1) выдача авансом компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в бухучете отражается проводкой по Дебету 71 Кредиту 50; 2) вместо авансового отчета по унифицированной форме № АО-1 организация может использовать форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы
Состав расходов
К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
Установление разъездного характера работ
Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка.
Об этом сказано в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.
Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Подробнее см. Как оформить прием сотрудника на работу.
Бухучет
Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
При начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.
Выплату компенсации отразите так:
Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.
Документальное подтверждение расходов
Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.
Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом
Да, можно.
Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.
При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.
В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).
В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.
Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*
На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:
Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71
– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).
Пример отражения в бухучете выплаты компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом
16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной характер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебной поездкой.
Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).
20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.
Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:
Дебет 44 Кредит 71
– 5000 руб. – отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).
Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). При этом вопрос о перечислении компенсации на зарплатную карту является неоднозначным.*
Сергей Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Отчет по подотчетным суммам
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Сергей Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и
аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
05.03.2013 г.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени