Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24
31 мая 2016 11 просмотров

К нам обратилась наша бывшая сотрудница, уволенная больше двух лет назад с просьбой восстановить трудовую книжку (утерянную). После нашей организации она нигде официально не работала. У нее на руках есть заверенная нами ранее копия трудовой (на момент ее работы у нас).Подскажите можем ли мы оформить ей дубликат трудовой?Если да, то какой существует порядок оформления трудовой в этом случае, может быть есть образцы?

Да, вы можете оформить дубликат трудовой книжки.

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.

При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат».

Пример заполнения дубликата вы можете посмотреть в файле ответа.

Обоснование

Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить дубликат трудовой книжки

Когда оформлять дубликат

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:*

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Утеря книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:*

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.


Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.*


Ситуация: что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.*

<…>

Титульный лист

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.*

Сведения о работе

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы.* В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Записи заверяются печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать).*

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инcтрукции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Главбух советует: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.*

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.22.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.


Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

<…>

Из ситуации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы

Нет, нельзя.

Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.* Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69пунктом 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.*

Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 28 октября 2013 г. № 11-33532/13.

Из форм

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия Иванова
Имя Елена
Отчество Васильевна
Дата рождения 15.10.1955
(число, месяц, год)

Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность переводчик
Дата заполнения « 11 » августа 20 15 г.
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _____________

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек

_____________________________________
(разборчиво)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий трудовой стаж – 10 лет 7
месяцев 8 дней, непрерывный
трудовой стаж – 6 лет 7 месяцев 5
дней
Общество с ограниченной
ответственностью «Альфа» (ООО
«Альфа»)
03 03 1997 Принята в отдел кадров на
должность инспектора
Копия приказа от
03.03.1997 № 4-к
07 09 1999 Переведена в бухгалтерию на
должность кассира
Копия приказа от
07.09.1999 № 70-к
05 03 2001 Уволена по собственному желанию,
статья 31 Кодекса законов о труде
Российской Федерации
Копия приказа от
05.03.2001 № 90-к

(Продолжение)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и
ссылкой на статью, пункт
закона)
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Открытое акционерное общество
«Производственная фирма
"Мастер"» (ОАО
«Производственная фирма
"Мастер"»)
1 17 01 2002 Принята в административный
отдел на должность секретаря
Приказ от 17.01.2002
№ 55-к
2 21 07 2015

Трудовой договор прекращен
по инициативе работника, пункт 3
части 1 статьи 77 Трудового
кодекса Российской Федерации

Руководитель отдела кадров
_________ Е.Э. Громова

Работник
__________ Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2015
№ 78-к

Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления ВИП-поддержки

8 800 333-01-13
Если у Вас возникли дополнительные вопросы или Вы хотите обсудить полученный ответ

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка