Организационные документы: штатное расписание; коллективный договор; положение об оплате труда; положение о защите персональных данных; должностные инструкции; правила трудового распорядка.
Положение о премирование, положение о коммерческой тайне составляются в случае, если в трудовом договоре прописана ответственность за сохранение коммерческой тайны, выплата премий, положение о командировках - при наличии командировок.
Распорядительные документы: приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказы на прием, увольнение, перевод, отпуск, поощрение, командировки сотрудников); документы по личному составу (личные карточки).
Информационно-справочные документы: входящая документация (указания вышестоящих организаций; отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций; письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций; заявки, жалобы, предложения граждан); исходящая документация (ответы на входящие запросы; инициативные и информационные документы организации); внутренняя документация (внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки), другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Организация также обязана иметь трудовые договоры с сотрудниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, журнал регистрации приказов по личному составу, табели учета рабочего времени, график отпусков, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Организация обязана вести воинский учет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Подробный порядок организации кадрового учета содержится в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Виды документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
– организационные;
– распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
– информационно-справочные.
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Организационные документы
К организационным документам, в частности, относятся:
– штатное расписание;
– коллективный договор;
– положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, олжностные инструкции);
– правила (Правила трудового распорядка).
Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся:
– приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
– документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).
Подготовка организационных и распорядительных документов
Унифицированные формы некоторых организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В коммерческих организациях
Организация может по собственному выбору:
– использовать унифицированную форму документа, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Информационно-справочные документы
Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).
Во-первых, входящая документация:
– указания вышестоящих организаций;
– отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
– письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
– заявки, жалобы, предложения граждан.
Во-вторых, исходящая документация:
– ответы на входящие запросы;
– инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
В-третьих, внутренняя документация:
– внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
– другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Учет информационно-справочных документов
Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящейи исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
– прием;
– сортировка;
– рассмотрение руководством;
– направление исполнителям.
.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
14.04.2014 г.
С уважением,
Ирина Курдюкова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления «Система Главбух».