По мнению Минфина РФ, расходы на обратный билет обоснованны, только если сотрудник задержался в командировке и поменял билет с разрешения руководства.
Если сотрудник не сдал старый билет, то учитывая экономическую обоснованность, велика вероятность претензий при проверке. Поэтому в таком случае более безопасным будет стоимость неиспользованного билета в расходах по прибыли не учитывать, а отразить на счете 91 субсчет «Прочие расходы».
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость авиабилета, который пришлось вернуть из-за того, что сотрудник задержался в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство вернуло деньги за вычетом некоторой суммы*
Да, можно.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:*
— стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
— стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, можно учесть в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.
Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, расходы на покупку этого билета в размере суммы, удержанной агентством, можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). Включите ее в расходы:*
— при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
— при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма).*
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.
Налог на прибыль и НДФЛ: даты в документах не совпадают
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на проезд, если указанные в билете даты выбытия в служебную поездку или возвращения из нее не совпадают с датами в командировочном удостоверении.*
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.
Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74, от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.
Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).*
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.*
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении вкомандировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41,подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Аналогичные правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению служебного задания в месте командировки.
Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.
Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, организация вправе пользоваться в работе именно ими.
Страховые взносы
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Статья: Командировку безопаснее продлить, если сотрудник вернулся позже срока
Виталий Терещенко, эксперт «УНП»
«Командировка сотрудника закончилась в пятницу. На этот же день у него был обратный билет, но сотрудник его сдал и остался в городе на выходные, вернулся домой в воскресенье вечером. Можно ли учесть в расходах стоимость нового обратного билета и сбор, который удержали на вокзале при возврате старого билета?..»*
Из письма главного бухгалтера Юрия Туйгина, г. Иваново
Юрий, в Минфине считают, что расходы на обратный билет обоснованны, только если работник задержался в командировке и поменял билет с разрешения руководства (письмо от 01.04.09 № 03-04-06-01/74). Поэтому не исключено, что налоговики откажут в признании затрат.
С проверяющими можно, конечно, поспорить. Судьи разрешают списывать стоимость билета в расходы, даже если сотрудник вернулся позже, чем завершилась командировка. Причем независимо от того, поменял работник билет по своей воле или по решению руководителя. Обязанность по оплате проезда в командировку и обратно в любом случае лежит на компании (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2). Но можно избежать споров, если продлить служебную командировку.*
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 20, МАЙ 2010
07.10.2013г.
С уважением,
Ваш персональный эксперт Колосова Наталья.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2
dfasol6oe2
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени