Однако заявление в данном случае не является обязательным документом, т.к. изменения в личную карточку вносятся на основании документа, подтверждающего изменения персональных данных (паспорт).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Статья:РАБОТНИК ИЗМЕНИЛ ФАМИЛИЮ
Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.*
Журнал «Зарплата» № 2, февраль 2008
2. Статья: ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА: ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как вносить исправления в личную карточку
Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).
У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?
При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела «Общие сведения» зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.
Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.* Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе «Дополнительные сведения».
Формулировка может быть следующей: «Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. Екатеринбурга от 17.05.2013». Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.
В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела «Общие сведения», в котором указаны данные паспорта работника.
Журнал «Зарплата» № 8, август 2013
3. Ситуация: Нужно ли заключить с сотрудницей дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы изменить фамилию в личной карточке. Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак
Фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике (ст. 57 ТК РФ). Поэтому ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение.
В рассматриваемой ситуации в личной карточке сотрудницы измените фамилию на основании свидетельства о заключении брака, выданном отделом ЗАГС. Изменения, внесенные в личную карточку, должны быть заверены сотрудником кадровой службы. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.*
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Ваш персональный эксперт Пушечкина Ольга.
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2