В данной ситуации фактические расходы на использование личного автомобиля за неполный рабочий день будут значительно меньше, чем при эксплуатации машины в течение всего рабочего времени. Следовательно, такие компенсационные выплаты должны быть меньше нормы (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63). При этом размер компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанного времени (дней) в месяце.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Статья:Если работник использует личный автомобиль
Компенсация за использование личного автомобиля
При использовании в служебных целях автомобиля работника работодатель должен компенсировать его затраты. При этом сотрудник может получить компенсацию за эксплуатацию машины, износ (амортизацию), а также возмещение расходов, связанных с ее использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации определяется письменным соглашением сторон и зависит от интенсивности использования автомобиля (износа, затрат на ГСМ, технического обслуживания и пр.).
Для документального подтверждения расходов на компенсацию требуются:
- трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях (например, должностная инструкция);
- копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
- копия технического паспорта транспортного средства;
- приказ руководителя, в котором указывается размер компенсации;
- платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях;
- путевые листы для учета служебных поездок.
Налог на прибыль
При подготовке приказа о компенсационной выплате за использование личного автомобиля следует обосновать необходимость таких выплат характером работы сотрудника.
Данная компенсация уменьшает базу по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (приведены в таблице 1). Сумма превышения компенсации над указанной нормой при исчислении налога на прибыль в расходах не учитывается (п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Компенсация включается в состав расходов на дату перечисления работнику денег с расчетного счета или выплаты из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Таблица 1. Предельные нормы компенсации за использование личного транспорта, признаваемые в налоговом учете
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества в нем календарных дней. Однако она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
Например, работник может использовать личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц, если он берет отпуск. Тогда и фактические расходы на его использование за эти дни будут значительно меньше, чем при эксплуатации машины в течение всего месяца. Следовательно, такие компенсационные выплаты должны быть меньше нормы (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63). При этом размер компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней в месяце.
Л.Г. Лагутина,
старший преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С. Ю. Витте, к. э. н.
Журнал «Учет в торговле», № 7, июль 2012
02.10.2013г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Иванченко Наталья.