Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: новые формы
Самый важный из новых отчетов, который подготовили в ПФР, — СЗВ-СТАЖ.
Как видно из названия, этот отчет нужен фонду для учета стажа. Отчет ежегодный. Первый раз отчитайтесь по нему за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года (подп. «в» п. 4 ст. 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ).
В СЗВ-СТАЖ нужно будет включать всех застрахованных лиц, с которыми компания заключила трудовые или гражданско-правовые договоры. Приложите к отчету еще одну новую форму ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».
До 2017 года сведения о стаже отражали в разделе 6 РСВ-1, но этот отчет отменили. Для стажа утвердили специальный отчет, а суммы взносов мы показываем в новом расчете.
Кроме того, Пенсионный фонд обновил и некоторые другие формы персонифицированного учета.
Среди них:
- анкета застрахованного лица (АДВ-1);
- заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
- заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3);
- запрос об уточнении сведений (АДИ-2);
- сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К).
Страховое свидетельство. Оформлять страховое пенсионное свидетельство нужно в порядке, который зависит от причины отсутствия этого документа у соискателя.
Возможно три варианта:
- сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет СНИЛС — оформите ему страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- сотрудник заявил о потере, непригодности или краже пенсионного свидетельства — получите дубликат СНИЛС (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- изменились личные сведения сотрудника — обменяйте свидетельство. Например, когда сотрудница после замужества сменила фамилию или работник поменял имя (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
В каждом случае процедура будет разной. Но в любом случае сначала возьмите с сотрудника письменное заявление (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: уточнение сведений. Если сведения, которые вы укажете в анкете, не сойдутся с данными фонда, в ПФР не выдадут страховое свидетельство или оформят запрос на уточнение сведений по форме АДИ-2. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ Пенсионный фонд РФ проводит подготовительную работу по информированию граждан об имеющихся у них пенсионных правах. В связи с этим территориальные отделения фонда могут обращаться к организациям с запросами о представлении сведений по форме СЗВ-К в отношении конкретных сотрудников.
Речь идет о сотрудниках, у которых на индивидуальных лицевых счетах отсутствуют данные о стаже и заработке за периоды работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Форма СЗВ-К является единственным источником таких сведений. Данные, которые отражаются в этой форме, используются при назначении пенсий, а следовательно, напрямую влияют на размер пенсионного обеспечения ваших сотрудников в будущем.
Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: как заполнять СЗВ-М
Форма СЗВ-СТАЖ не отменяет СЗВ-М. Компании продолжат сдавать этот отчет, как и раньше.
Все компании должны ежемесячно сдавать в ПФР сведения о Ф.И.О., ИНН и СНИЛС работников. Срок сдачи СЗВ-М с этого года отодвинули на пять дней: с 10-го числа на 15-е (ч. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Но в Законе № 27-ФЗ не прописано, как действовать, если крайний срок выпал на выходной. Например, 15 апреля — суббота. Не позже какой даты нужно отчитаться за март — 14 или 17 апреля? В ПФР ответили, что крайний срок в таком случае отодвигается на ближайший рабочий день (письмо ПФР от 28 декабря 2016 г. № 08-19/19045). То есть на 17 апреля (все сроки на 2017 год см. ниже).
В какие сроки сдавать СЗВ-М в 2017 году (таблица)
За какой месяц |
Последний день сдачи |
---|---|
Январь |
15 февраля |
Февраль |
15 марта |
Март |
17 апреля |
Апрель |
15 мая |
Май |
15 июня |
Июнь |
17 июля |
Июль |
15 августа |
Август |
15 сентября |
Сентябрь |
16 октября |
Октябрь |
15 ноября |
Ноябрь |
15 декабря |
Декабрь |
15 января 2018 года |
Раньше правила переноса были установлены в части 7 статьи 4 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Но этот закон утратил силу с 1 января. В ПФР посчитали, что можно ориентироваться на статью 193 Гражданского кодекса РФ. В ней прописана схожая норма. Если последний день срока выпадает на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Подавать данные надо на тех, с кем компания работает:
- по трудовому договору;
- по гражданско-правовому договору на работы или услуги.
Как сдавать отчет. На бумаге можно сдать форму СЗВ-М, в которую вошли сведения на 24 человека или меньше. Данные на 25 и большее число работников компании сдавайте по интернету через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Посчитайте и включите в отчет данные обо всех физических лицах, с которыми в апреле:
- компания заключила трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг;
- такие договоры продолжают действовать;
- компания расторгла такие договоры.
Пример
В компании 20 сотрудников работают по трудовым договорам. В апреле трое из них уволились. На вакантные места приняли двух новеньких. В этом же месяце компания заключила договоры подряда на выполнение работ еще с семью физическими лицами.
В СЗВ-М за апрель бухгалтер компании включил данные на:
- 9 человек, с которыми заключили договоры (7 + 2);
- 17 человек, договоры с которыми продолжают действовать (20 – 3);
- 3 человека, с которыми расторгли договоры.
Всего в СЗВ-М попадут сведения на 29 человек (9 + 17 + 3). Это больше лимита (29 > 24). Значит, нужно сдать отчет в электронном виде.
Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: как заполнить форму. СЗВ-М состоит из четырех разделов:
1) реквизиты страхователя. Данные о компании минимальные. Это регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП;
2) отчетный период. Здесь приведите код отчетного периода и год. Все коды есть в самой форме. Они соответствуют порядковому номеру месяца. Например, в отчете за апрель ставьте 04, за май — 05 и т.д.;
3) тип формы. Сюда впишите один из трех буквенных кодов.
«Исхд» — исходная форма. Используйте этот код всегда, когда составляете первичный СЗВ-М за месяц.
«Доп» — дополняющая форма. Используйте этот код, если забыли включить в исходную форму данные о каком-то сотруднике.
«Отмн» — отменяющая форма. Этот код на случай, когда надо отменить лишние сведения. Например, записали в отчет сотрудника, который давно уволен. В этом случае в табличной части СЗВ-М приведите лишь одну строчку с данными этого работника. Поставьте код «отмн», а остальные сведения (отчетный период, реквизиты компании) заполните как в исходном отчете.
В первичном отчете ставьте код «исхд».
Если нужно исправить ошибочные данные, сдайте одновременно отменяющую и дополняющую формы. Отчет с кодом «отмн» аннулирует ошибочные сведения. В нем приведите только те данные, в которых были недочеты. В форме с кодом «доп» покажите аналогичные сведения, но только правильные. И сдайте обе формы одновременно;
4) сведения о застрахованных лицах. В табличной части приведите Ф.И.О. полностью, ИНН и СНИЛС всех сотрудников. ИНН — необязательный реквизит. Его впишите, только если сотрудник предоставил такую информацию о себе. Если он не сообщал этот номер, графу можно оставить пустой.
Готовый отчет подпишите у руководителя. Поставьте его должность, расшифровку подписи, дату подписания. Весь отчет заверяют одной подписью, дробить его на несколько не надо. Печать нужна, только если компания не отказалась от нее официально. СЗВ-М может подписать и другой сотрудник, например главбух. Приведите реквизиты доверенности в отчете в качестве дополнительных сведений.
Какие нюансы учесть при заполнении, смотрите в таблице и в образце (ниже).
Как заполнять СЗВ-М в частых ситуациях(таблица)
Ситуация |
Что указывать в отчете |
---|---|
В организации есть сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске |
Укажите декретниц в отчете. Ведь трудовой договор с ними действует |
Организация арендует имущество у физического лица |
Такого человека в отчете не указывайте. Он не состоит с организацией в трудовых отношениях, и выплаты ему не облагаются страховыми взносами |
В организации числится только один директор, он же — единственный учредитель |
Укажите данные о директоре в отчете. Ведь в СЗВ-М отражают сведения о каждом работающем застрахованном лице. А к ним относится и единственный учредитель (ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ) |
Организация не ведет никакой деятельности |
Форму все равно сдавайте. Ведь у организации есть сотрудники. По крайней мере директор-учредитель |
В организации есть совместители |
Как внешних, так и внутренних совместителей занесите в отчет. Ведь с ними заключены трудовые договоры |
У сотрудника нет ИНН или он неизвестен |
Оставьте поле ИНН напротив фамилии сотрудника пустым. Это не будет ошибкой. Отказать в приеме такого отчета в ПФР не вправе. Но обратите внимание: если ПФР выяснит, что вы подавали в налоговую инспекцию 2-НДФЛ за сотрудника и указали в нем ИНН, то проверяющие могут оштрафовать организацию или предпринимателя |
У предпринимателя нет наемныхсотрудников |
Представлять СЗВ-М в отношении себя предпринимателям не нужно |
Какие возможны штрафы. Нарушения, связанные с СЗВ-М, можно разделить на три группы.
1. Отчет не сдан или сдан с опозданием. Если проверяющие вовремя не получат СЗВ-М, они оштрафуют компанию. Причем не важно, не сдали отчет вовсе или опоздали на день. Сумма штрафа зависит от числа работников, по которым не сдали сведения, и составляет 500 руб. за каждого (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
2. Ошибки в отчете. За сведения с ошибками штраф такой же — 500 руб. за человека, в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС которого есть хотя бы одна ошибка. Отсутствие ИНН — не ошибка, за это не оштрафуют. А вот если его показали, но перепутали цифры или пропустили одну из них — уже недочет. Такие реквизиты, как Ф.И.О. и СНИЛС, являются обязательными. Любые ошибки в этих сведениях, даже обычные опечатки, приведут к штрафу. Штрафа не будет, если вы:
- самостоятельно найдете ошибку и уточните сведения раньше, чем ошибку найдет ПФР;
- исправите ошибки, которые нашел фонд, в течение пяти рабочих дней после получения уведомления ПФР.
Такие правила прописаны:
- в статье 17 Закона № 27-ФЗ;
- в Инструкции по персучету, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н.
3. Не тот формат. Если сведения на 25 человек и более отправить не через интернет, а обычной почтой, будет штраф в 1000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Читайте также: КБК на ОПС в 2017 году
- Статьи по теме:
- Форма 1-инвест в статистику: кто сдает, инструкция, сроки сдачи
- Форма 12-строительство в статистику: образец, инструкция по заполнению
- Как заполнить форму 1-конъюнктура (опт) в статистику в 2024 году
- Форма ПМ-торг: инструкция по заполнению и сроки сдачи
- Отчет ПМ в статистику: образец заполнения, сроки сдачи в 2024 году