Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 ноября 2015 10 просмотров

Сотрудник приобрел ГСМ для служебной машины в выходной день. Можно данный кассовый чек принят к возмещению.

Да, можно. Но для этого Вам необходимо документально подтвердить, что заправка в выходной день связана с производственной необходимостью. Для этого надо оформить правила внутреннего распорядка и путевой лист. Правила должны предусматривать работу в выходные дни и обеспечивать точный учет сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. Путевой лист же поможет подтвердить производственный характер поездки, а также фактический расход бензина. Если же такие документы не оформлены, то признать расходы на бензин при расчете налога на прибыль не удастся. Мало того, их придется включить в доход сотрудника. И соответственно удержать с них НДФЛ 13 процентов.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Может ли организация учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время
Да, может.
Но для этого организация должна документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого надо оформить ряд документов.
Во-первых, нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.
Если организация привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).
Для того чтобы обосновать необходимость работы в выходной день или вне графика, издайте приказ. В нем укажите причину, по которой понадобился автотранспорт, а также время и место его использования. Подробнее об этом см.:
Какими документами оформить привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники.
Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. В этом помогут первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист. При этом формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязаны применять лишь автотранспортные организации. Остальные организации вправе разрабатывать форму путевого листа самостоятельно.
Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, организации нужно иметь ряд документов. Во-первых, такие, которые обосновывают необходимость работы сотрудника вне графика. А во-вторых, те, что подтверждают затраты на приобретение ГСМ. И, конечно, оформленные по всем правилам путевые листы. Такой подход подтверждают налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).
Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», №2, февраль 2009
Учесть все расходы на ГСМ и не потерять их при проверке.
<…>
Теперь о документах, которые подтверждают фактические расходы на покупку бензина.
Налоговые инспекторы обязательно будут проверять кассовые чеки на бензин. Причем в первую очередь проверят, не включили ли вы в расходы сумму «входного» НДС.
Речь идет о двух ситуациях. Первая – когда НДС в чеке выделен, то есть указана его конкретная сумма. Вторая – когда в чеке просто отмечено, что в сумму включен НДС, но сумма его не указана. Если вы списали на расходы всю стоимость бензина по таким чекам, инспектор вычтет НДС из расходов. Причем если сумма НДС в чеке четко не указана, то он определит ее расчетным путем. Имейте это в виду.
Если же в чеке НДС не упоминается, тогда вы без проблем учитываете в расходах всю стоимость бензина.
Напомню, что в случае покупки бензина по безналу у вас должны быть соответствующие акты топливных компаний, распечатки-слипы об отпущенном количестве бензина и счета-фактуры.
Следующий момент, на который я хотела бы обратить ваше внимание. Налоговые инспекторы любят проверять даты и время заправок, которые указаны в «первичке». Зачастую заправки бывают в субботу и воскресенье. Запрета на это в кодексе нет. Но желательно, чтобы заправки соответствовали путевым листам. Если автомобиль ездил на заправку в выходной день, значит, это должно быть отражено в путевом листе. Проверяется все очень просто. Инспектор сравнивает показания спидометра в путевом листе на конец рабочего дня в пятницу и на утро в понедельник. Если они совпадают, сразу возникает вопрос: кто ездил на заправку в выходной. Тогда все говорят волшебное слово «канистра». Но вы должны понимать, что это может пройти один-два раза, не более. Постоянные заправки в канистру по выходным выглядят неправдоподобно. В итоге выяснится, что на машине ездили в выходные дни без путевых листов. Тогда снимут все расходы на ГСМ за данный месяц. И доказать что-либо даже в суде вы вряд ли сможете. Поскольку в путевых листах у вас указана недостоверная информация.
Как избежать таких проблем? Проще всего объяснить водителям, что заправляться нужно по рабочим дням и в рабочее время. Некоторые компании к этому вопросу подходят очень жестко. Если водители продолжают заправляться во внерабочее время, им просто не компенсируют расходы на такие заправки.
Комментарий редакции
Как подтвердить расходы на бензин в выходной день
Для того чтобы учесть затраты на покупку бензина в выходной день, требуются следующие документы. Во-первых, правила внутреннего распорядка. Они должны предусматривать работу в выходные дни и обеспечивать точный учет сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. А во-вторых, путевые листы. Они помогут подтвердить производственный характер поездки, а также фактический расход бензина. Так разъясняет письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@. Если же такие документы не оформлены, то признать расходы на бензин при расчете налога на прибыль не удастся. Мало того, их придется включить в доход сотрудника. И соответственно удержать с них НДФЛ 13 процентов. На это указывает письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861.
<…>
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления ВИП-поддержки
8 800 333-01-13
Если у Вас возникли дополнительные вопросы или Вы хотите обсудить полученный ответ

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка