Да, нужен. Это требует ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Согласно данному закону путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией (индивидуальным предпринимателем) для перевозки сотрудников, пассажиров, грузов или багажа. Никаких исключений для арендованного транспорта не предусмотрено.
Сотрудник полиции может потребовать у водителя путевой лист (п. 2.1.1 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 29 октября 1993 г. № 1090).
По мнению налоговиков, без путевых листов расходы на аренду не уменьшают облагаемую прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.06 №20-12/92786). Они не только используются для подтверждения расхода по ГСМ, но и показывают использование арендуемого транспорта в производственных целях.
Обоснование
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Какие документы может потребовать полицейский от водителя, который развозит товар клиентам
Сотрудник полиции может потребовать у водителя следующие документы:
- водительское удостоверение;
- регистрационные документы;
- документ на право владения, пользования, распоряжения транспортным средством. Например, доверенность на управление автомобилем организации в произвольной форме;
- полис ОСАГО;
-
путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз в установленных случаях. Например, при перевозке:
– лома и отходов цветных металлов (п. 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 мая 2001 г. № 370);
– жидкого хлора (п. 232 Правил, утвержденных приказом Ростехнадзора от 20 ноября 2013 г. № 554);
– этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (п. 1 ст. 10.2 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).
Такие правила прописаны в пункте 2.1.1 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090.
Документами на перевозимый груз являются товарно-транспортная накладная, форма № 1-Т которой утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, и транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Товарная накладная не является товаросопроводительным документом, поскольку в ней отсутствует транспортный раздел.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 45, Декабрь 2008
Важные решения окружных судов. Арендатор вправе не составлять путевые листы
По мнению налоговиков, арендатор обязан составлять путевые листы (пример – письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.06 № 20-12/92786). Они не только используются для подтверждения расхода ГСМ, но и показывают использование арендуемого транспорта в производственных целях. Без путевых листов даже расходы на аренду не уменьшают облагаемую прибыль, считают чиновники.
Однако в суде компаниям удается доказать право списать расходы на аренду автомобиля без путевых листов, поскольку обязанность составлять именно эти документы возложена только на собственника. Арендатор же может подтвердить свои расходы другими документами.
Но, как показывает сложившаяся арбитражная практика, такой позиции судьи придерживаются, когда арендатор не сам оплачивает расходы по ГСМ, а компенсирует их арендодателю (к примеру, сотруднику) в составе фиксированной платы за аренду автомобиля. Тогда признание расходов можно обосновать соглашением компании и сотрудника (там можно указать цель использования транспорта – «для нужд, связанных с производственной деятельностью»).
А вот если компания сама оплачивает ГСМ, то без путевых листов не обойтись – они позволяют доказать отсутствие сверхнормативного списания бензина, а также деловую цель поездок. Но вообще эти листы безопаснее оформлять в любом случае, иначе конфликт с проверяющими слишком вероятен.