Из существа Вашего вопроса следует, что в данной ситуации имеет место перевод. Перевод допускается с согласия сотрудника.
При переводе из головного отделения в обособленное подразделение нужно оформить письменное согласие сотрудника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ руководителя и внести запись в трудовую книжку.
Обоснование данной позиции содержится в материалах рекомендаций «Системы Главбух» vip-версия
1.Статья:Перевод строительных рабочих в филиалы
В.В. Егоров, консультант по вопросам начисления зарплаты и ее налогообложения
Строительство дороги ведется последовательно на территориях, подведомственных разным налоговым органам. Компания по мере выполнения работ закрывает подразделение и создает новое – на соответствующей территории. Нужно ли каждый раз оформлять переводработников? Как считать базу по выплатам с начала года, кто перечисляет НДФЛ и взносы? Обо всех особенностях – в статье.*
Выделим два направления: взаимоотношения с работниками и с налоговыми органами (фондами).
Трудовые отношения
Вопросам перевода посвящены статьи 72.1, 72.2 Трудового кодекса РФ.*
Оформление перевода в другую местность
Прежде всего следует отметить, что перевод на работу в другую местность вместе с работодателем – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре). Изменение определенных сторонами условий трудового договора (кроме отдельных исключений) допускается только по соглашению сторон, заключенному в письменной форме (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Оно может быть оформлено в виде дополнительного соглашения или изменения к трудовому договору. Согласие работника можно зафиксировать и в виде соответствующей записи на приказе.*
Факт перевода оформляется приказом по форме № Т-5 на одного работника или № Т-5а – на группу лиц (унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). При этом работникам делается запись в трудовой книжке о переводе в другое структурное подразделение организации (далее – филиал, употребляется в значении «подразделение»).*
«Учет в строительстве»№ 1, январь 2011
2.Статья: ПРАВИЛА ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКА ВФИЛИАЛ
С.С. Шаповалов, старший научный редактор журнала «Зарплата»
Компания открыла филиал в другом регионе и планирует перевести в него работника. Рассмотрим, какие документы нужно оформить, какие затраты понесет компания, какие налоги и взносы придется начислить.
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает в соответствии с условиями трудового договора (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При переводе подобные условия трудового договора изменяются.*
Местность, в которую осуществляется перевод, считается другой, если она находится за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).*
Перемещение
Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, которое не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. ст. 72.1 ТК РФ).*
ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ В СВЯЗИ СПЕРЕВОДОМ РАБОТНИКА В ФИЛИАЛ
Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи спереводом работника из головного офиса в региональное подразделение.
Сохранить рабочее место
Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.
Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока переводаон не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере переводаутрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.
Компенсировать расходы на переезд
К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ)
Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. 165 и169 ТК РФ):
- по переезду самого работника и членов его семьи;
- провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);
- обустройству на новом месте жительства.
Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕВОДА
Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.*
Какие формы документов использовать
Согласно статье 21 Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон № 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.*
Решение работодателя о переводе
Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителяфилиала, его служебной записки (см. образец 1).
При стратегических изменениях в развитии компании принципиальное решение о необходимости перевода группы работников могут принять и участники общества (учредители).*
Предложение работнику о переводе на работу в другую местность
Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работникуперевод на работу в другую местность.*
Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на переводустановлена частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.
Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.
Допускается составить данное предложение в произвольной форме (см. образец 2).
Согласие или отказ работника
Работник должен выразить свое согласие или отказ письменно также в произвольной форме (см. образец 3).*
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.
В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения ниже.*
Приказ о переводе
После подписания сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издает приказ о переводе работника на работу в другую местность (образец 6 на с. 112).*
Запись в трудовой книжке
Перевод на постоянное место работы сопровождается записью в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Образец внесения записи смотрите ниже.*
Образец 5 Запись в трудовой книжке
«Зарплата»№ 10, октябрь 2013
С уважением,
Ваш персональный эксперт Колосова Наталья.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени