перед уходом на больничный по беременности и родам, генеральный директор должна подписать следующие документы: 1) приказ - в нем надо зафиксировать передачу своих функций (их часть) заместителю. Составить приказ должен главбух или кадровик; 2) дополнительное соглашение с замом к его трудовому договору. Юристы полагают, что если обязанности замещать руководителя зафиксированы в трудовом договоре заместителя, то такое соглашение можно не составлять. Однако более правильным будет подстраховаться и составить этот документ. В любом случае он будет нелишним. В допсоглашении можно установить перечень передаваемых полномочий (к примеру, прием и увольнение работников, заключение договоров от имени компании); 3)доверенность - несмотря на приказ о возложении полномочий на другого работника, могут возникнуть проблемы с оформлением документов, поэтому нужно выдать доверенность исполняющему обязанности. В ней следует определить, какие функции руководитель передает (например, подписание договоров); документ надо завизировать и поставить печать компании. В банк также необходимо предоставить вышеперечисленные документы, для замены первой подписи в карточке (подп. «д» п. 4.1 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Следует отметить, что уведомлять налоговую инспекцию о временном отсутствии генерального директора не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Статья: Как Генеральному Директору передать «штурвал» на время своего отсутствия
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Какие документы Вам следует подписать, направляясь в отпуск или командировку
Нужно ли доплачивать заместителю за то, что он временно будет исполнять Ваши обязанности
Чтобы назначить исполняющего Ваши обязанности, нужно получить письменное согласие сотрудника, определить срок выполнения работы (ст. 60.2 и 151 ТК РФ). На практике часто возникают такие вопросы:*
- нужно ли получать согласие заместителя исполнять обязанности директора, если это прямо прописано в трудовом договоре с замом?
- нужно ли доплачивать заместителю (иному и. о.) за то, что он исполняет Ваши обязанности?
Вопрос 1: нужно ли брать с заместителя письменное согласие
Ответ на этот вопрос зависит от того, сколько замов у Генерального Директора. Допустим, у Вас один заместитель. Тогда в его трудовом договоре, а также должностной инструкции нужно написать, что именно он исполняет обязанности Генерального Директора во время Вашего отсутствия. В этом случае получать каждый раз письменное согласие зама не потребуется. Достаточно будет издавать приказ о назначении заместителя исполняющим обязанности.*
Вторая ситуация – у Вас несколько замов. Тогда определите, кто из них будет замещать Вас на время отпуска, командировки. Ведь нести ответственность за все происходящее в компании должен кто-то один. Если окажется, что штатный заместитель не в состоянии работать за Вас (например, он заболел), то назначить временным руководителем Вы можете любого другого зама или сотрудника. Вот в этом случае с него надо будет взять письменное согласие.
Нужно ли заму ставить буквы «и. о.»
Часто сотрудник, исполняющий обязанности, перед наименованием должности пишет «и. о.», затем ставит подпись. Это неправильно. В документе «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30–2003) сказано, что в реквизит «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи. Должности «исполняющий обязанности» не существует. Значит, замещающему Вас работнику нужно ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Подписанные им документы будут действительны, так как ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).
Подготовлено редакцией журнала «Зарплата»
Вопрос 2: нужно ли доплачивать исполняющему обязанности
Раньше в законодательстве было прямо сказано, что штатный заместитель или помощник отсутствующего работника (Генерального Директора), главный инженер предприятия в период временного замещения руководителя не имеют права на получение разницы в окладах1. Однако в 2003 году вышло определение Верховного суда РФ (от 11.03.2003 №КАС03-25), которое отменило данное правило. В определении сказано, что за замещение Генерального Директора доплата положена, причем неважно, кто его подменяет – заместитель, в трудовом договоре которого прописаны эти обязанности, или иной сотрудник. О доплате за исполнение обязанностей отсутствующего руководителя компании сказано и в Трудовом кодексе – в статье 151. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обратите внимание: доплаты заместителям и другим работникам за выполнение Вашей работы уменьшают базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ). Их списывают в качестве расходов на оплату труда. Однако на них придется начислить страховые взносы и взносы на случай травматизма.
Какие документы Вам следует подписать, прежде чем отправиться в отпуск или командировку*
1. Приказ. В нем надо зафиксировать, что Вы передаете свои функции (их часть) заместителю. Составить приказ должен Ваш главбух или кадровик. Как быть, если директор не может подписать приказ? (К сожалению, в жизни бывает всякое, и никто не застрахован, например, от внезапной болезни.) В такой ситуации вопрос о назначении исполняющего обязанности руководителя должны решать участники общества на своем внеочередном собрании.
2. Дополнительное соглашение с замом к его трудовому договору. Юристы полагают, что если обязанности замещать Вас зафиксированы в трудовом договоре заместителя, то такое соглашение можно не составлять. Однако кадровики, как правило, подстраховываются и оформляют этот документ. В любом случае он будет нелишним. В допсоглашении можно установить перечень передаваемых полномочий (к примеру, прием и увольнение работников, заключение договоров от имени компании).
3. Доверенность. Несмотря на приказ о возложении Ваших полномочий на другого работника, могут возникнуть проблемы с оформлением документов, поэтому нужно выдать доверенность исполняющему обязанности. В ней следует определить, какие функции Вы передаете (например, подписание договоров); документ надо завизировать и поставить печать компании (см. Что написать в доверенности).
После отпуска. Вы должны издать приказ о прекращении исполнения сотрудником Ваших обязанностей и о прекращении действия дополнительного соглашения.
Что написать в доверенности*
«Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора _______, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает (паспорт _______, выдан _______, зарегистрирован по адресу _______), занимающего должность _______, на основании решения общего собрания участников (протокол _______ от _______) осуществлять следующие действия:
1. Представлять интересы Общества во всех государственных, общественных и коммерческих организациях по вопросам, связанным с деятельностью Общества.
2. Осуществлять руководство Обществом, в том числе заключать любые сделки и подписывать от имени Общества договоры и иные необходимые документы, связанные с его деятельностью, открывать расчетные счета, подписывать финансовые документы, связанные с деятельностью Общества, осуществлять иные действия, связанные с руководством Обществом.
3. Принимать и увольнять сотрудников Общества, в том числе заключать с ними трудовые договоры, а также осуществлять иные действия от лица Общества по всем вопросам, связанным с трудовыми правоотношениями (применение поощрений и дисциплинарных взысканий, заключение договоров о полной материальной ответственности и т. п.)».
Подготовлено редакцией журнала «Зарплата»
Сноска 1
См. разъяснения ВЦСПС от 29.12.1965 №39 «О порядке оплаты временного заместительства». – Примеч. редакции.
Журнал «Генеральный директор», №6, 2012 г.
2. Ситуация: Какие документы при открытии расчетного счета в России подтверждают право первой и второй подписи банковских расчетных документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, кто подписывает банковские документы.*
Чтобы заключить договор банковского счета и открыть расчетный счет, организации нужно представить в том числе документы, которые подтверждают полномочия лиц, наделенных правом первой и второй подписи (подп. «д» п. 4.1 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И).*
Право первой подписи принадлежит руководителю организации. В этом случае документом, подтверждающим это право, может быть приказ о приеме на работу.
Руководитель может наделить правом первой подписи других сотрудников организации (за исключением лиц, наделенных правом второй подписи). Кроме того, право первой подписи может быть передано управляющему или управляющей организации, выполняющей функции единоличного исполнительного органа организации. В последнем случае управляющая организация вправе наделить правом первой подписи:*
- своих сотрудников;
- сотрудников организации-клиента.
В обоих случаях подтверждающим право первой подписи будет один из следующих документов:*
- приказ о наделении правом первой подписи банковских документов;
- доверенность на право первой подписи банковских документов.
Такие правила содержатся в пункте 7.5 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.
Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или сотрудникам, наделенным правом второй подписи на основании приказа руководителя организации. Если бухучет ведет сторонняя организация, право второй подписи может быть предоставлено ее сотрудникам. Документами, подтверждающими полномочия лица, наделенного правом второй подписи, могут быть:
- приказ о приеме на работу главного бухгалтера;
- приказ о наделении правом второй подписи банковских документов (если вторая подпись не принадлежит главному бухгалтеру);
- договор об оказании услуг по ведению бухучета и доверенность на право второй подписи сотруднику организации, которая ведет бухучет.
Унифицированная форма приказа о наделении правом подписи не предусмотрена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Доверенность также можно оформить в произвольном виде. Однако такой документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: дату оформления, подпись руководителя (п. 4 ст. 185.1, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Об этом сказано в пункте 7.6 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.
Кроме того, в подтверждение полномочий можно представить другие документы, свидетельствующие о наличии у конкретного лица права подписи. Например:*
- должностную инструкцию;
- доверенность на право распоряжения денежными средствами с указанием о предоставлении права подписи (первой или второй).
Такой вывод следует из письма Банка России от 14 июня 2007 г. № 31-1-6/1244.
Кроме того, лицо, обратившееся в банк за открытием расчетного счета организации, должно представить паспорт (другое удостоверение личности) (п. 1.7 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И).
Из рекомендации «Как открыть (закрыть) расчетный счет в России»
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга