В данной ситуации данные персонифицированного учета организация вправе исправить и уточнить. Для этого вносятся исправления в формы СЗВ-4-2, заново формируются пачки документов и опись по форме АДВ – 6-1. Исправленные документы подаются в ПФР.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация: Как внести изменения в персонифицированный отчет (редакция, действующая в 2009 году)
Персонифицированный отчет, сданный в Пенсионный фонд РФ, при необходимости можно дополнить и уточнить (абз. 3 ст. 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, подп. «б» п. 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318).*
Необходимость уточнить персонифицированный отчет возникает в следующих случаях:
– организация самостоятельно обнаружила ошибки в персонифицированном отчете (например, в случае ошибки в исчислении трудового стажа сотрудника);
– Пенсионный фонд РФ обнаружил нарушения в части форм документов или правил их заполнения (например, пачка документов не прошита и не пронумерована);
– Пенсионный фонд РФ обнаружил несоответствия между представленными индивидуальными сведениями о застрахованных лицах и результатами проверки (например, выявлены расхождения по суммам уплаченных пенсионных взносов по данным отчета и данным, полученным от налоговой инспекции).*
Это следует из пунктов 29, 34 и 35 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.
Если в отчете обнаружены ошибки, в течение двух недель исправьте отчет и представьте в Пенсионный фонд РФ уточненные формы (п. 29 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318).
Если Пенсионный фонд РФ находит расхождения, он обязан уведомить организацию о необходимости их устранения. В двухнедельный срок после получения уведомления внесите исправления и представьте в Пенсионный фонд РФ уточненные данные. Такие требования установлены пунктами 35 и 36 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.
Главбух советует: при составлении персонифицированного отчета укажите телефон исполнителя на нем. Это поможет быстро связаться с организацией (предпринимателем) для уточнения данных отчета или при обнаружении ошибок в нем. В результате чего организация (предприниматель) получит больше времени для объяснений и исправления недостатков (при необходимости).
При сдаче в Пенсионный фонд РФ персонифицированного отчета организация группирует представляемые документы в пачки (п. 6 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п). Каждая пачка сопровождается описью документов (п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п). Соответственно, при уточнении сведений нужно заново скомпоновать всю пачку и оформить опись документов. Такой порядок предусмотрен для отчета как в бумажном, так и в электронном виде (п. 13 и 16 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п). Порядок формирования пачек предусмотрен пунктами 11 и 12 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Подробнее об этом см. Какие документы нужно сдать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного отчета.
Пример исправления индивидуальных сведений о начисленных страховых взносах
В июне 2009 года бухгалтер ЗАО «Альфа» обнаружил ошибку в начислении зарплаты и пенсионных взносов менеджеру А.С. Кондратьеву за предыдущий год. После исправления формы СЗВ-4-2 (индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование) бухгалтер заново сформировал пачку документов, состоящую из аналогичных форм.
Сначала он сшил пачку документов (не более 200 листов), состоящую из форм СЗВ-4-2, с описью документов (форма АДВ-6-1) и списком застрахованных лиц, на которых представляются сведения (в произвольной форме). Затем бухгалтер пронумеровал и скрепил сформированную пачку печатью и подписью и подал уточненный отчет за 2008 год в Пенсионный фонд РФ.
Так как организация самостоятельно обнаружила ошибку и своевременно подала уточненный отчет, штрафные санкции к ней могут не применяться (письмо Пенсионного фонда РФ от 14 декабря 2004 г. № КА-09-25/13379).*
Если ошибка связана с начислением зарплаты и пенсионных взносов, помимо уточнения персонифицированного отчета необходимо внести исправления в бухучет (п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Кроме того, в налоговую инспекцию подайте уточненные налоговые декларации по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, а также по другим налогам, на расчет которых повлияет исправление ошибки (например, для организаций, применяющих общую систему налогообложения, – ЕСН и по налогу на прибыль) (п. 1 ст. 81 НК РФ). Как внести исправления в налоговую отчетность, см. В каких случаях организация обязана подать уточненную налоговую декларацию.
Внимание: если обнаруженные Пенсионным фондом РФ ошибки в персонифицированном отчете в установленный срок не были исправлены, организация может быть привлечена к ответственности за несвоевременную сдачу отчета (п. 36 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318, абз. 3 ст. 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Штрафные санкции не применяются, если организация:
– самостоятельно выявила ошибку и представила достоверные сведения по персонифицированному учету;
– исправила ошибки, обнаруженные Пенсионным фондом РФ, в двухнедельный срок.
Об этом сказано в письме Пенсионного фонда РФ от 14 декабря 2004 г. № КА-09-25/13379.
При этом некоторые суды считают, что если первоначальные сведения были представлены своевременно, то оштрафовать организацию нельзя даже в том случае, если она не успела исправить ошибки, обнаруженные Пенсионным фондом РФ, в двухнедельный срок (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 февраля 2009 г. № Ф03-6303/2008). Свою позицию судьи аргументируют тем, что положениями статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ не предусмотрена ответственность за нарушение двухнедельного срока представления корректирующих сведений о застрахованных лицах.
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени