В том же порядке, что и при оформлении отпуска организацией. Нужно заявление сотрудника об отпуске, уведомление о дате начала отпуска, приказ, записка-расчет (подробнее см. п. 2 ответа).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Отправляем работника в отпуск
Типовые формы документов, используемых как организациями, так и индивидуальными предпринимателями для оформления отпусков, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.*
Журнал «Вмененка» № 6, Июнь 2013
2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:
Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированные формы документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Уведомление об отпуске
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).*
Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.
Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.
Заявление на отпуск
Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.*
Главбух советует: просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.
В график отпусков довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии легче будет контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.
Приказ на отпуск
При уходе сотрудника в отпуск составьте приказ о предоставлении отпуска.*
В коммерческих организациях
Приказ можно составить:
– по унифицированной форме № Т-6 (для оформления одного уходящего сотрудника) или по унифицированной форме № Т-6а (для нескольких сотрудников);
– по форме, самостоятельно разработанной организацией.
См. пример составления приказа по унифицированной форме.
Если в организации не предусмотрены отдельные уведомления о начале отпуска, приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Записка-расчет
Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Каждый факт хозяйственной жизни (в т. ч. и расчет отпускных) должен быть оформлен первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете. Записка-расчет составляется на основании приказа о предоставлении отпуска сотруднику и подписывается специалистом кадровой службы и бухгалтером, рассчитавшим отпускные.
В коммерческих организациях
Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить:
– либо по унифицированной форме (форма № Т-60);
– либо по форме, самостоятельно разработанной организацией.*
Пример оформления лицевой стороны записки-расчета
Сотрудник организации А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки-расчета заполнил и подписал сотрудник кадровой службы.
Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в личную карточку сотрудника, а также в лицевой счет.*
Н.З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России