Если сотрудник потерял трудовую книжку, ему нужно выдать дубликат.
При этом придется обращаться к предыдущим работодателям для подтверждения информации о работе, необходимой для восстановления записей.
Обоснование данной позиции содержится в материалах рекомендаций «Системы Главбух» Версия для коммерческих организаций
1.Ситуация:Как выдать дубликат трудовой книжки при утере сотрудником ее оригинала
Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.*
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденнойпостановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.*
Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:*
- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2.Статья:Эти акты и заявления оформляют, когда потеряны трудовые книжки
Роман Тимохин, эксперт журнала «Главбух»
В какой ситуации выручает: Когда сотрудник потерял свою трудовую книжку. Или в организации произошел форс-мажор, из-за которого кадровая служба не досчиталась важных документов.
В чем часто ошибаются: В случае пожара или другой чрезвычайной ситуации работодатели забывают о том, что надо создать комиссию по восстановлению документов. А в заявлении о создании комиссии часто не приводят обстоятельства, из-за которых пропали документы.
Когда понадобятся документы
Есть несколько ситуаций, когда вам придется заняться восстановлением потерянных трудовых книжек.*
Во-первых, свою книжку может потерять бывший сотрудник. В этом случае по закону он может обратиться к вам – своему последнему работодателю – с просьбой помочь с документами. Во-вторых, заявить о пропаже трудовой может человек, который только устраивается к вам на работу. В-третьих, трудовые могли пропасть либо безнадежно испортиться из-за кражи или пожара.*
Наконец, возможна такая ситуация: работник кадровой службы выдал сотруднику под расписку трудовую «на пару дней». Обратно в компанию документ не вернулся. В таком случае виновником пропажи считается именно кадровик – ведь выдать работнику трудовую книжку можно только в день увольнения. Так сказано в пункте 35Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225(далее – Правила). Поэтому в данной ситуации компании придется взыскать с кадрового работника стоимость нового бланка трудовой и восстановить ее содержание. Другое дело, что на практике такое случается нечасто: большинство кадровиков знают, что выдавать трудовые книжки работникам нельзя.
Как составить документы
Бумаги, которые вы будете оформлять, напрямую зависят от того, почему пропал документ.
Если трудовую книжку потерял бывший работник. Итак, к вам может обратиться человек, который некоторое время назад трудился в вашей организации. Дескать, на новую работу пока не устроился, а трудовую найти не может. К сожалению, проверить, работает ли где-то человек или нет, попросту невозможно. Так что придется оформить и выдать дубликат трудовой. Эта обязанность работодателя предусмотрена пунктом 31Правил. Бывший сотрудник пишет заявление (см. образец). К заявлению экс-работник прикладывает оправдательные документы, подтверждающие трудовой стаж: экземпляры трудовых договоров, копии ведомостей на выдачу зарплаты и расчетных листков, выписки из приказов, копии лицевых счетов и др.*
Далее вы, как представитель бывшего работодателя, помогаете гражданину собрать необходимые документы. На практике это сводится к тому, что от имени руководства предприятия вам придется написать запросы в другие организации или индивидуальным предпринимателям, у которых человек раньше трудился. Можно ли в данной ситуации отказать человеку? В принципе, да. Но тогда он может пожаловаться в трудовую инспекцию. Ведь в данном случае компания игнорирует требования пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.*
На то, чтобы выдать дубликат в данной ситуации, вам отведено 15 дней после того, как человек написал соответствующее заявление. Об этом сказано в пункте 31 Правил.*
Заполняйте дубликат по общим правилам, предусмотренным для оформления трудовых книжек. Главное отличие в том, что в правом верхнем углу обложки трудовой вы напишете слово «дубликат».*
Далее, оформляя дубликат трудовой книжки, внесите информацию о трудовом стаже. Эти данные фиксируют в графе 3 раздела «Сведения о работе». Отразите также информацию о премиях и поощрениях, которые человек получил в вашей компании. Остальные записи по сути те же, что и в оригинале трудовой.*
Журнал «Главбух»№ 20, Сентябрь 2010