Полагаю, что такой документооборот поставлен правильно. Поскольку, как правило, кадровая служба ответственна за хранение документов по личному составу, к которым в том числе относятся ведомости по начислению зарплаты и приказы о премировании.
Обоснование
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:*
- документы налогового учета и отчетности;
- бухгалтерские документы.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.
Бухгалтерские документы делятся на три группы:
- формы отчетности;
- регистры бухучета;
- первичные документы.
Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как хранить документы в кадровой службе
Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.*
Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу
К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем* (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:
- приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);*
- личные дела;
- личные карточки;
- лицевые счета;
- ведомости по начислению зарплаты;*
- трудовые договоры;
- документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
- документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
- документы, подтверждающие вредные условия производства;
- списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
- формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Главбух советует: Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.
С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.