Факсимиле можно использовать только в гражданско-правовых отношениях и в ограниченных случаях.
Использовать факсимиле можно только тогда, когда об этом имеется заранее подписанное «живой» подписью соглашение сторон.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Статья: Используем факсимиле
Составляя отчетность за прошлый год, бухгалтер может обнаружить, что на какие-то затраты нет актов, иной «первички», и попросить документы у контрагента. Причем для ускорения процесса партнеры иногда используют для подписания документов факсимиле. Однако законодательство допускает это в строго ограниченных случаях.
Заключение договоров
Гражданский кодекс РФ по поводу простановки факсимиле говорит следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160).*
В отношении электронной подписи действует специальный закон.
Однако что касается факсимиле, то никаким другим законом этот вопрос не урегулирован. Следовательно, использование факсимиле допускается только в одном случае – если об этом имеется соглашение сторон. Это может быть удобно, когда вы заключаете долгосрочный договор и закрепляете в нем, что дальнейшие документы (например, приложения к договору, спецификации) будут подписываться с помощью факсимиле. Естественно, что сам договор нужно подписывать собственноручно. Данный вывод также подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 17 декабря 2009 г. № ВАС-16259/09).*
Выдача доверенностей
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Доверенность не может быть подписана факсимиле.* Для нее возможность проставления подписи в другой форме не предусмотрена. Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@).
Участие в торгах
Минэкономразвития России в письме от 11 июня 2010 г. № Д22-839 устанавливает прямой запрет на использование факсимильной подписи. Чиновники указывают, что порядок использования факсимильной подписи не установлен действующим законодательством о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд. Поэтому все документы, направляемые участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, должны быть подписаны руководителем собственноручно.
Сдача отчетности
Как подчеркивают чиновники главного финансового ведомства в письме от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404, «налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Однако действие данного Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также необходимо иметь в виду, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур».
Закон № 1-ФЗ утрачивает силу с 1 июля 2012 года. Вместо него будет действовать Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Кроме того, факсимиле не допускается использовать на платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Кстати, использовать факсимиле нельзя и самим представителям налоговых органов (письмо МНС России № 18-0-09/000042@).
Важно запомнить
Таким образом, факсимиле можно использовать только в гражданско-правовых отношениях и в ограниченных случаях (когда об этом имеется заранее подписанное «живой» подписью соглашение сторон). А вот электронной подписью можно подписывать практически все документы, в том числе и отчетность.*
Ю.О. Вербицкая, юрист МУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»
Учет в сфере образования № 2, Февраль 2012
2.Статья:Образцы первичных документов, которые должны быть в каждой бухгалтерии
1.3.4. Можно ли при оформлении первичных документов использовать факсимиле?
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Руководитель может утвердить такой перечень отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица.
При этом на практике возникает вопрос: можно ли в соответствующих случаях при оформлении первичных документов вместо реальной подписи использовать факсимиле? Сразу скажем, что специалисты и Минфина, и ФНС России против этого возражают.
Так, Минфин России в письме от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404 указал, что и законодательство о бухгалтерском учете, и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Не менее категоричны и сотрудники налоговых органов. Они считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования не допускается (см., в частности, письмо ФНС России от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11 и письмо МНС России от 21 апреля 2004 г. № 03-1-08/1039/17).*
Библиотека журнала «Главбух»