в данном случае у Вашей организации есть подтверждение оплаты покупателями, в этом случае Вы должны закрыть задолженность перед контрагентом. Так как водитель еще не рассчитался с Вашей организацией, то в данном случае у Вас появится дебиторская задолженность, эта задолженность будет числиться на счете 73 либо 76.
Если водитель добровольно не будет возмещать ущерб, то Ваша организация будет добиваться возмещения ущерба через суд, тогда датой признания дохода будет являться день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации
Порядок удержания
Сумму материального ущерба с дохода сотрудника удерживайте в таком порядке.
Сначала подсчитайте сумму потерь, которая включает в себя:*
– размер материального ущерба;
– расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
– расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).
Состав потерь, которые обязан возместить сотрудник, нанесший организации материальный ущерб, указан в статье 238 Трудового кодекса РФ.
Создание специальной комиссии
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации.* Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.
В коммерческих организациях
Выявленную недостачу (стоимость потерь) указывайте в сличительной ведомости.
Сличительные ведомости составьте:*
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.
Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать*. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.
Оценка ущерба
Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.). При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имуществапо данным бухучета (с учетом износа). При определении ущерба не учитывайте фактические потери в пределах норм естественной убыли. Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.
Письменные объяснения сотрудника
После определения суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.*
Приказ об удержании
Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.*
Расчет суммы ущерба
На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка.* С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.
Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная материальная ответственность). В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.
Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.*
Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов. Поэтому взыскивать сумму материального ущерба в размере средней зарплаты, скорее всего, придется в течение нескольких месяцев.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации
Бухучет
Выявленную недостачу имущества отразите проводкой:*
Дебет 94 Кредит 10 (01, 41...50)
– выявлена утрата имущества (материалов, товаров, основных средств, денег и т. д.).
Если обнаружена недостача имущества, стоимость которого уже списана на затраты, отражение ее в бухучете будет другим. Подробнее об этом см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации.
Сумму ущерба, которую организация компенсирует стороне, пострадавшей от действий своего сотрудника, отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 76 (60)
– отражена задолженность перед пострадавшей стороной.*
На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника, сделайте проводку:*
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.
Если добровольно или по решению суда сотрудник компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:*
Дебет 50 Кредит 73
– возмещена сотрудником сумма ущерба.
На сумму, которую сотрудник не возмещает организации (суд признал его невиновным, или он несет ограниченную материальную ответственность), сделайте проводку:*
Дебет 91-2 Кредит 73
– списана на прочие расходы стоимость ущерба.
По мере того как виновный будет погашать задолженность, сумму недостачи включают в состав прочих доходов:
Дебет 98 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов часть доходов будущих периодов.
ОСНО
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).*
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения (ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.*
Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью
Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.
В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*
Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
09.10.2013г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Шарипкулова Светлана