в законе 402-ФЗ ничего не говорится о том, как следует оформлять первичные документы, если ведение бухучета передано стороннему исполнителю. Поэтому данное условие необходимо отразить в договоре о бухгалтерском обслуживании.
Например, в договоре можно указать, что право подписи первичных (кассовых) учетных документов заказчика имеют генеральный директор, кассир, кладовщик и другие должностные лица организации-заказчика. Перечень этих лиц (с указанием видов документов, которые они имеют право подписывать) должен быть утвержден приказом директора. Сотрудникам исполнителя право подписи первичных учетных документов заказчика не передается.
Или в договоре о бухгалтерском обслуживании можно указать, что право подписи первичных (кассовых) документов имеют бухгалтеры-эксперты, которые ведут бухгалтерский и налоговый учет организации-заказчика. Перечень этих лиц (с указанием видов документов, которые они имеют право подписывать) также должен быть утвержден приказом директора организации-заказчика.
Кроме того, в указанный перечень можно включить как работников организации-заказчика, так и сотрудников организации, ведущей учет.
Основанием для изменений будет договор о бухгалтерском обслуживании.
Право второй подписи в банковской карточке компания может предоставить лицам, которым передано ведение бухучета, или оставить только первую подпись.
Если право подписи банковских документов предоставляется уполномоченным лицам на неопределённый (длительный) срок, нужно заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать образцы подписей замещающих лиц.
Право первой или второй подписи замещающим лицам можно предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей.
Основанием для внесения изменений в банковскую карточку будет заявление главбуха об уходе в декретный отпуск.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» VIP-версия.
1.Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
«Статья 9. Первичные учетные документы
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части*, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
2.Статья: Задайте вопрос коллегам-юристам и получите ответ в ближайшем номере
Наличие второй подписи в банковской карточке по-прежнему не является обязательным
Спрашивает Наталья Белозерова, юрист, г. Тверь
В нашей группе компаний бухучетом всех участников группы занимается одна специализированная компания. Но бухгалтеры только ведут учет и ничего не подписывают: формально функции ведения бухучета возложены на директоров. В банковской карточке образцов подписей у каждой компании тоже фигурирует только одна подпись – директора. Раньше для этого было достаточно предъявить в банк приказ о том, что функции ведения бухучета возложены на директора. Но с 01.01.13 такой вариант невозможен: директор должен возложить обязанность по ведению бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор об оказании услуг по ведению учета. Если компания передала ведение бухучета по договору стороннему лицу, обязательно ли передавать ему право второй подписи? И еще: если мы сделаем в структуре группы одну управляющую компанию, можно ли передать ей функции ведения бухучета?
Мнением поделилась Елена Лазарева, руководитель проектов практики «Юридическое и налоговое сопровождение» консалтинговои? группы «НЭО Центр»
Нет, передача функции ведения бухучета стороннему лицу не влечет за собой обязанности наделить это лицо правом второй подписи на платежных документах*. Что касается передачи функции ведения бухучета управляющей компании, то это возможно.
Руководитель компании (за исключением банков) обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо компании либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – закон № 402-ФЗ). Закон № 402-ФЗ не предусматривает ответственность или какие-либо негативные последствия за невыполнение этих требований. Но с 1 января 2013 года всю ответственность за ведение бухучета несет только руководитель, даже если он передал ведение бухучета другому лицу (п. 6 ч. 8 закона № 402-ФЗ).
Право первой подписи принадлежит руководителю компании, а также иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности, а право второй подписи – главбуху или лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта компании (абз. 3 п. 7.5, абз. 2 п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.06 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов <...>», далее – инструкция № 28-И). Право первой подписи можно передать третьим лицам, в том числе управляющей компании (абз. 5 п. 7.5 инструкции № 28-И). Право второй подписи компания может предоставить лицам, которым передано ведение бухучета* (абз. 3 п. 7.6 инструкции № 28-И). Но обязанности предоставлять право второй подписи ни инструкция, ни закон не предусматривают. Даже бухгалтерская отчетность теперь считается составленной после подписания директором ее бумажного экземпляра: подпись главбуха необязательна (ч. 8 ст. 13 закона № 402-ФЗ).
Журнал «Юрист компании» № 3, март 2014
3.Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)"
«Глава 7. Карточка с образцами подписей и оттиска печати
7.16. В случае если право первой или второй подписи предоставляется временно лицам, не указанным в карточке, к карточке представляются временные карточки, оформленные в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом в правом верхнем углу на лицевой стороне карточки проставляется отметка "Временная"*».
07.05.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.