В данной ситуации документальное оформление расходов на выплату компенсации осуществляется согласно материалу приведенному в рекомендации. Официальные разъяснения по поводу возможности компенсации затрат за предыдущий год отсутствует, действующее законодательство не содержит запрета на оплату расходов по процентам по предыдущему году. Соответственно организация имеет право компенсировать расходы по процентам как за прошлый год так и за текущий. Сумма уплаченных сотрудником процентов определяется на основании например копий квитанций, подтверждающих оплату сотрудником процентов по договору займа (кредита).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении возмещение сотрудникам затрат на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилья
Организация может компенсировать сотруднику затраты на проценты, уплаченные им по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья (п. 24.1 ст. 255 НК РФ). Компенсацию можно выплатить непосредственно сотруднику или его заимодавцу (кредитору) по указанию сотрудника (письмо Минфина России от 17 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/336).*
Документальное оформление
Оформите компенсацию затрат следующим образом. Сотрудник должен обратиться в организацию с заявлением о компенсации ему затрат, связанных с уплатой процентов по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья. Выплатить компенсацию нужно на основании приказа руководителя.*
Документальное подтверждение суммы процентов*
Поскольку выплата компенсации связана с расчетом налогов, размер процентов и целевое использование сотрудником займа (кредита) нужно подтвердить документально. К подтверждающим документам, в частности, можно отнести:*
- копию договора займа (кредита);
- копии квитанций, подтверждающих оплату сотрудником процентов по договору займа (кредита);
- приходные ордера на перечисление средств от имени сотрудника на сберегательную книжку другого собственника жилья (например, супруга), с которой банк впоследствии списывает проценты по кредиту (при долевой или совместной собственности на жилье);
- расходные кассовые ордера, платежные поручения, подтверждающие факт возмещения организацией сотруднику указанных расходов;
- договор сотрудника с организацией на возмещение расходов на уплату процентов по договору займа (кредита);
- копия документа, подтверждающего целевой характер использования заемных (кредитных) средств (например, договор купли-продажи жилого помещения с использованием кредитных средств, договор инвестирования средств в долевое строительство и т. п.);
- трудовой (коллективный) договор, содержащий условие о возмещении расходов на уплату процентов по договору займа (кредита).
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728 и от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/2/225.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
ОСНО
Компенсацию затрат сотрудников на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья учитывайте в составе расходов на оплату труда. Так поступайте, если возможность компенсировать сотруднику затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовом или коллективном договоре (ст. 255 НК РФ).*
При этом не имеет значения, как сотрудник приобрел жилье – в единоличную или общую долевую (совместную) собственность. То есть, даже если сотрудник купил квартиру (дом) в долевую (совместную) собственность с другими лицами, компенсацию можно учесть в составе расходов на оплату труда. Но при условии, что затраты по уплате процентов понес непосредственно сам сотрудник (а не другой собственник) и это должно быть подтверждено документально. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728, от 3 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/176, от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615.
Указанные расходы признавайте в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда в целом по организации.*
Такие правила установлены в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615, от 11 июня 2009 г. № 03-03-06/1/395.
Норматив рассчитывайте в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (ежемесячно или раз в квартал) (п. 2 ст. 285 НК РФ). Вести учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ, письмо УФНС РФ по г. Москве от 21 апреля 2009 г. № 16-15/038714). Нормируемые расходы, которые по итогам квартала (месяца) являются сверхнормативными, по итогам года (следующего отчетного периода) могут уложиться в норматив.*
Ситуация: как рассчитать общую сумму расходов на оплату труда. Сумма расходов определяется для расчета компенсации затрат сотрудников на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья, учитываемой при расчете налога на прибыль (mod = 112, id = 52329)
Затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья признаются в размере, не превышающем 3 процентов от суммы расходов на оплату труда в целом по организации. Такие правила установлены в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмахот 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615, от 11 июня 2009 г. № 03-03-06/1/395.
В Налоговом кодексе РФ не сказано, что при расчете общей суммы расходов на оплату труда сами нормируемые затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья учитывать не нужно. Поэтому включите их в расчет общей суммы расходов на оплату труда, из которой исчисляется норматив, но только в размере, не превышающем нормативную величину. При расчете суммы компенсации сотруднику затрат на проценты по займам (кредитам), которая учитывается при расчете налога на прибыль, воспользуйтесь формулой:
Компенсируемые затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья в размере, не превышающем 3% от суммы расходов на оплату труда | = | Расходы на оплату труда (без учета компенсируемых затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья) | : | 0,97 | ? | 3% |
Пример расчета компенсации затрат на проценты по кредиту на приобретение жилья, которую можно учесть при расчете налога на прибыль
ОАО «Производственная фирма "Мастер"» компенсирует своему сотруднику – менеджеру А.С. Кондратьеву – расходы на проценты по банковскому кредиту, полученному на приобретение жилья. В январе эти расходы составили 23 000 руб. Возможность компенсировать сотруднику затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовом договоре с ним.
Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Общая сумма расходов на оплату труда (без учета компенсации сотруднику расходов на проценты) составила 600 000 руб. Сумма компенсации, которую организация может учесть в составе расходов, составила:
600 000 руб. ? 3% : 0,97 = 18 557 руб.
ОСНО: момент признания расходов
Если организация применяет метод начисления, момент учета компенсации зависит от того, к прямым или косвенным расходам она относится (п. 1 ст. 318 НК РФ). Подробнее об этом см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.
Если организация применяет кассовый метод, то в состав расходов сумму компенсации включите после ее фактической выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга