке сотрудника – форме № Т-2. Так как дата окончания отпуска изменилась, в графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию. В графе 7 следует записать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
Дни пребывания сотрудника в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом 09. Дни, в которые сотрудник работал после отзыва из отпуска, нужно отметить кодами «Я» или 01. Во второй строке проставить количество отработанных часов.
При отзыве сотруднику обязательно компенсировать ту часть отпуска, которая осталась неиспользованной. В этом случае сотрудник может выбрать:
- использовать эту часть отпуска в любое удобное для него время в текущем году;
- присоединить неиспользованную часть отпуска к отпуску за следующий год.
Рассмотрим три способа, которые помогут сократить количество неотгулянных отпусков в компании. Они начинают представлять собой проблему, ведь из-за пандемии и нынешнего кризиса их накопилось слишком много. В случае сокращений или ликвидации компании придется выплатить значительные суммы компенсаций за неотгулянные отпуска. Поэтому лучше решить эту проблему заранее. В конце статьи найдете прием, который поможет заставить работников использовать отпуска в будущем.
Надо ли делать пересчет
Порядок пересчета такой. Из общей суммы отпускных нужно вычесть отпускные, которые приходятся на дни, которые сотрудник не успел «отгулять». За те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, начислите ему зарплату в общем порядке.
Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска, средний заработок для их оплаты рассчитайте заново.
Пример. Пересчет отпускных, если сотрудника отозвали из отпуска в месяце его начала
Главбуху компании А.С. Глебовой предоставили основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней – с 10 по 23 августа. Оклад Глебовой – 25 000 руб. Средний дневной заработок Глебовой для расчета отпускных – 850 руб.
Глебовой начислили отпускные в сумме:
850 руб./дн. х 14 дн. = 11 900 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет. НДФЛ с отпускных составил:
11 900 руб. х 13% = 1547 руб.
7 августа сотруднице выплатили отпускные в сумме:
11 900 руб. – 1547 руб. = 10 353 руб.
Бухгалтер не стал дожидаться конца месяца и перечислил в бюджет НДФЛ с отпускных 8 августа.
В связи с производственной необходимостью – выездной налоговой проверкой в компании – 17 августа сотрудницу отозвали из отпуска. Выйти на работу она согласилась.
В связи с отзывом из отпуска бухгалтер пересчитал отпускные, исходя из того, что фактически Глебова была в отпуске 7 дней с 10 по 16 августа:
850 руб./дн. х 7 дн. = 5950 руб.
НДФЛ с отпускных составил:
5950 руб. х 13% = 774 руб.
Сотруднице излишне выплатили отпускные в сумме:
10 353 руб. – (5950 руб. – 774 руб.) = 5177 руб.
Переплата по НДФЛ составила:
1547 руб. – 774 руб. = 773 руб.
Всего за август Глебовой начислили отпускные в сумме 5950 руб. и зарплата за отработанные дни с 1 по 9 августа и с 17 по 31 августа. Это 18 рабочих дней. В августе 23 рабочих дня. Зарплата сотрудницы равна:
25 000 руб. : 23 дн. х 18 дн. = 19 565,22 руб.
За август Глебовой начислили:
19 565,22 руб. + 5950 руб. = 25 515,22 руб.
Ранее ей уже выплатили отпускные 10 353 руб., в том числе излишне начисленные. Сумма к выплате за август:
25 515,22 руб. – (25 515,22 руб. х 13%) – 10 353 руб. = 11 845,22 руб.
НДФЛ по итогам месяца составил:
25 515,22 руб. х 13% = 3317 руб.
НДФЛ в сумме 1547 руб. уже перечислили в бюджет 8 августа. На эту сумму бухгалтер уменьшил НДФЛ, к удержанию по итогам августа. По итогам августа в бюджет перечислили НДФЛ:
3317 руб. – 1547 руб. = 1770 руб.
Отзыв из отпуска без перерасчета отпускных
Суммы переплаты отпускных оставить сотруднику в расчете на то, что позднее он использует эти дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник сможет их догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК).
Из-за отзыва сотрудника из отпуска пересчитайте начисленные налоги. Важно, когда сотрудника отозвали из отпуска: в том месяце, когда отпуск начался, или в следующем.
Если сотрудника отозвали из отпуска в том же месяце, в котором отпуск начался, как правило, пересчитывают только удержанный НДФЛ. Пенсионные, социальные, медицинские взносы и взносы на травматизм рассчитайте в конце месяца исходя из отпускных за фактически использованные дни отпуска (п. 1 ст. 431 НК, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Порядок пересчета налогов и взносов при отзыве из отпуска
Отзыв из отпуска по инициативе работника
Сотрудник может выйти из отпуска за свой счет досрочно по собственному желанию, но лишь с согласия работодателя. Для этого он должен написать на имя руководителя компании заявление в свободной форме. Можно воспользоваться образцом от Системы Главбух. В нем нужно указать причину досрочного выхода.
Образец заявления сотрудника о досрочном прекращении отпуска за свой счетНа основании заявления работодатель издаст приказ о досрочном прекращении отпуска, внесет изменения в личную карточку сотрудника и график отпусков.
Затем внесите изменения в личную карточку сотрудника. Первоначальные данные о количестве календарных дней отпуска и дате окончания отпуска зачеркните и укажите новые данные исходя из измененной даты окончания отпуска. В качестве основания отразите реквизиты приказа о досрочном выходе на работу из отпуска.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту