В таких случаях Минфин России рекомендует делать заранее ксерокопии чеков, заверенные подписью руководителя и печатью организации (письмо Минфина России от 17.09.08 № 03-03-07/22). К копии нужно приложить оригинал чека.
Обоснование
Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 35, Сентябрь 2012
Пять «золотых» правил хранения кассовых чеков
Как только чек оказался в бухгалтерии, надо не откладывая делать его копию. Чеки со временем выцветают, даже если глубоко закрыты в папках. А уж про прямые солнечные лучи и говорить нечего. Чтобы подтвердить расходы, безопаснее приложить к оригиналу копию чека, заверив ее подписью руководителя и печатью компании (письмо Минфина России от 17.09.08 № 03-03-07/22).
Намокший или смятый чек некоторые работники пытаются прогладить утюгом, чтобы он стал как новенький. Одним чекам повышенный градус не мешает, но другие от нагрева чернеют. Всему виной — свойства термобумаги. К примеру, автоперевозчики специально предупреждают в чеке — «Не нагревать». Так что подотчетников надо проинструктировать, чтобы приносили даже потрепанные чеки.
Кассовые чеки надо приложить к авансовому отчету. Но лучше без степлера. Бумага чека, как правило, тонкая, и он может оторваться. Поэтому надежнее приклеить его за краешек (чтобы из-за клея не потемнел цвет текста) на отдельный альбомный лист. Если же чеков много, их можно приклеить на один лист, но не накладывая друг на друга, а то потом невозможно будет прочитать суммы и даты.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Еще одна проблема возможна со сложенными чеками. Если сгиб попадет на цифры, через какое-то время не получится определить сумму. А если сгиб разорвется, есть риск, что часть документа потеряется. В таком случае расходы удается подтвердить товарным чеком, но иногда только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 04.02.11 № КА-А40/18116-10).
Хранить кассовые чеки надо четыре года, пока инспекция вправе провести проверку (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если же в периоде списания расходов компания получила убытки, то надо добавить к первоначальному сроку еще 10 лет. Сумма затрат по чекам обычно небольшая, но они тоже повлияли на результат деятельности. Поэтому в течение срока переноса убытков «первичку» безопаснее сохранить.