Да, нужно.
По общему правилу, суточные, выплачиваемые работнику с разъездным характером работ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размерах, утвержденных в ЛНА.
Однако в случае отсутствия документального подтверждения разъездов сотрудника, организация не сможет доказать факт того, что выплаченные суммы являются компенсационными согласно статье 168.1 ТК РФ. Ведь суточные при разъездном характере работы – компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч.1 ст. 168.1 ТК РФ). Если документов, подтверждающих разъезды не имеется, нет оснований производить компенсационную выплату по трудовому законодательству и если она все же произведена, то она не может быть признана компенсационной и, соответственно, будет рассматриваться проверяющими из ИФНС и фондов, как иная выплата, произведенная в рамках трудовых отношений, не поименованная в статье 217 НК РФ и статье 9 Закона 212-ФЗ, а, значит, должна облагаться НДФЛ и взносами.
Обоснование
1. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы
Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.
Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182,от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26.Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).
2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС ПО ОТ 13.03.2014 №№ А65-12595/2013, Ф06-3697/2013
«Общество же установило фиксированные размеры компенсаций в связи с необходимостью возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием водителей - экспедиторов вне места постоянного жительства (суточные). Данные выплаты производятся вне зависимости от трудового результата, зависят от количества фактически проведенных в пути суток, соответственно, относятся к компенсациям согласно статьям 164, 168.1 ТК РФ.
В качестве подтверждения основания осуществленных выплат обществом представлены: трудовые договоры; отчеты о служебных поездках, утвержденные Приложением 2 Положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (от 01.02.2007); путевые листы; товарно-транспортные накладные; акты оказанных услуг.
Вышеуказанные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспортного средства и продолжительности поездки. Указанные документы позволяют подтвердить факт нахождения работника в разъездах, что является основанием для выплаты компенсации, а также установить ее размер в зависимости от количества дней (суток), проведенных вне места жительства.»