трудовое законодательство обязывает работодателя компенсировать сотруднику расходы по переезду и провозу имущества в случае, когда сотрудник переезжает на работу в другую местность. Компенсировать расходы при возвращении работодатель обязан только, если соответствующее условие предусмотрено в локальном нормативном акте.
В бухгалтерском учете компенсация отражается:
Дебет 20 (25,44...) Кредит 73
- начислена компенсация переезда.
Такие предусмотренные локальным нормативным документом компенсации могут быть учтены при налогообложении прибыли, так как перечень расходов на оплату труда является открытым (п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ). Так как рассматриваемая оплата не предусмотрена трудовым законодательством, то она не может быть расценена в качестве компенсационной в целях расчета НДФЛ и страховых взносов. По этому безопаснее данную компенсацию обложить НДФЛ и начислить страховые взносы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность
Бухучет
В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям».
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.*
<...>
НДФЛ и страховые взносы
86.7862 (6,9)
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются:
- НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140, от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893).
При этом, в случае если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы (письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35).
Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (ст. 169 ТК РФ). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы статьи 169 Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 208, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
<...>
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Статья: Статья 169. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.*
Комментарий:
Статья 169 Трудового кодекса РФ обязует работодателя в случае переезда работника на работу в другую местность возместить ему ряд расходов.
ПОСТАТЕЙНЫЙ КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ФАИНА ФИЛИНА
3. Налоговый кодекс РФ. Часть вторая
Статья 255. Расходы на оплату труда
В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам* в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные* нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности:*
<...>
25) другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.*
11.09.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.