1. Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно/
Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников, организационные или технологические изменения и т. д. Если, например, директор организации решит переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей, то для этого он должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Пример штатного расписания приведен во вложении.
2. Да, местом работы водителя можно считать автомобиль. Единственное, не стоит указывать его конкретную марку и номер, т.к. при смене авто придется вносить соответствующие изменения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как составить штатное расписание
Назначение штатного расписания (161,52825)
Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ,раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обязательность составления (161,52826)
В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:
- штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
- штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).
Форма штатного расписания (161,52827)
Форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.
Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.
Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
Составление штатного расписания (161,52828)
Штатное расписание, в отличие от штатной расстановки, – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. *
Подписание штатного расписания (161,52829)
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписаниедолжен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Указанный подход рекомендуется применять, и если организация использует и самостоятельно разработанную форму штатногорасписания.
Изменение штатного расписания (161,52830)
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ о переименовании должности или об изменении размера зарплаты сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.
В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание (раздел 1указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Внести изменения можно двумя способами:
- издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
- оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.
Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции. *
Как составить штатную расстановку (131,71275)
Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.
Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.
Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.
По мере изменения фактической ситуации в организации: закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижений: увольнений, переводов и т. п., в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.
Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). На практике многие компании в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентируется.
2. Рекомендация: Пример заполнения штатного расписания
Когда понадобится: штатное расписание должно быть у организации всегда. В нем определяют перечень должностей работников компании с указанием численности штатных единиц и размеров окладов. Также в нем фиксируют размер надбавок и доплат.
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1
Код |
||||||||||||||||||||||||||||
Форма по ОКУД |
0301017 |
|||||||||||||||||||||||||||
по ОКПО |
00000000 |
|||||||||||||||||||||||||||
Номер |
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ |
15 |
29.08.2014 |
УТВЕРЖДЕНО |
|||||||||||||||||||||||||
Приказом организации от |
« |
29 |
» |
августа |
20 |
14 |
г. № |
90 |
||||||||||||||||||||
на период |
1 год |
с |
« |
1 |
» |
сентября |
20 |
14 |
г. |
Штат в количестве |
28 |
единиц |
||||||||||||||||
Код |
Должность |
Количество |
Тарифна |
Надбавки, руб. |
Всего, руб. |
Примечание |
||||||||||||||||||||||
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
||||||||||||||||||||
01 |
Директор |
1 |
30 000 |
– |
– |
– |
30 000 |
|||||||||||||||||||||
01 |
Секретарь |
1 |
8000 |
– |
– |
– |
8000 |
|||||||||||||||||||||
02 |
Главный бухгалтер |
1 |
25 000 |
– |
– |
– |
25 000 |
|||||||||||||||||||||
02 |
Бухгалтер |
1 |
20 000 |
– |
– |
– |
20 000 |
|||||||||||||||||||||
02 |
Помощник бухгалтера |
1 |
15 000 |
– |
– |
– |
15 000 |
|||||||||||||||||||||
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
||||||||||||||||||||
Итого |
28 |
х |
х |
х |
х |
367 000 |
||||||||||||||||||||||
Начальник отдела кадров |
Е.Э. Громова |
|||||
должность |
личная подпись |
расшифровка подписи |
||||
А.С. Глебова |
||||||
личная подпись |
расшифровка подписи |
|||||
3. Рекомендация: Как указать место работы в трудовом договоре с водителем, если он не находится в офисе
Поскольку работа водителя носит особый характер, в трудовом договоре с ним в качестве места работы укажите организацию, в которую сотрудника принимают на работу, и на разъездной характер работы (абз. 2, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Иногда работодатели в качестве места работы сотрудника-водителя указывают марку машины и ее государственный регистрационный номер. Однако если сотрудник поменяет транспортное средство, то нужно будет вносить изменения в трудовой договор. Поэтому указывать марку машины и ее номер не рекомендуется.
Из ответа «Как создать шаблон трудового договора для организации»
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости