Законодательством не предусмотрено ведения двух кассовых книг – отдельно по видам деятельности. Организация должна вести одну кассовую книгу независимо от количества видов деятельности организации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Рекомендация:Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)
Обязанность ведения кассовой книги
Сведения о движении наличных денежных средств нужно отражать в кассовой книге по форме № КО-4 (п. 5.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Это требование распространяется на все организации независимо от их организационно-правовой формы (ОАО, ЗАО, ООО) и применяемой системы налогообложения, а также на предпринимателей (п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ).*
Внимание: если в кассовой книге несвоевременно (или не полностью) отражаются операции с наличными деньгами, налоговая инспекция может оштрафовать организацию.*
Неоприходование денежных средств в кассу организации является одним из нарушений кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ). Под оприходованием понимается отражение в кассовой книге всех наличных денежных поступлений в размере, подтвержденном кассовыми документами (п. 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
Для проверки полноты оприходования наличных денег в кассу налоговые инспекции сверяют данные кассовой книги с данными первичных документов. Основным признаком неоприходования наличных денег в кассу является расхождение между этими данными. Если при проверке такое расхождение выявлено, то привлечение организации к ответственности правомерно. Такая позиция поддерживается судебной практикой (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).
Также неоприходованием суд может признать несвоевременное внесение в кассовую книгу записей о полученных денежных средствах (записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличных денег) (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).
Контролировать правильное ведение кассовой книги должен главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель (п. 2.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Это означает, что при наличии вины они могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
За неоприходование наличных денег в кассу налоговая инспекция может оштрафовать организацию и (или) ее должностных лиц. Размер штрафа составляет:
· для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
· для должностных лиц (предпринимателя; главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера – для руководителя организации) – от 4000 до 5000 руб.
Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.
Ведение книги в главной кассе
Независимо от количества операционных касс в организации (предпринимателем) ведется кассовая книга, в которой отражаются все операции по главной кассе (п. 5.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
При этом в течение дня движение денег в операционных кассах отражается не в кассовой книге, а в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4, который ведется по каждой ККТ. Затем наличная выручка из операционных касс передается в главную кассу организации. Записи в кассовой книге делаются сотрудниками главной кассы на основании приходных кассовых ордеров по форме № КО-1, составленных в свою очередь на основании контрольных лент ККТ операционных касс.*
Это следует из пунктов 3.3, 5.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Отраженные в кассовой книге данные о поступлении и расходовании наличных денег должны соответствовать оборотам по счету 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и пунктов 5.3, 5.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.*
Кассовую книгу допускается вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
Кассовая книга на бумажном носителе должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана на последней странице. Записи в кассовой книге на бумажном носителе делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены пунктом 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.*
Ежедневно в конце рабочего дня кассир:*
· подсчитывает итог операций за день;
· определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
· передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.
Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он расписывается в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.*
Об этом сказано в пунктах 5.2–5.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
В кассовую книгу можно вносить исправления. В случае необходимости зачеркните неверные данные, напишите достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, части 7 статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Кассовую книгу можно вести в электронном виде. При этом необходимо:*
· обеспечить сохранность данных кассовой книги на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного изменения этих данных;
· организовать автоматическую нумерацию листов кассовой книги в хронологической последовательности с начала календарного года;
· в конце рабочего дня распечатывать на бумажном носителе лист кассовой книги в двух экземплярах;
· подбирать в хронологической последовательности и брошюровать по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги.
Такой порядок установлен пунктом 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (п. 5.2–5.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
Е.Ю. Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга