Если вы обнаружили, что выплатили работнику больше, чем нужно, выясните, как произошла оплошность. Вам потребуется аргументировать свою позицию в случае спора с работником. В статье мы разобрали ситуации, которые чаще всего приводят к переплатам.
Читайте в журнале "Главбух", что можно и нельзя делать с окладами сотрудников: шесть подсказок спасут от штрафов >>
Что делать, если вы ошибочно перевели деньги сотруднику
Бухгалтер по ошибке может начислить и перевести сотруднику две зарплаты, завышенные отпускные, лишнюю премию и т. д. Причины бывают разные: сбой в программе, невнимательность бухгалтера, опечатка в приказе и т. д. Ссылаться на то, что любая переплата является счетной ошибкой, неправильно. Ведь такая ошибка сейчас встречается редко. Бухгалтер уже давно не рассчитывает выплаты вручную, за него это делает учетная программа.
Однако некоторые суды признают сбой в бухгалтерской программе счетной ошибкой и обязывают сотрудника вернуть деньги учреждению. Например, такое решение недавно вынес Омский областной суд в апелляционном определении от 26.04.2018 № 33–1/865/2018. Но не принимайте единолично решение об удержании переплаты, которая возникла из-за сбоя в учетной программе, из зарплаты работников без их согласия. Есть риск, что во время трудовой проверки учреждение оштрафуют, и отменить штраф не получится даже в суде.
Рассмотрим ситуации, которые чаще всего приводят к ошибкам в выплатах.
С 13 апреля 2023 года Конституционный суд обязал платить компенсацию за задержку зарплаты и в том случае, если суд признал право работника на выплаты, которые работодатель ему не начислил.
Когда сотрудник обязан вернуть деньги
Излишне выплаченную зарплату можно взыскать только в исключительных случаях (ст. 137 ТК). Всего их три.
Первый: орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труда или простое (ч. 3 ст. 155 и ст. 157 ТК).
Второй: зарплату излишне выплатили в связи с неправомерными действиями работника, и это установлено судом.
Третий: сотруднику переплатили из-за арифметической ошибки. Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако судебная практика придерживается буквального толкования нормы. То есть счетной следует считать ошибку, которая произошла в подсчетах, когда бухгалтер, например, вместо сложения применил умножение (определение ВС № 59-В11-17). Вот типичный случай. В учреждении средний заработок для оплаты учебного отпуска бухгалтер считал вручную. Суммы по отдельности он рассчитал верно. Но когда складывал составные части выплаты, допустил ошибку в арифметических подсчетах. Поэтому работнику существенно переплатили. Суд обязал работника вернуть лишние деньги (апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2016 № 33–7119/2016).
Двойная оплата — это тоже частая ошибка. Хотя ее сложно квалифицировать как счетную, но некоторые суды встают на сторону работодателя. Рассмотрим пример.
Работодатель обратился в суд, чтобы признать переплату счетной ошибкой и взыскать ее с работницы. Третьим лицом в деле выступал ФСС. Представитель фонда и сама работница указали, что нет причин возвращать переплату, так как ошибку допустил бухгалтер и нет оснований считать ее счетной. Однако суд с этими доводами не согласился. Работницу обязали вернуть переплату (апелляционное определение Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу № 33–1279/2015).
Другие суды полагают, что если в действиях сотрудника нет виновных и недобросовестных действий, то нет оснований считать ошибку счетной (апелляционное определение Курганского областного суда от 12.05.2016 по делу № 33–1593/2016).
Когда суды рассматривают переплату как неосновательное обогащение, то применяют нормы гражданского права (ст. 1102 ГК). По этому основанию обязывают сотрудника вернуть средства работодателю (апелляционное определение Московского городского суда от 12.08.2016 по делу № 33–27074).
Как оформить удержание
Если допустили ошибку в арифметике и сотрудник продолжает работать, можете удержать излишнюю сумму из его заработка (ст. 137 ТК). Действовать нужно так.
1. Зафиксируйте переплату документально. Это можно сделать по выбору в одном из документов: объяснительной записке бухгалтера по расчету зарплаты, докладной записке главбуха, бухгалтерской справке-расчете или акте об обнаружении счетной ошибки. Формы этих документов учреждение разрабатывает и утверждает самостоятельно.
2. Отразите факт излишней выплаты, опишите причину, которая привела к переплате. Документы оформите в тот же день, когда обнаружили счетную ошибку.
Рассмотрим пример.
Работодатель представил суду акт обнаружения счетной ошибки, который составили сотрудники бухгалтерии за подписью главбуха. В акте указали, что работнику произвели излишнюю выплату в результате программного сбоя. Ошибка выразилась в том, что программа не вычла НДФЛ из общей суммы начисленного дохода работника при увольнении. Суд обязал работника вернуть переплату (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 25.03.2016 № 33–1060/2016).
3. Направьте сотруднику уведомление о наличии задолженности (см. образец 1). Укажите сумму переплаты и срок для погашения. Можете привести расчет. Предусмотрите место для отметки работника о его согласии или несогласии с фактом переплаты, а также способа ее возврата. Например, работник может внести наличные в кассу учреждения или согласиться на удержание при очередной выплате заработной платы.
Образец 1. Уведомление об излишней выплате
4. Издайте приказ об удержании, если работник согласен с тем, чтобы переплату удержали из его заработной платы (см. образец 2). Требований к форме приказа нет, поэтому можете утвердить и применять собственную форму.
Образец 2. Приказ об удержании переплаты
5. Ознакомьте работника с приказом под подпись. Сделать это нужно в течение месяца со дня, когда обнаружили и зафиксировали ошибку (ч. 3 ст. 137 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Если пропустите срок, удерживать деньги из заработной платы работника нельзя. Тогда, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно только через суд.
6. Соблюдайте очередность удержаний. Сначала нужно удерживать НДФЛ, затем задолженность работника по исполнительным документам (письма Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852, Роструда от 28.12.2006 № 2261-6-1). После этого погашайте задолженность перед организацией по излишним выплатам.
Воспользуйтесь нашими подсказками, чтобы грамотно расстаться с сотрудниками, которых нанимали на летний период. Для увольнения сезонных работников в Трудовом кодексе предусмотрены особые правила. Разобраться с ними поможет эта статья в карточках. Смотрите, какие документы оформить и выдать сезонному работнику при увольнении, как с ним рассчитаться и какие отчеты заполнить.
Когда переплату вернуть не удастся
Учреждению сложно будет вернуть переплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации. В этом случае существует два способа возмещения излишне выплаченных сумм: за счет работника (при наличии его согласия) или за счет виновного лица.
Рассмотрим пример.
« Работодатель обратился с иском в суд. Однако суд принял сторону сотрудницы и указал следующее.
Бухгалтер допустил ошибку в размере пособия не из-за арифметических действий, а по причине сбоя в работе компьютерной программы. Такую ошибку суд квалифицировал как техническую, а не счетную (апелляционное определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33–7642/2016).
Кроме того, сотруднику не придется ничего отдавать, если бухгалтер:
- оплатил отпуск большей продолжительности, чем положено, в результате чего отпускные оказались завышенными;
- учел премию, начисленную после расчетного периода, при расчете среднего заработка;
- выплатил зарплату сотруднику два раза;
- оплатил и отпускные, и зарплату за время отпуска;
- начислил надбавку, которая сотруднику не установлена;
- выплатил премию без распоряжения руководства.
Важно! В 2023 году изменили правила расчета НДФЛ. Теперь налог считают при каждой выплате зарплаты. Чтобы не попасть на штрафы и облегчить работу, работодатели могут сдвинуть сроки выплаты аванса. Как перенести сроки выплаты зарплаты за первую половину месяца в 2023 году рассказали специалисты Системы Главбух.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как списать НДС на расходы: порядок, проводки
- Как учитывать мотивированное мнение профсоюза
- Статья 127 ТК в последней редакции: отпуск с последующим увольнением
- Сколько дней отдыха положено донору за сдачу крови и как оплатить
- Ставка рефинансирования ЦБ РФ на сегодня в 2024 году: последние изменения