Иногда возникает путаница с тем, какие делать проводки по расчету и начислению отпускных. Например, когда отпуск переходит на следующий месяц или сотрудник берет его авансом. Также путаница возникает из-за использования резерва по отпускам, особенно когда отпускные оказалась больше резерва. На примерах покажем, какие записи делать в учете.
Отпускные в 2024 году считаю по новым правилам. Как делать расчет отпускных в 2024 году по-новому на примерах и необходимые формулы, смотрите в Системе Главбух.
Отпускные: формулы, примеры и образцы
В бухучете не делите отпускные между месяцами
Если в бухучете у вас есть резерв под отпускные, значит, за счет него вы и будете списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года вы учитываете в расходах только отчисления в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). А сами отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включайте. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.
При этом проводку нужно делать сразу на всю сумму отпускных. Даже если время отдыха затрагивает несколько месяцев или полностью приходится на следующий месяц. То есть когда при этом работник фактически пойдет в отпуск, не имеет значения.
Начислены отпускные работникам проводка:
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– начислены отпускные за счет резерва;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению»
– начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»
– начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по медицинскому страхованию»
– начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– начислены отпускные проводка из резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.
Выплату отпускных отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.
В июне менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных равна:
1024 руб./дн. * 28 дн. = 28 672 руб.
В том числе:
за июнь:
1024 руб./дн. *15 дн. = 15 360 руб.;
за июль:
1024 руб./дн. * 13 дн. = 13 312 руб.
Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.
В июне:
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь–июль.
Списывать за счет резерва можно только суммы по тем отпускам, право на которые сотрудник уже заработал. Выплаты, начисленные за те дни отпуска, которые предоставлены авансом, нужно отражать без использования счета 96 . Дело в том, что зарезервировать средства под еще не заработанные сотрудником отпускные нельзя.
Все подсказки про оформление и расчет отпускных смотрите в Системе Главбух.
Читать все подсказки про отпускные
Компании, которые не создают резерв, списывают отпуска на затраты. В учете делают следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислены отпускные.
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.
Причем такие же записи делают и в случае с переходящим отдыхам. Дело в том, что распределять отпускные по месяцам не надо независимо от того, создает ли работодатель резервы или нет. Также не подойдет и использование счета 97 для затрат будущих периодов. Ведь этот счет используют, если суммы расходов отвечают трем критериям:
у организации были затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;
расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.
Второй случай, когда можно применять счет 97 – затраты прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Отпускные, которые начислили в текущем месяце за следующий, к таким расходам не относится.
В июне менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.
Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
1024 руб./дн. *28 дн. = 28 672 руб.
в том числе:
за июнь:
1024 руб./дн. * 15 дн. = 15 360 руб.;
за июль:
1024 руб./дн. * 13 дн. = 13 312 руб.
Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.
В июне:
Дебет 44 Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.
Но остается вопрос: какие проводки делать, если отпускные оказались больше или меньше созданного резерва
По факту сотрудники могут ходить в отпуска больше или меньше, чем изначально планировала организация. Если фактические расходы на выплату отпускных в течение года больше, чем размер созданного резерва на оплату отпускных этого работника, сумму превышения отражайте в общем порядке:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– отражена сумма отпускных в части, превышающей размер созданного резерва.
По состоянию на 31 декабря проведите инвентаризацию созданного резерва на оплату отпусков. Если окажется, что сумма начисленного резерва меньше фактических отпускных, доначислите резерв. Проводка такая:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
– доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков над величиной резерва.
Возможно, сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков. Важно, будет организация в следующем году создавать резерв на оплату отпусков или нет. В любом случае отразите прочий доход:
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 91
– отражена в составе прочих доходов сумма резерва на оплату отпусков на избыточную разницу.
Одновременно с выплатой отпускных начисляйте НДФЛ
При уплате НДФЛ с отпускных действует следующее правило. Датой фактического получения дохода является день его реальной выплаты. Значит, в этот же момент нужно начислить НДФЛ. А перечислить его в бюджет можно до конца месяца.
Продолжим, у Самохвалова сумма отпускных составила 28 629,87 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет. Сумма налога составила:
38 629,87 руб. * 13% = 5022 руб.
Значит, на руки работник получит 33 607,87 руб. (38 629,87 — 5022).
Бухгалтер компании начислил отпускные, перечислил их работнику, а также НДФЛ в бюджет в один день. То есть в дополнение к проводкам в примере 1 в тот же день, то есть 28 мая, он сделал еще две:
Дебет 70 Кредит 51
— 33 607,87 руб. — перечислены отпускные Самохвалову;
Дебет70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5022 руб. — удержан НДФЛ.
До конца месяца НДФЛ перечисляют в бюджет:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
— 5022 руб. — перечислен НДФЛ.
Выплаты по допотпускам списывайте за счет резерва, но не всегда
Сотруднику может полагаться дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительные отпуска делятся на обязательные в силу закона и те, которые работодатель может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором. Законодательство требует предоставлять допотпуска, к примеру, сотрудникам с ненормированным рабочим днем или тем, кто работает по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Отражать такие отпускные нужно по тем же правилам, которые мы описали выше. Но нужно учесть два момента.
Во-первых, расходы на дополнительные отпускные, не предусмотренные в законодательстве, безопаснее не учитывать при расчете налога на прибыль . Это запрещено (ст. 270 НК РФ). Значит, придется подсчитывать и отражать постоянное налоговое обязательство (ПНО). Но только по отпускным. Взносы с них можно в любом случае учесть, и никаких разниц не возникнет.
Во-вторых, дополнительный отпуск может полагаться работникам в связи с наступлением определенного события, например свадьбы или рождения ребенка. В таком случае отражать отпускные нужно без использования резерва, а по обычным счетам затрат. Ведь спрогнозировать такие события заранее невозможно, и, как следствие, зарезервировать под них средства не получится.
ООО «Торговая фирма "Гермес"» платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления. Организация является малым предприятием, резерв на оплату отпусков не создает.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в периоде их начисления.
В апреле менеджеру А.С. Кондратьеву предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Продолжительность отпуска – 3 календарных дня. Этот отпуск предусмотрен законодательством, привлечение к ненормированной работе оформлялось по правилам.
Отпуск предоставлен на период с 8 по 10 апреля.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме:
1024 руб./дн. × 3 дн. = 3072 руб.
Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет.
Отпускные начислены и выплачены Кондратьеву в апреле, в этом месяце проводки такие:
Дебет 44 Кредит 70
– 3072 руб. – начислены отпускные сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 399 руб. (3072 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Страховые взносы по единому тарифу»
– 921,60 руб. (3072 руб. × 30%) – начислены страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на травматизм»
– 6,14 руб. (3072 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 2673 руб. (3072 руб. – 399 руб.) – выплачены из кассы отпускные (за вычетом НДФЛ).
В налоговом учете всю сумму отпускных и начисленных с них страховых взносов бухгалтер учел в расходах в апреле:
3072 руб. + 921,60 руб. + 6,14 руб. = 3999,74 руб.
Материальную помощь к отпуску включайте в прочие расходы
Единовременные поощрения или материальная помощь к отпуску за счет средств компании являются прочими расходами. Поэтому в учете нужно сделать такую запись:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
— начислена материальная помощь сотруднику к отпуску.
Использовать в данном случае счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» оснований нет. Такой же вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2011 г. № 07-02-06/204 .
При досрочном прекращении отпуска проводки сторнируйте
Если сотрудника раньше времени вызвали на работу, то отпускные, которые вы ему начислили ранее, нужно рассчитать заново.
Порядок пересчета следующий. Из общей суммы отпускных следует вычесть отпускные, приходящиеся на дни, которые сотрудник не успел отгулять. Само собой, за те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, ему нужно начислить обычную зарплату.
В бухучете излишне выплаченные отпускные сторнируйте (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10). Исправления сделайте в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся неотгулянными дни отпуска, средний заработок для их оплаты нужно будет рассчитать заново.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: