Да, надо выписать расходный кассовый ордер.
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.
Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Сдача выручки из кассы обособленного подразделения в головную организацию».
В графе «Получатель» нужно указывать непосредственно того, кому выдаются деньги. В данном случае это водитель. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Об этом сказано в пункте 6.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
В графе «Принято от» ПКО также нужно написать ФИО водителя, то есть того, от кого непосредственно приняты денежные средства.
Обоснование
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными
Расходный кассовый ордер
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.*
Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам, кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную (форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте расходный кассовый ордер. Такие правила установлены пунктом 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
За отсутствующие (непредставленные) или несвоевременно оформленные приходные, расходные кассовые ордера организации грозит налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК РФ,ст. 2.1 КоАП РФ).*
Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
При этом Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ предусмотрена особенность применения указанных налоговых санкций. Если после 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) санкции взыскиваются по решениям, вынесенным до этой даты, применяются размеры штрафов, установленные прежней редакцией Налогового кодекса РФ. Такой порядок следует из положений пунктов 1 и 12 статьи 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ.
Организация обязана оприходовать наличную выручку по крайней мере в день ее получения (п. 11Методических рекомендаций, утвержденных письмом Банка России от 18 августа 1993 г. № 51).
Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:
– от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
– от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ) – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов;
– от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Административная ответственность за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров может быть применена и к организации. Размер штрафа составит от 40 000 руб. до 50 000 руб. Такая мера ответственности установлена статьей 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Отсутствие расходных кассовых ордеров приведет к недостаче денег в кассе. Сумма недостачи будет взыскиваться с кассира как с лица, несущего полную материальную ответственность (ст. 238 ТК РФ, перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Как заполнять ПКО
Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено.Например, если у вас закончилась паста в шариковой ручке, то бланк продолжайте заполнять новой ручкой, даже если оттенок или цвет у нее другой.
В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Оплата по договору от 12 сентября 2014 г. № 123», «Торговая выручка за смену».
В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.*
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее о том, когда нужно заполнять этот документ, см. В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера.
Если выдаете деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольном виде. Принимайте заявление только в том случае, если в нем есть:
- запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Как заполнять РКО
Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено.
В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 2 июня 2015 г. № 321».*
В строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Укажите номер и дату составления документов.
Такой порядок заполнения установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Нумеровать расходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, ни указанием Банка России от 3 февраля 2015 г. № 3558-У не установлены требования к нумерации.
Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Как работать с РКО: порядок действий
Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 6.1 – 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Этап 1. Кассир проверяет:*
- есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;
- соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;
- все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;
- совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого документа, который предъявляет получатель денег.
Этап 2. Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и передает расходный ордер получателю для проставления подписи.
Этап 3. Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.
Этап 4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Этап 5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
Этап 6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, или его представителю по доверенности. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. А у представителя – доверенность и паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). Об этом сказано в пункте 6.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Когда деньги выдаются по доверенности, нужно также проверить:
– соответствуют ли Ф. И. О. получателя, указанные в расходном кассовом ордере, данным из доверенности;
– соответствуют ли Ф. И. О. доверенного лица, указанные в доверенности и расходном кассовом ордере, данным его паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (в т. ч. организаций госсектора) или предпринимателей, то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.