Ответ: Сотрудник, в данном случае директор, вправе получить возмещение по расходам за свой счет, которые связаны с выполнением поручений работодателя и были им одобрены. Например, если не получал под отчет деньги, но закупил товар или оплатил услуги для нужд организации.
Когда сотрудник оплачивает за свой счет товары, работы, услуги для производственных нужд, он выступает от имени работодателя. В связи с этим необходимо составить документы, из которых будет ясно, что работодатель одобрил такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК). Для этого нужно составить локальный нормативный акт и прописать в нем порядок компенсации сотруднику расходов в интересах работодателя на приобретение товаров, услуг, работ. Таким документом может быть приказ или положение о порядке возмещения сотрудникам расходов, оплаченных за счет собственных средств.
Унифицированной формы локального нормативного акта нет. Работодатель вправе разработать его самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В локальном нормативном акте отразите:
- список сотрудников, которые могут тратить собственные средства на нужды работодателя;
- цели расходования средств;
- порядок информирования работодателя о необходимости трат и порядок согласования;
- документальное подтверждение расходов. Укажите форму отчета и перечень необходимых документов;
- сроки представления отчета о потраченных средствах;
- сроки выплаты компенсации.
Для того чтобы предъявить расходы работодателю и получить компенсацию, сотрудник оформляет отчет о потраченных средствах. Авансовый отчет в данной ситуации не нужен, потому что сотрудник не получал деньги от работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). К отчету о расходах сотрудник должен приложить подтверждающие расходы документы. В их числе могут быть, например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, квитанции электронных терминалов и т. п. Можно использовать документы по аналогии с теми, которые необходимы при подотчете.
Как возместить расходы сотруднику, если не было подотчета
Сотрудник вправе получить возмещение по расходам за свой счет, которые связаны с выполнением поручений работодателя и были им одобрены. Например, если не получал под отчет деньги, но закупил товар для нужд организации или потратил на проживание в командировке собственные средства. В рекомендации – порядок, бухучет и размеры возмещения расходов.
Работодатель вправе определить, какие затраты, помимо обязательных, он возместит работнику. Ситуации, в которых работодатель выплатит компенсацию сотруднику, следует заранее указать в локальном нормативном акте работодателя (ст. 22 ТК).
Невозмещаемые расходы
Работодатель не обязан возмещать расходы, которые не перечислены в Трудовом кодексе. Кроме того, работодатель не обязан компенсировать расходы, которые работник с ним не согласовал. Это подтвердил Верховный суд Республики Башкортостан (определение от 14.03.2019 по делу № 33-5422/2019).
Какие документы нужны, чтобы оформить возмещение расходов сотруднику, если не было подотчета
Когда сотрудник оплачивает за свой счет товары, работы, услуги для производственных нужд, он выступает от имени работодателя. В связи с этим необходимо составить документы, из которых будет ясно, что работодатель одобрил такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК). Для этого нужно составить локальный нормативный акт и прописать в нем порядок компенсации сотруднику расходов в интересах работодателя на приобретение товаров, услуг, работ. Таким документом может быть приказ или положение о порядке возмещения сотрудникам расходов, оплаченных за счет собственных средств.
Унифицированной формы локального нормативного акта нет. Работодатель вправе разработать его самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В локальном нормативном акте отразите:
список сотрудников, которые могут тратить собственные средства на нужды работодателя;
цели расходования средств;
порядок информирования работодателя о необходимости трат и порядок согласования;
документальное подтверждение расходов. Укажите форму отчета и перечень необходимых документов;
сроки представления отчета о потраченных средствах;
сроки выплаты компенсации.
Воспользуйтесь образцом приказа о порядке возмещения сотрудникам расходов за счет собственных средств. Подробно о том, как составить локальный нормативный акт, какие реквизиты должны быть в нем, как ознакомить с документом сотрудников, читайте в рекомендации Как разработать и утвердить локальные акты в организации. С локальным нормативным актом нужно ознакомить каждого сотрудника из перечня под подпись.
Отчет о потраченных средствах
Для того чтобы предъявить расходы работодателю и получить компенсацию, сотрудник оформляет отчет о потраченных средствах. Авансовый отчет в данной ситуации не нужен, потому что сотрудник не получал деньги от работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Подробнее смотрите Нужно ли оформлять авансовый отчет, если сотрудник приобрел товары для организации за свой счет.
К отчету о расходах сотрудник должен приложить подтверждающие расходы документы. В их числе могут быть, например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, квитанции электронных терминалов и т. п. Можно использовать документы по аналогии с теми, которые необходимы при подотчете. Подробнее смотрите Как указать в авансовом отчете расходы и подтверждающие их документы.
Ниже приведены примеры приказа о порядке возмещения расходов и отчета о потраченных средствах.
Платежные документы
Выплатить сумму компенсации сотруднику можно через кассу или безналичным переводом на его банковскую карту.
Через кассу. Чтобы выплатить компенсацию через кассу, нужно оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). В строке «Выдать» укажите Ф. И. О. получателя денег. В строке «Основание» напишите содержание хозяйственной операции, например: «Возмещение расходов по отчету от 20.04.2021». Подробнее смотрите Как заполнить расходный кассовый ордер.
На банковскую карту. Когда перечисляете компенсацию сотруднику на его счет в банке, в поле 24 «Назначение платежа» платежки напишите, например, так: «Возмещение расходов, которые произведены в интересах организации, на основании отчета от 20.04.2021».
Для выплат, которые не относятся к доходам физлиц, в поле 20 «Наз. пл.» платежки можно указать код «2». Подробнее смотрите Какой код указывать в поле 20 платежки на подотчетные, выдачу и возврат займа, возврат средств клиентам.
При выплате компенсации сотруднику не нужно соблюдать лимит расчетов в размере 100 тыс. руб. Подробнее смотрите Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств.
Как считать налоги и взносы при компенсации сотруднику потраченных денег
Порядок налогообложения и начисления страховых взносов на компенсацию сотрудника зависит от того, обязательная ли компенсация или нет, и согласовал ли сотрудник расходы, которые компенсирует работодатель. О налогообложении расходов, которые не подтверждены документами, читайте Как отразится на расчете налогов и взносов возмещение расходов подотчетному лицу без оправдательных документов.
Налог на прибыль. Сумму компенсации по обязательным расходам можно учесть при расчете налога на прибыль как экономически обоснованные расходы. При этом расходы нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 и подпунктов 4, 5 пункта 7 статьи 272 НК. То есть, если обязательные расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль.
Момент, когда компенсация расходов сотруднику уменьшит облагаемую прибыль, зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет работодатель. При методе начисления расходы признавайте на дату, когда утверждаете отчет о расходах. Подробнее о признании расходов при методе начисления смотрите Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления. При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК).
УСН. Важно, какой объект налогообложения по УСН выбрал работодатель. Если объект налогообложения – «доходы», компенсация обязательных расходов УСН не уменьшит. При таком объекте налогообложения не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК).
Когда объект налогообложения – «доходы минус расходы», нужно ориентироваться на закрытый список расходов в статье 346.16 НК. В нем, в частности, названы расходы на командировки (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). Подробнее — Как учесть при расчете УСН расходы на проезд в командировку на автомобиле.
НДФЛ и взносы. С компенсации расходов, которые работодатель обязан возместить по закону, не надо удерживать НДФЛ и начислять взносы. Они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождены от НДФЛ и взносов на основании абзаца 2 пункта 1 статьи 217, абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК.
Подробно о возмещении расходов сотруднику, если не было подотчета материалы Системы Главбух.
Как возместить расходы сотруднику, если не было подотчета
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени