Договор аренды недвижимости, заключенный на срок от одного года и выше, подлежит обязательной госрегистрации. Регистрировать в Росреестре договор аренды недвижимого имущества, заключенный на срок менее года, а затем пролонгированный на неопределенный срок, не нужно.
По общему правилу капитальный ремонт обязан проводить арендодатель. Однако стороны договора аренды имеют право распределить обязанности и по-другому. Договором аренды необходимо предусмотреть условие об обязанности арендатора произвести капитальный ремонт за свой счет. Капитальный ремонт арендованного имущества не относится к работам по его улучшению (не является неотделимыми улучшениями). Организация, арендуя основное средство у предпринимателя или гражданина, может учитывать затраты на капитальный ремонт в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого должны быть соблюдены следующие условия, а именно, по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет, и произведенные расходы должны соответствовать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Порядок документального оформления и отражения в бухучет затрат по ремонту приведен в рекомендации № 4.
Согласно официальным разъяснениям Минфина, организация вправе учесть при расчете налога на прибыль арендную плату за помещение, эксплуатация которого организация еще не начата в связи с проведением ремонтных работ (письмо Минфина России от 4.10.2011 № 03-03-06/1/622).
С доходов гражданина, не являющегося предпринимателем, по договору аренды нужно удержать НДФЛ. Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (договор аренды), не признаются объектом обложения страховыми взносами.
С доходов, полученных в рамках предпринимательской деятельности, предприниматель платит НДФЛ самостоятельно. Поэтому удерживать с него налог не нужно. В документах, на основании которых доход выплачивается предпринимателю, необходимо указать, что выплата производится в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как заключить договор аренды
Регистрация договора
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если организация сдает в аренду недвижимое имущество, то такой договор, заключенный на срок от одного года и выше, подлежит обязательной госрегистрации (п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ, п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66). Причем договор считается заключенным с момента такой регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).
Главбух советует: для того чтобы избежать регистрации договора аренды, заключите соглашение на срок менее года (п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ). По окончании этого периода продолжите исполнять условия договора (если нет возражений со стороны арендодателя или арендатора). Тогда соглашение будет пролонгировано на неопределенный срок (п. 2 ст. 621, п. 2 ст. 610 ГК РФ).
Ситуация: нужно ли регистрировать договор аренды в Росреестре, если он был заключен на срок менее года, а затем пролонгирован на неопределенный срок
Нет, не нужно.
В соответствии с пунктом 2 статьи 651 Гражданского кодекса РФ государственной регистрации подлежат договоры аренды, заключенные на срок не менее одного года. То есть от года и выше. Соглашения, пролонгированные на неопределенный срок, под данный порядок не подпадают. Поэтому в госрегистрации не нуждаются (п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16 февраля 2001 г. № 59).*
Ремонт и содержание арендованного имущества
Во время действия договора аренды может появиться необходимость ремонта арендованного имущества. Обязанности по ремонту распределяются следующим образом. По общему правилу капитальный ремонт обязан проводить арендодатель. Арендатор проводит текущий ремонт, поддерживает имущество в исправном состоянии и несет расходы на его содержание. Однако стороны имеют право распределить обязанности и по-другому. Такое условие следует прописать в договоре.*
Помимо ремонта стороны сделки вправе проводить улучшения арендованного имущества. Улучшения могут быть отделимыми и неотделимыми.
В общем случае произведенные арендатором отделимые улучшения являются его собственностью, неотделимые улучшения принадлежат арендодателю (поскольку они неразрывно связаны с объектом аренды). Если неотделимые улучшения проведены арендатором с согласия арендодателя, то последний компенсирует их (если другого не предусмотрено договором). В противном случае расходы арендатора возмещению не подлежат (исключение –аренда предприятия – ст. 662 ГК РФ).
Такие положения содержит статья 623 Гражданского кодекса РФ.
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2. Ситуация: Относится ли ремонт к неотделимым улучшениям арендованного имущества в целях бухучета и налогообложения
Нет, не относится.
Из норм гражданского законодательства следует, что ремонт арендованного имущества (как текущий, так и капитальный) не относится к работам по его улучшению. Улучшения – это новые дополнительные свойства имущества, без которых оно существовало и могло использоваться по назначению. Ремонт же нельзя признать улучшением, поскольку основной его целью является поддержание (восстановление) имущества в рабочем состоянии.*
Такой вывод можно сделать на основании статей 616, 623 Гражданского кодекса РФ и пункта 3.1 Положения, утвержденного постановлением Госстроя СССР от 29 декабря 1973 г. № 279. Подтверждает его арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 11 мая 2011 г. № КА-А41/3691-11,Дальневосточного округа от 22 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-1/4525 и Северо-Западного округа от 14 сентября 2005 г. № А56-4372/04). Применим данный вывод как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 2 ст. 1 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 11 НК РФ, письма Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/762, от 25 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/87).
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
3. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль затраты на ремонт основных средств производственного назначения учтите в составе прочих расходов (п. 1 ст. 260, подп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Ремонт арендованных ОС
Расходы на ремонт арендуемых основных средств учитывайте, если:
- арендодателем является сторонняя организация;
- согласно договору аренды организация обязана проводить ремонт за свой счет.
Это следует из пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ и статьи 616 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт основного средства, арендованного у предпринимателя или гражданина (сотрудника)
Да, можно, но не в составе расходов на ремонт по пункту 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Объясняется это так.
Затраты на ремонт основных средств можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов на основании статьи 260 Налогового кодекса РФ. Положения этой статьи распространяются также на расходы арендатора на ремонт амортизируемых основных средств, если стоимость этих расходов арендодатель не возмещает (п. 2 ст. 260 НК РФ). Однако основные средства, принадлежащие предпринимателям, гражданам (сотрудникам), не относятся к амортизируемым основным средствам для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 246, п. 1 ст. 256 НК РФ). Это запрещает их учитывать по правилам пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Подтверждают такой вывод Минфин России (письма от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462) и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 марта 2007 г. № Ф04-483/2007(31447-А67-40)).
Если организация создает резерв на ремонт основных средств в налоговом учете, расходы на ремонт объекта, полученного в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), спишите за счет этого резерва (абз. 4 п. 2 ст. 324 НК РФ). И это несмотря на то, что основные средства, полученные в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), не учитываются при формировании резерва, так как не являются амортизируемым имуществом (п. 2 ст. 324, п. 3 ст. 256 НК РФ).
Кроме того, расходы на ремонт основного средства, арендованного у предпринимателя или гражданина (сотрудника), можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должны быть соблюдены следующие условия:
- по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644ГК РФ);
- произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Такую точку зрения подтверждают контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 7 июня 2009 г. № 03-03-06/2/131, от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81,ФНС России от 17 августа 2009 г. № 3-2-13/181) и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 28 декабря 2010 г. № Ф09-10981/10-С3 и Северо-Кавказского округа от 24 апреля 2007 г. № Ф08-312/2007-133А).
Таким образом, организация, арендуя основное средство у предпринимателя или гражданина (сотрудника), не может учитывать затраты на его ремонт по пункту 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ, но может отнести их на другие прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ) или списать за счет резерва на ремонт.*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Рекомендация: Как провести и отразить в бухучете ремонт основных средств
Документальное оформление
Необходимость проведения ремонтных работ подтвердите документально (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость).*
Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, не установлено, используйте самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В акте необходимо указать неисправности основного средства и предложения по их устранению.
Количество экземпляров акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектной ведомости) будет зависеть от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать основные средства, достаточно одного экземпляра. Если работы будет выполнять сторонняя организация, акт (дефектную ведомость) лучше заполнить в нескольких экземплярах по числу участвующих в ремонте компаний. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.
Если организация выполняет ремонтные работы не собственными силами, с исполнителями должен быть заключен договор подряда (ст. 702 ГК РФ).
Главбух советует: если основное средство передается подрядчику для длительного ремонта, оформите акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт. В случае утраты (порчи) основного средства подписанный акт позволит организации потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу основного средства подрядчику будет затруднительно.
По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по форме № ОС-3. Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт. Только в первом случае организация оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывается:
- приемочной комиссией, созданной в организации;
- сотрудником, ответственным за ремонт основного средства (или представителем подрядчика);
- сотрудником, ответственным за сохранность основного средства после ремонта.
После этого акт утверждается руководителем организации и передается бухгалтеру. При получении акта сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства по форме № ОС-6 (ОС-6а) или в инвентарной книге по форме № ОС-6б (предназначена для малых предприятий). Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
Если подрядчик проводил ремонтные работы здания (сооружения или помещения), которые признаются строительно-монтажными, то дополнительно к акту по форме № ОС-3 должны быть подписаны акт приемки по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.
Бухучет
Затраты на ремонт основных средств относятся к текущим расходам организации (абз. 2 п. 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, п. 13 ПБУ 10/99). За исключением затрат на ремонт основных средств, первоначальная стоимость которых не сформирована (т. е. которые не учтены на счете 01(03)). В этом случае расходы на ремонт включите в первоначальную стоимость таких основных средств (п. 8 ПБУ 6/01).
Отражение в бухучете расходов на ремонт основных средств зависит от того, каким способом – подрядным или хозяйственным – они выполнены.
Расходы на проведение ремонта собственными силами состоят:
- из стоимости запасных частей и расходных материалов. Приобретенные для ремонта запчасти и материалы учтите в составе МПЗ;
- из зарплаты сотрудников, выполнивших ремонт;
- из страховых взносов, начисленных с зарплаты сотрудников и т. д.
Если организация выполняет ремонт основных средств с привлечением подрядчика, то расходы на выплату ему вознаграждения отразите проводкой:
Дебет 20 (25, 26, 29, 44...) Кредит 60
– учтены затраты на ремонт основного средства, выполненный подрядным способом.
Такой порядок следует из пунктов 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
5. Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль арендную плату за помещение, эксплуатацию которого организация еще не начала
Да, можно.
Расходы на аренду помещения, понесенные организацией до начала его эксплуатации (например, в период проведения реконструкции арендованных помещений), уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/622).
Ранее сотрудники финансового ведомства предлагали учитывать аналогичные расходы как прочие расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов (организацию бизнеса в арендованном помещении) (подп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая точка зрения отражена в письме Минфина России от 20 августа 2007 г. № 03-03-06/2/155. Разделяли эту позицию и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 июня 2006 г. № А38-4713-12/257-2005(12/7-2006)).
В связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России, содержащихся в письме от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/622, организация вправе следовать им.
Признать арендную плату в составе расходов нужно на одну из следующих дат:
- на дату их уплаты;
- на дату выставления арендодателем счетов;
- в последний день отчетного периода.
Такой порядок установлен подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 и подпунктом 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.*
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
6. Ситуация: Нужно ли удержать НДФЛ с доходов гражданина по договору аренды. Организация арендует помещение у гражданина, не являющегося предпринимателем
Да, нужно.
В большинстве случаев НДФЛ должны удержать и перечислить в бюджет налоговые агенты (источники выплаты дохода). Но иногда получатель дохода уплачивает НДФЛ самостоятельно (в таких случаях организация не будет налоговым агентом) (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).
Перечень доходов, с которых гражданин, не являющийся предпринимателем, должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ, приведен в пункте 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ. В частности, в него входят доходы, полученные по гражданско-правовым договорам от граждан или организаций, которые не являются налоговыми агентами (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ). К таким доходам относятся, например, выплаты, полученные от банка по его векселям или от иностранной организации, которая не имеет в России обособленных подразделений. Российские организации-арендаторы признаются налоговыми агентами (п. 1 ст. 226 НК РФ). Следовательно, с суммы арендной платы по договору аренды, заключенному с российской организацией, гражданин самостоятельно налог не рассчитывает и не уплачивает. В этом случае удержать и перечислить НДФЛ должна организация-арендатор (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Возложить обязанность по уплате НДФЛ на гражданина организация-арендатор (налоговый агент) не вправе (п. 5 ст. 3 НК РФ). В частности, условие в договоре аренды (дополнительном соглашении к нему) о том, что гражданин самостоятельно рассчитывает и уплачивает НДФЛ с полученных доходов, является ничтожным.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 7 сентября 2012 г. № 03-04-06/8-272, от 5 августа 2011 г. № 03-04-06/3-179, от 15 июля 2010 г. № 03-04-06/3-148, от 13 июля 2010 г. № 03-04-06/3-144, от 7 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/83 и ФНС России от 1 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14854.
Кроме того, в случае если организация возмещает гражданину-арендодателю коммунальные расходы, размер которых не зависит от фактического потребления коммунальных и эксплуатационных услуг (отопление, домофон и т. п.), то с суммы такой компенсации также следует удержать НДФЛ. Если же размер возмещаемых затрат зависит от фактического потребления коммунальных услуг (водоснабжение, электроснабжение, газоснабжение и т. п.), то у арендодателя не возникает экономической выгоды. Следовательно, НДФЛ с сумм такой компенсации удерживать не нужно.
Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 7 сентября 2012 г. № 03-04-06/8-272.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
7. Рекомендация: На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование
Необлагаемые выплаты
Не относятся к объектам обложения страховыми взносами выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных имущественных прав, и договоров, связанных с передачей в пользование имущества или имущественных прав (кроме авторских договоров) (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам могут относиться, например, договоры аренды, ссуды или дарения (письма Минздравсоцразвития России от 12 августа 2010 г. № 2622-19 и ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985).
Подробнее об этом см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и авторским договорам.
Любовь Котова, заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России
8. Рекомендация: Кто должен платить НДФЛ
Удержание НДФЛ налоговым агентом
В большинстве случаев НДФЛ должны удержать и заплатить в бюджет налоговые агенты (источники выплаты дохода). Но иногда получатель дохода платит налог самостоятельно (в таких случаях организация не будет налоговым агентом) (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).
Организация не обязана удерживать НДФЛ в случаях:
- если выплачивает доход предпринимателю или другому человеку, занимающемуся частной практикой (например, нотариусу, адвокату) (ст. 227 НК РФ);
- если выплачивает доход, налог с которого получатели платят самостоятельно (п. 1 ст. 228 НК РФ);
- если является источником дохода по операциям купли-продажи ценных бумаг, финансовых инструментов срочных сделок и не выступает при этом брокером, доверительным управляющим или другим посредником (п. 18 ст. 214.1 НК РФ).
В остальных случаях организация (обособленное подразделение иностранной организации) признается налоговым агентом и обязана удержать налог с получателя дохода (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). При этом обособленные подразделения иностранных организаций должны исполнять обязанности налоговых агентов независимо от того, имеют они статус постоянных представительств или нет, есть баланс и банковские счета или нет (письма Минфина России от 6 августа 2013 г. № 03-04-06/31538 и от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/299).
Уплата НДФЛ предпринимателями
С доходов, полученных в рамках предпринимательской деятельности, предприниматель платит НДФЛ самостоятельно (п. 2 ст. 226, п. 1 ст. 227 НК РФ). Поэтому удерживать с него налог не нужно.
В документах, на основании которых доход выплачивается предпринимателю, необходимо указать, что выплата производится в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности (письмо Минфина России от 1 февраля 2011 г. № 03-04-06/3-14).
При выплате дохода желательно проверить:
- свидетельство о его регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
- свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.
Требовать дополнительные документы у нотариусов и других людей, занимающихся частной практикой, не нужно.
Главбух советует: сохраняйте документы, подтверждающие, что контрагент организации, которому выплачен доход, является предпринимателем. Это поможет доказать статус получателя дохода при налоговой проверке.
Помимо копии свидетельства о регистрации, статус предпринимателя, которому организация выплатила доход, можно подтвердить также документами, которые он обязан выдавать покупателям при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг): кассовым или товарным чеком, счетом-фактурой, закупочным актом и т. д., содержащими информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя. Правомерность использования этих документов для освобождения от обязанностей налогового агента при расчетах с предпринимателями подтверждена письмом Минфина России от 7 мая 2007 г. № 03-04-06-01/139.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса