Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
10 мая 2016 4 просмотра

В соответствии с условиями договора подряда, наша организация (Заказчик) дополнительно оплачивает накладные расходы по командированию сотрудников Подрядчика в размере их фактической величины на основании предоставленных копий документов. Перечень документов в договоре не указан. Подрядчик предоставил копии авансового отчета и служебного задания, которые утверждены руководителем, копии авиабилетов, копию протокола совещания. Достаточно ли такого набора документов для возмещения расходов? Необходимо ли потребовать копию приказа о направлении сотрудника в командировку в соответствии с пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, чтобы исключить претензии со стороны проверяющих?

Перечень документов не установлен, поэтому как раз в договоре стороны и должны его согласовать.

Наличие или отсутствие приказа вряд ли сильно повлияет на проверяющих, так как довольно часто проверяющие в принципе отказывают в принятии таких расходов, так как расходы на командировку сотрудников должен нести их работодатель, закладывая их в себестоимость работ, увеличивая тем самым выручку.

Но организации очень легко в спорах, в том числе в досудебных, побеждают налоговиков в таких ситуациях, если компенсация, как у Вас, предусмотрена договором. То есть это экономически обоснованный расход, осуществленный в соответствии с заключенным договором.

Обычно для компенсации расходов достаточно отчета с приложением копий подтверждающих понесенные расходы.

Из вопроса неясно компенсируются ли суточные или нет, если да, то наличие копии приказа необходимо, так как суточные определяются по нему.

Если суточные не компенсируются, а компенсируется проезд, то в принципе в приказе необходимости нет. Однако всегда лучше иметь больше документов, чем меньше. То есть наличие копии приказа никогда не будет лишней особенно в ситуации, когда перечень документов на компенсацию договором не установлен.

Обоснование

Из статьи (содержится в ВИП версии)

ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 9, МАЙ 2015

Формулировки договора о возмещении затрат исполнителю, которые экономят налоги

Стандартная ситуация, когда исполнитель оказывает услуги или выполняет работу иждивением заказчика. Но оформить документально такое иждивение можно по-разному: включить расходы в цену договора, оформить отдельное возмещение затрат или оплатить их непосредственно третьим лицам. С экономической точки зрения это равноценные варианты, поскольку расходы несет именно заказчик. А вот налоговые последствия будут разные.

Речь идет о командировочных, транспортных расходах, затратах на хранение, страхование и т. д. Обычно стороны договариваются о сумме компенсации без учета НДС, так как этот налог исполнитель возместит из бюджета.

Включение суммы компенсации в цену договора увеличит выручку исполнителя

При заключении договора стороны определяют цену из двух частей. Первая — постоянная, которая является вознаграждением исполнителя. Вторая часть цены определяется как сумма его некоторых расходов. Подрядчик рассчитывает их размер уже после исполнения предмета договора и подтверждает первичными документами. Этот вариант часто используется в арендных отношениях, но применим также в договорах подряда и возмездного оказания услуг.

В отношении договора аренды отметим следующее. Пункт 3 статьи 614 Гражданского кодекса запрещает менять арендную плату чаще одного раза в год. Однако Президиум ВАС РФ указал, что установление гибкого механизма расчета арендной платы не нарушает это требование. Главное, чтобы сам механизм не менялся чаще одного раза в год (п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Учет у исполнителя

Главная особенность этого варианта в том, что сумма расходов, выступая частью цены договора, включается в выручку исполнителя. Соответственно облагается налогом на прибыль и НДС. Исполнитель признает расходы в своем налоговом учете и заявляет по ним вычет НДС.

Возможна ситуация, когда часть расходов не включает в себя НДС, к примеру, услуги оказывали «упрощенцы» или «вмененщики». Тогда исполнитель не сможет ничего заявить к вычету, а вот начислить этот налог ему придется по ставке 18% со всей суммы возмещения, которая составляет часть цены договора. Но налоговыми потерями для исполнителя это не грозит — сумму НДС он получит от заказчика в общей цене договора и просто перечислит ее в бюджет. Риск возникает, если договор предусматривает отсрочку оплаты по договору. Тогда исполнителю придется отвлечь собственные деньги для перечисления налога.

По налогу на прибыль риск исполнителя в том, что инспекторы при проверке могут выявить пороки в первичных документах и отказать в признании затрат в налоговом учете. Тогда исполнитель потеряет на налоге на прибыль, поскольку цену договора такие претензии не изменят.

Но увеличение выручки за счет компенсаций позволит исполнителю признать собственные расходы на рекламу в большем объеме. Ведь основную часть таких затрат компания признает в пределах 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ). При росте предела растут и учитываемые затраты. Но это играет роль, только если у исполнителя есть рекламные расходы, которые превышают установленный предел.

Учет у заказчика

Расходы, включенные в цену договора, учитываются в составе выручки исполнителя, облагаемой налогом на прибыль и НДС

Компания отражает общую сумму по договору в расходах. Сумма НДС, которую она перечислит исполнителю, будет больше, чем в других вариантах оформления. Однако заказчик может заявить ее к вычету в обычном порядке. Если же договором предусмотрена отсрочка платежа, то он может сначала получить деньги из бюджета, а только потом перечислить их исполнителю в общей сумме по договору. Для заказчика этот вариант проще всего, так как он избавляет от споров с контролерами по поводу обоснованности затрат и вычетов.

Формулировка договора в случае, когда сумма компенсации включается в цену договора

На практике компании прописывают условия сделки так: «Стороны договорились определить цену Договора в следующем порядке:

—постоянная (фиксированная) часть — 1000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%;
—нефиксированная часть, равная сумме командировочных расходов Исполнителя без учета “входного” НДС. Она подтверждается отчетом, копиями первичных документов, заверенных Исполнителем, и иными документами в порядке, предусмотренном п. 5.8 Договора».

При возмещении расходов сверх цены договора исполнитель определяет сумму НДС по расчетной ставке

Стороны могут прописать в договоре, что, помимо цены работы или услуги, заказчик возмещает исполнителю определенные расходы. Последний должен подтвердить их сумму документально, представив вместе с отчетом копии «первички».

Учет у исполнителя

По налогу на прибыль четкой позиции нет. По мнению судов, сумма возмещаемых затрат не признается выручкой исполнителя для целей налога на прибыль (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.08 № Ф08-8206/07-3204А, Восточно-Сибирского от 21.03.07 № А74-3165/06-Ф02-1481/07 и от 14.07.05 № А33-23362/04-С3-Ф02-3274/05-С1 округов). Соответственно он не учитывает и суммы самих расходов, которые компенсирует заказчик.

Некоторые инспекторы на местах могут включить такое возмещение в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по Московской области от 03.02.05 № 21-27/28632). Однако доначислить налог на прибыль они не смогут, так как полученный доход будет уменьшен на сумму расходов.

Но в любом случае за пороки в первичных документах отвечает исполнитель. Если инспекторы сочтут, что расходы документально не подтверждены, то сумму возмещения они включат в налоговые доходы и доначислят налог на прибыль.

По НДС все тоже неоднозначно. Чиновники трактуют возмещение как сумму, связанную с оплатой товаров, работ или услуг. А она увеличивает базу по НДСисполнителя на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 162 НК РФ. Такие выводы содержатся в письмах Минфина России от 06.02.13 № 03-07-11/2568от 15.08.12 № 03-07-11/300от 02.03.10 № 03-07-11/37от 26.02.10 № 03-07-11/37 и от 22.06.10 № 03-07-08/183.

Налоговики считают, что отдельное возмещение затрат исполнителя облагается НДС, так как связано с оплатой товаров, работ или услуг

Исключение сделано для нескольких ситуаций, в частности:

—для средств, получаемых застройщиком от участников долевого строительства в порядке возмещения затрат на строительство недвижимости. И то, только если сам застройщик строительные работы не осуществляет, а привлекает к ним подрядные организации (письма Минфина России от 20.11.12 № 03-07-10/29от 15.08.12 № 03-07-10/17 и от 03.07.12 № 03-07-10/15);
—компенсаций административных штрафов арендодателю за нарушения, которые допустил арендатор транспортного средства (письмо Минфина России от 11.10.12 № 03-07-11/408).

Но главная неприятность заключается в том, что с сумм, связанных с оплатой товаров, работ или услуг, НДС определяется по расчетной ставке (п. 4 ст. 164 НК РФ). Выходит, что исполнителю придется перечислять налог в бюджет из собственных средств, то есть из средств, полученных от заказчика в качестве компенсации расходов.

Хотя бы частично сгладить негативные последствия можно, если предусмотреть в договоре, что сумма возмещаемых расходов увеличивается на сумму НДС. Завышение устанавливается таким образом, чтобы после определения НДС по расчетной ставке у исполнителя оставалась бы лишь сумма реальных расходов. Однако такое завышение налоговики, вероятнее всего, обяжут компанию включить в базу по налогу на прибыль. Потому как формально она не является компенсацией расходов исполнителя.

Учет у заказчика

Сумму возмещенных расходов заказчик признает в налоговом учете. Но делает это не в разрезе отдельных расходов: транспортных, командировочных и т. д., а отражает единой суммой на основании отчета исполнителя, который и является единственным контрагентом заказчика в этой операции.

Если в составе компенсируемых расходов заказчик перечисляет и сумму НДС, то этот вариант оформления самый невыгодный для него. По мнению чиновников, он не вправе принять к вычету этот налог. Аргументация Минфина России основана на пункте 18 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). В нем не явно, но указано, что счет-фактура по суммам, связанным с оплатой товаров, работ или услуг, выставляется в одном экземпляре, который остается в книге продаж исполнителя.

Соответственно без счета-фактуры у заказчика нет основания для вычета НДС. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 06.02.13 № 03-07-11/2568.

Сумму завышения компенсации на расчетный НДС вряд ли удастся учесть в налоговых расходах, так как формально это не оплата работы или услуги по договору и не компенсация расходов исполнителя.

Формулировка договора в случае, когда расходы возмещаются сверх цены договора

Компании прописывают условие: «Стороны договорились определить цену Договора в сумме 1000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%. Сверх указанной суммы Заказчик обязуется компенсировать Исполнителю затраты, связанные с исполнением Договора, без учета “входного” НДС в порядке, прописанном в разделе 4.2 Договора».

При оплате расходов непосредственно третьим лицам ответственность за пороки в документах несет заказчик

Максимальный контроль за действиями исполнителя дает вариант, когда заказчик оплачивает расходы третьим лицам. В этом случае документы выставляются на имя заказчика, исполнитель в них даже не упоминается.

Учет у исполнителя

Расходы в учете исполнителя не отражаются. Лишь в отчете он обосновывает необходимость тех или иных затрат и их связь с исполнением договора. Соответственно налоговых потерь он не несет. Но с административной точки зрения (согласование перечня затрат и их оплаты) этот вариант для исполнителя самый сложный.

Учет у заказчика

Компания признает сумму расходов в налоговом учете и принимает к вычету «входной» НДС. Главное, подтвердить их экономическую обоснованность. Для этого нужен подробный отчет исполнителя о том, зачем нужны были те или иные траты.

Максимальный контроль за действиями исполнителя достигается, если заказчик сам оплачивает расходы непосредственно третьим лицам

Без надлежащего обоснования налоговики могут отказать в признании расходов. Особенно если они произведены в интересах физлиц — работников компании-исполнителя. Такое возможно при компенсации командировочных расходов на проживание и проезд. Кроме того, если при проверке инспекторы обнаружат недочеты в документах, то претензии они предъявят именно заказчику.

Формулировка договора в ситуации, когда расходы оплачивает третьим лицам сам заказчик напрямую

Компании прописывают условие так: «2.1. Стороны договорились определить цену Договора в сумме 1000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%. <…>

5.3.1.Заказчик обязуется оплачивать расходы, необходимые Исполнителю для исполнения Договора. Для этого Исполнитель в порядке пункта 5.3.7 Договора заявляет необходимые ему затраты, а Заказчик в порядке пункта 5.3.8 Договора согласовывает и оплачивает их».

Для исполнителя выгоднее включить расходы в цену договора, а для заказчика — оплатить третьим лицам

Предположим, компания заказала организации-исполнителю провести в рекламных целях конференции в разных городах России от Калининграда до Владивостока. Стороны договорились, что вознаграждение исполнителя составит 1180 000 руб. с учетом НДС плюс компенсация командировочных расходов персонала компании-исполнителя.

По итогам выполнения договора сумма возмещаемых затрат равна 320000 руб. плюс «входной» НДС по ставке 18% в сумме 31000 руб. Рассчитаем налоговую нагрузку обеих сторон при разных способах оформления возмещения (см. табл. ниже).

ТАБЛИЦА. КАК ИЗМЕНИТСЯ НАЛОГОВАЯ НАГРУЗКА СТОРОН ПРИ РАЗНЫХ СПОСОБАХ ОФОРМЛЕНИЯ КОМПЕНСАЦИИ РАСХОДОВ

  Сумма возмещаемых расходов включена в цену договора, руб. Компенсация выплачивается сверх цены договора, руб. Заказчик оплачивает возмещаемые расходы третьим лицам, руб.
УЧЕТ У ИСПОЛНИТЕЛЯ
Налог на прибыль с выручки 264000
(1320 000 руб.х20%)
200000
(1000 000 руб.х20%)
200000
(1000 000 руб.х20%)
Уменьшение налога на прибыль в результате признания расходов по договору 64000
(320000 руб.х20%)
0 0
НДС к уплате в бюджет, полученный от заказчика 237600
(1320 000 руб.х18%)
180000
(1000 000 руб.х18%)
180000
(1000 000 руб.х18%)
НДС к уплате в бюджет по расчетной ставке 0 48814
(320000 руб.: 118х18)
0
«Входной» НДС к вычету 31000 31000 0
Налоговая нагрузка у исполнителя Увеличится на 169000 (264000 – 64000 – 31000) Увеличится на 217814 (200000 + 48814 – 31000) Увеличится на 200000
УЧЕТ У ЗАКАЗЧИКА
Уменьшение налога на прибыль в результате признания расходов по договору 264000
(1320 000 руб.х20%)
264000
(1320 000 руб.х20%)
264000
(1320 000 руб.х20%)
НДС, перечисленный исполнителю 237600
(1320 000 руб.х18%)
180000
(1000000 руб.х18%)
180000
(1000000 руб.х18%)
«Входной» НДС к вычету 237600 180000 211000
Налоговая нагрузка у заказчика Уменьшится на 264000 Уменьшится на 264000 Уменьшится на 295000
(–264000 + 180000 – 211000)

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка