организация вправе иметь несколько печатей.
Регистрировать новую печать не требуется, ни Закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ни Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. № 438), устанавливающие процедуру государственной регистрации юридических лиц, не предусматривают необходимости регистрации эскиза печати.
Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов (утв. Приказом МВД СССР от 13.02.1978 г. № 34). Данная Инструкция утратила силу с изданием Приказа МВД России от 14.02.1994 г. № 48.
В настоящее время государственные органы лишены всех надзорных функций в части изготовления и уничтожения печати, эти вопросы решаются организацией самостоятельно.
На сегодняшний момент определены лишь общие требования к печати: она должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение. На печати может размещаться также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Соответственно, при наличии всех обязательных реквизитов на печать может размещаться указание «для документов».
Использовать такую «специальную» печать можно на всех документах, где не требуется оттиск «гербовой» основной печати.
Во внутренних документах организации, например, в приказе руководителя, лучше прописать, какую именно печать следует применять в том или ином случае. Контрагентам лучше также предоставить пояснительное письмо от руководителя компании, если на договорах с ними планируется проставлять оттиск печати «для документов», и приложить пример оттиска.
Печать «для документов» может использоваться также в кадровой службе, но на документах, где печать обязательна, при отсутствии специальной печати отдела кадров, лучше проставить именно гербовую, это позволит избежать в будущем каких-либо претензий со стороны проверяющих.
Налоговые декларации и расчеты заверять печатью «для документов» нельзя – законодательством это не предусмотрено. То же самое касается документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности: если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в указанных документах печатью организации, то заверять «специальной» печатью нельзя.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1. пункт 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».
2. Гражданский кодекс РФ
«Статья 160. Письменная форма сделки
1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.*
Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434настоящего Кодекса.
Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.
Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185_1 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
Статья 434. Форма договора
1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.*
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса».
3. Статья: Шесть заблуждений насчет того, какой может быть печать на документах и где ее ставить
Законодательство содержит совсем немного требований к печатям компаний. Однако у контрагентов и порой у контролеров штамп на документах может вызвать нарекания. Мы расскажем, какие доводы помогут бухгалтеру справиться с претензиями партнеров и чиновников. Тем более что зачастую аргументы у второй стороны не что иное, как заблуждения по поводу печатей.
Заблуждение 1. У компании может быть только одна круглая печать
На самом деле круглых печатей может быть несколько. Как минимум — две круглые печати. Скажем, одна у главного бухгалтера, а вторая у руководителя. Несколько печатей удобно изготовить на тот случай, если директор постоянно разъезжает по командировкам. Правда, сделать две абсолютно идентичные круглые печати вряд ли получается. В частности, размеры могут отличаться на миллиметр. И вот тут уже особо въедливые представители контрагентов или сотрудники банков, таможни и других ведомств могут придраться. Правомерно ли?
Повторим, компаниям не запрещено делать несколько печатей. Из законов лишь следует, что все акционерные общества и ООО обязаны иметь круглую печать. На ней должны быть указаны полное наименование и местонахождение организации (ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН. Вообще в печать компании можно добавить любые другие данные.*
Кроме основной круглой печати компании разрешено иметь другие штампы с фирменным названием. Причем они могут быть любой формы, не только круглыми.
То есть количество нужных печатей, в том числе круглых, компания определяет самостоятельно. Однако только одна круглая печать может быть основной (!). Иначе руководство компании могут обвинить в подделке на основании статьи 327 Уголовного кодекса РФ. Чтобы этого не произошло, лучше изготовить две разные круглые печати на случай оформления важных бумаг. Например, на одной из них будет дополнительная надпись «Для документов».
Еще для удобства советуем прописать во внутренних документах, допустим в приказе руководителя, какую именно печать работники компании будут применять в том или ином случае.
Постоянных партнеров или контролеров насторожило то, что вы проставляете в документах разные печати? Чтобы убедить их в том, что все в рамках закона, предоставьте им пояснительное письмо от руководителя компании. Образец такого письма мы привели ниже. Воспользуйтесь им, чтобы ответить на претензии контрагентов.
Е. Савина
эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух», № 16, август 2012
4. Статья: Печать в счете-фактуре необязательна
Оптовая компания отгрузила товар магазину. Но его бухгалтерия отказывается принимать счет-фактуру, мотивируя это тем, что в документе отсутствует печать компании. Правомерно ли это?
Отвечает
Л.Г. Лагутина,
старший преподаватель кафедры
«Прикладная экономика и управление» МИЭМП
Нет. Требования по составлению счета-фактуры установлены статьей 169НК РФ. Их несоблюдение приводит к тому, что покупатель не может принять налог к вычету.
Однако печать на счете-фактуре необязательна* (письмо УМНС России по г. Москве от 19 мая 2004 г. № 11-14/33605). С этим согласны и арбитражные судьи (постановления ФАС Поволжского округа от 23 января 2007 г. № А55-5003/06, ФАС Северо-Западного округа от 22 июня 2006 г. № А56-31071/2005).
Журнал «Учет в торговле» № 6, июнь 2011
5. Статья: Отчетность нужно заверять печатью компании
Письмо Минфина России от 5 августа 2011 г. № 03-02-07/1-180
Чиновники напомнили: налоговая отчетность должна быть подписана руководителем (представителем) организации и заверена ее печатью. Такая обязанность установлена приказами Минфина России и ФНС России об утверждении форм налоговых деклараций по конкретным налогам.
Например, для возможности применения льготной ставки по НДС необходимо представить декларацию, которая также заверяется печатью*. Правда, в этом случае потребуются и другие документы. Подробности – в статье «НДС. Подтвердите нулевую ставку при экспорте».
Журнал «Учет в торговле», №9, сентябрь 2011
6. Статья: Заверяют документы печатью организации
Письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397
Специалисты главного финансового ведомства разъяснили, что использование компанией разных тематических печатей («Для договоров», «Бухгалтерия», «Отдел кадров» и т. п.) имеет узкое функциональное назначение.
Налоговые декларации и расчеты заверять ими нельзя – законодательством это не предусмотрено. То же самое касается документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности: если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в указанных документах печатью организации, то заверять ее печатью отделов и служб нельзя.*
Журнал «Учет в строительстве» №1, январь 2012
7. Статья: Когда в кадровом документе нужна печать, а когда достаточно подписи
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, когда на кадровых документах нужна печать и какой она должна быть.
От чего убережет: Если нужная печать не проставлена, инспекторы вправе оштрафовать компанию за нарушение трудового законодательства.
В небольших компаниях, как правило, используют одну печать. У крупных их бывает несколько: внутренние документы заверяют штампами подразделений. Например, своя печать может быть у отдела кадров. Иногда в компаниях используют оттиски, предназначенные для отдельных документов, скажем для договоров.
Руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.*
Однако при этом есть целый ряд документов, печать на которых должна стоять в силу закона (подробнее об этом – в разделе «Справочная информация»). Разберемся, какие кадровые бумаги требуют обязательного штампа, а какие можно заверить только подписью.
Если ваша компания на «упрощенке»
Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме налогообложения, так и для применяющих упрощенную систему.
Приказ
Поскольку приказы – это внутренние распорядительные документы, удостоверять печатью подпись руководителя не нужно.
Заметьте, что в приказах унифицированной формы (о приеме на работу и об увольнении) реквизит «М.П.» также не предусмотрен.
Но предположим, работник обратился к кадровику с просьбой выдать копию приказа. То есть воспользовался правом, предоставленным статьей 68 Трудового кодекса РФ. В этом случае, чтобы переданный дубликат был заверен надлежащим образом, необходимо проставить печать.
Трудовой договор
Трудовой договор имеет юридическую силу даже без печати. Ведь в требованиях к его содержанию, которые приведены в статье 57 Трудового кодекса РФ, о необходимости проставить печать ничего не говорится.
Другое дело, что сами чиновники рекомендуют подобную степень защиты. Например, в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 г. № 49и приказе Минздравсоцразвития России от 14 августа 2008 г. № 424н. Поэтому печать безопаснее поставить особенно в тех случаях, когда договор от имени компании подписывает не сам руководитель, а другой уполномоченный сотрудник. Например, заместитель руководителя или директор по персоналу. Аналогичным образом принято заверять дополнительные соглашения и приложения к трудовым договорам.
Важная деталь
По мнению чиновников, трудовому договору нужна дополнительная защита — печать организации. Закон этого не требует.
Печать подойдет любая – организации, отдела кадров либо «для документов».
Трудовая книжка
Печати в трудовой книжке предусмотрены сразу двумя подзаконными актами. Прежде всего, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В ней сказано, что печать надо поставить, во-первых, на титульном листе. А во-вторых, на внутренней стороне обложки, если сведения на титульном листе изменились. Самый распространенный случай – сотрудница вышла замуж и изменила фамилию (подробнее об этом в статье «Нештатная ситуация: работник сменил фамилию»). Если буквально следовать Инструкции, в обоих случаях подойдет как печать отдела кадров, так и печать организации.
Когда трудовой договор расторгают, все записи, внесенные в трудовую книжку в данной компании, заверяют:
– подписью нанимателя (или сотрудника кадровой службы);
– печатью компании;
– подписью самого работника.
Об этом сказано в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Но обратите внимание: в настоящее время этот документ действует в новой редакции и не позволяет использовать при увольнении печать кадровой службы. Этот вывод подтвердили чиновники Роструда (письмо от 24 ноября 2008 г. № 2607-6-1).
Частая ошибка
Запись об увольнении сотрудника ошибочно заверяют печатью кадровой службы. Но для этих целей годится только печать организации.
Возможно, к вам на работу устраивается человек, в трудовой книжке которого внесли запись об увольнении, но заверили только подписью кадровика. Отправляйте его к бывшему нанимателю, чтобы там обязательно поставили печать. Предупредите, что в противном случае возможны проблемы с подтверждением стажа.
За неправильно оформленную запись вас к ответственности не привлекут (в этом виноват кадровик другой компании). Но в этой ситуации нет никаких гарантий, что на прежнем месте человека уволили.
Если прежний работодатель поменял название, заказал новые печати и уничтожил старые, требуйте справку. Допустим, эта компания реорганизовалась или ликвидировалась. Тогда за подтверждающими справками отправляйте к правопреемникам или в архивы, куда сданы документы по личному составу.
Как исправить запись об увольнении, заверенную не той печатью
– Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы («для документов»), а не печатью организации, при проверке компанию и должностных лиц могут оштрафовать по статье 5.27Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, так как нарушение малозначительное, его можно обжаловать, ссылаясь настатью 2.9 кодекса.
Кроме того, новый работодатель бывшего сотрудника может усомниться в том, что запись об увольнении действительна и трудовой договор расторгнут на самом деле. Ему потребуются дополнительные справки и письменные запросы.
Поэтому, чтобы избежать негативных последствий как для себя, так и для работника, рекомендуем дополнительно проставить в трудовой книжке еще одну, правильную, печать.
Заметьте, что зачеркивать не ту печать, поставленную первоначально, не нужно.
Командировочное удостоверение
Срок командировки определяют по отметкам о датах, когда сотрудник прибыл в другую организацию и выбыл из нее. Эти записи уполномоченный сотрудник заверяет личной подписью и проставляет печать. Об этом сказано в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В Положении говорится о печати, использующейся в хозяйственной деятельности компании. Значит, подойдет как печать кадровой службы, так и «главная» печать организации.
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору
Иногда трудовой договор заключают на определенный период времени. В отличие от исполнителя, привлеченного по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), временный персонал будет подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, а все оборудование, необходимое для работы, ему предоставит наниматель.
Допустим, работа завершена. Тогда сотрудник компании, осмотревший результат, оформит специальный документ – акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Унифицированная форма акта (№ Т-73), утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Заполненный бланк отнесут руководителю или уполномоченному сотруднику. Тот утвердит акт личной подписью и проставит печать.
Какой должна быть печать, чиновники не уточнили. Но так как заверенный акт – основание для того, чтобы бухгалтерия рассчиталась с исполнителем работ, рекомендуем утверждать документ печатью организации.
Копии документов, выданных по запросу работников
Чтобы оформить загранпаспорт, работник попросил в отделе кадров копию трудовой книжки. Либо копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы основной наниматель внес в трудовую книжку соответствующую запись.
Дубликаты документов, связанных с работой, кадровик должен подготовить и заверить в течение трех рабочих дней с даты, указанной на заявлении. Соответствующее правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ.
Как заверять такие копии, разъяснил Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X (применяется до сих пор). Здесь сказано, что копии документов, которые выдают работникам, удостоверяют подписью руководителя или уполномоченного должностного лица, а также печатью. На дубликате отмечают дату, когда он выдан, и указывают, что подлинный документ находится в данной организации.
Другой вариант того, как должна выглядеть заверительная надпись, содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». В нижней части копии под реквизитом «Подпись» проставляют «Верно». Затем приводят должность сотрудника, удостоверившего копию, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, затем фамилия), дату, когда заверен документ.
На практике вместо надписи «Верно» нередко проставляют «Копия верна». Этот вариант также допустим. Печать должна захватывать часть должности, оставляя открытой подпись и ее расшифровку.
Чиновники подчеркнули, что компании вправе выбрать, какую печать ставить на дубликате – организации или отдела кадров. Но совсем без печати копия не имеет юридической силы.
Главное, о чем важно помнить
1. Печать обязательна в трудовой книжке и на копиях бумаг, выданных сотрудникам. Как заверять документы в остальных случаях, решает компания.
2. Так как приказ – внутренний документ организации, подпись руководителя удостоверять печатью не нужно.
Виктория Дробыш, эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух» № 11, Май 2010.
24. 01.2014 г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Пыжова Алла.
Ответ утвержден: ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Варвара Абрамова.
А еще только в октябре Вы можете получить быстрый устный ответ.