В данной ситуации вам необходимо оформить договор аренды транспортного средства без экипажа между компанией и физическим лицом (гражданской супругой директора). Пример договора по ссылке.
После заключения договора компания – Арендатор сможет принимать в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, расходы на ГСМ.
Обоснование
Из Справочника
Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа
Положения договора аренды транспортного средства | Аренда транспортного средства с экипажем | Аренда транспортного средства без экипажа |
Предмет договора |
Арендодатель: Основание – статья 632 Гражданского кодекса РФ |
Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование Услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией, арендодатель не оказывает. Основание – статья 642Гражданского кодекса РФ |
Порядок государственной регистрации | Не требуется (ст. 633 ГК РФ) | Не требуется (ст. 643 ГК РФ) |
Порядок заключения договора | В письменной форме независимо от срока (ст. 633 ГК РФ) | В письменной форме независимо от срока (ст. 643 ГК РФ) |
Кто оплачивает содержание транспортного средства (текущий и капитальный ремонт) | Арендодатель (ст. 634 ГК РФ) | Арендатор (ст. 644 ГК РФ) |
Кто оплачивает услуги экипажа |
Арендодатель* (ст. 635 ГК РФ)
Арендодатель для членов экипажа является работодателем. Он начисляет им зарплату и, соответственно, удерживает с нее НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ) Но если какие-либо выплаты в пользу водителей производит арендатор, то он становится налоговым агентом в отношении этих выплат (п. 1 ст. 226 НК РФ) В частности, если арендатор оплачивает экипажу стоимость питания, то он должен удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 октября 2011 г. № 03-04-06/6-285) |
Арендатор (ст. 645 ГК РФ) |
Кто оплачивает расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства(топливо, расходные материалы, транспортные сборы и т. п.) | Арендатор* (ст. 636 ГК РФ) | Арендатор (коммерческие и технические расходы (ст. 645 ГК РФ), эксплуатационные расходы* (ст. 646 ГК РФ))* |
Кто оплачивает расходы на страхование транспортного средства | Арендодатель (в т. ч. страхование ответственности за ущерб)* (ст. 637 ГК РФ) | Арендатор (в т. ч. страхование своей ответственности)*(ст. 646 ГК РФ) |
Право арендатора без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду | Имеет право* (п. 1 ст. 638 ГК РФ) | Имеет право* (п. 1 ст. 647 ГК РФ) |
Право арендатора без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки и иные договоры | Имеет право* (п. 2 ст. 638 ГК РФ) | Имеет право* (п. 2 ст. 647 ГК РФ) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортному средству | Арендатор, если арендодатель докажет, что повреждениетранспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды (ст. 639 ГК РФ) | Арендатор, если повреждение транспортного средствапроизошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников (ст. 1064, 1068 ГК РФ) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортным средством | Арендодатель (ст. 640 ГК РФ) | Арендатор (ст. 648 ГК РФ) |