Организация должна выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца.
Поэтому, несмотря на то, что максимальная сумма аванса не ограничена законодательством, нельзя выдать зарплату один раз за 4 месяца (несмотря на то, что она будет выдана авансом).
Поэтому лучше заключить с сотрудником договор займа и выдать ему деньги как займ.
В договоре займа можно предусмотреть возврат займа путем удержания долга по займу из зарплаты. Подробнее см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе
Кроме того, можно выдать деньги под отчет.
Обоснование данной позиции содержится в материалах рекомендаций «Системы Главбух» Версия для коммерческих организаций
1.Рекомендация: Как выплатить аванс по зарплате
Периодичность выплаты
Организация должна выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).* Часть зарплаты, которую Трудовой кодекс РФ обязывает выплатить сотрудникам по истечении полумесяца, не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (фактически выполненную работу) (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6). Максимальный размер аванса законодательно не установлен. Вместе с тем, в письме от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709 Минздравсоцразвития России делает вывод, что поскольку выплата зарплаты предусмотрена не реже чем два раза в месяц, то начислять ее за каждые полмесяца нужно примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Внимание: организация, которая выдает своим сотрудникам зарплату реже чем каждые полмесяца, нарушает трудовое законодательство.*
Штрафы за нарушение трудового законодательства (в т. ч. правил выдачи зарплаты) установлены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях в отношении:*
- организации – в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
- должностных лиц организации (например, руководителя) – в размере от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет).
Кроме того, ситуация, когда организация выплачивает зарплату реже чем каждые полмесяца, может быть расценена как несвоевременная выплата зарплаты. Организация, которая выплачивает зарплату один раз по окончании месяца, несвоевременно выплачивает одну из двух обязательных частей зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Поэтому за период задержки сотрудники могут потребовать выплатить им компенсацию (ст. 236 ТК РФ).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Статья: Работник попросил денег в счет будущей зарплаты
Андрей Приходько, руководитель Департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит»
Что понадобится сделать: В зависимости от ситуации деньги можно выдать под отчет или оформить как заем. Кроме того, досрочные авансы нужно предусмотреть во внутренних документах.*
Работник попросил деньги в счет будущей зарплаты. Если такое случилось впервые и человек хочет получить сравнительно небольшую сумму, то вы можете оформить выдачу денег под отчет. А затем – в день зарплаты – отразить возврат средств. Тогда платить НДФЛ с сумм, выданных раньше положенного, не придется.*
Но, допустим, небольшие досрочные авансы нужны работникам довольно часто. По общему правилу выдавать зарплату надо не реже чем каждые полмесяца. То есть можно делать это и чаще. Главное предусмотреть такой вариант расчетов в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Назовите в перечисленных документах условия, при которых работодатель может выдать досрочный аванс.*
И тогда вы сможете беспрепятственно выплачивать такие суммы. Причем перечислять НДФЛ с них сразу не придется: налог надо будет удержать с заработка по итогам месяца.
Если же ваш сотрудник попросил выдать пол-оклада или даже больше, а до зарплаты еще далеко, переданные средства безопаснее оформить как заем, заключив договор. Каким образом и на каких условиях ваш персонал получает средства, не являющиеся зарплатой, нужно обязательно прописать в локальных документах компании. При этом непременно уточните, выдаются ли средства под проценты или без уплаты таковых. В противном случае начислить проценты вам придется, взяв ставку рефинансирования ЦБ РФ на день, когда работник вернет долг.
Имея на руках документы, вы сможете безошибочно определить, возникает ли у работника налогооблагаемый доход. В данном случае таким доходом может быть материальная выгода, которую определяют как положительную разницу между суммой процентов по займу, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, и реально начисленными процентами.
По общему правилу НДФЛ с матвыгоды удерживают в тот день, когда работник получил доход. Но если сотруднику выдали беспроцентный заем, налог с матвыгоды нужно удержать в день, когда человек вернет одолженное. Тогда матвыгода будет равна сумме процентов, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования на дату погашения займа.
Ставка НДФЛ с матвыгоды составляет 35 процентов, если работник – налоговый резидент России. Налог с матвыгоды у нерезидентов считают по ставке 30 процентов.
И учтите: когда деньги выданы под проценты и ставка выше 2/3 ставки рефинансирования, дохода в виде материальной выгоды работник не получает. Поэтому удерживать НДФЛ не придется.*
«Главбух» №18, Сентябрь 2010
С уважением,
Старший эксперт «Системы Главбух»
Акиньшина Наталья
Ответ утвержден:
Ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух»
Колосова Наталья
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14